Com a nossa ferramenta de Tarefas, você pode atribuir formulários aos seus usuários (sua equipe de trabalho) para que sejam preenchidos no local e momento desejado. Assim, eles poderão saber a todo momento quais atividades precisam realizar durante o dia.
📌 Como criar uma nova tarefa?
É possível atribuir uma tarefa manualmente ou de maneira massiva:
1. Atribuindo uma tarefa manualmente:
Para atribuir uma tarefa, acesse a aba Tarefas > Nova Tarefa e complete os seguintes campos:
➡️ Nova Tarefa:
Usuários: Usuário da sua conta DataScope que receberá a tarefa (é possível selecionar um ou mais usuários).
Formulários: Formulário que deverá ser preenchido pelo usuário atribuído à tarefa (é possível selecionar um ou mais formulários).
Data: Corresponde ao dia em que a tarefa deverá ser concluída. Caso a tarefa seja recorrente, é possível selecionar todos os dias necessários.
Hora: Corresponde ao horário de início da tarefa.
Horas para realizar a tarefa: Prazo (em horas) concedido ao usuário para concluir a tarefa.
Local (opcional): Local onde a tarefa deverá ser realizada.
Ativo (opcional): Permite vincular um ativo da sua conta à tarefa. Ao acessar o formulário pela tarefa (tanto no app quanto na web), as perguntas que utilizam a lista de ativos serão preenchidas automaticamente com o ativo atribuído.
Descrição da tarefa (opcional): Neste campo, é possível adicionar informações específicas sobre a tarefa a ser realizada. Essas informações serão exibidas ao usuário antes de iniciar o preenchimento do formulário.
Adicionar tarefas (opcional): Checklist onde podem ser adicionadas tarefas extras sem relação direta com o formulário (ex.: “Levar amostras das instalações do cliente”).
Ao final, clique no botão "Salvar" para finalizar a criação da tarefa.
Ao criar uma tarefa, é possível especificar se é permitido ou não que o usuário responda após a data e duração indicadas
➡️ Configuração:
Tornar esta tarefa obrigatória (Todos os usuários devem responder a tarefa): Essas tarefas devem ser respondidas e concluídas por todos os usuários dentro do prazo estabelecido. Não é oferecida a opção de rejeitar a tarefa, então cada usuário é obrigado a cumprir os requisitos antes do prazo final.
Tornar esta tarefa voluntária (Todos os usuários podem aceitar/rejeitar a tarefa): Essas tarefas permitem que os usuários escolham se desejam aceitá-las ou recusá-las. Ao receber uma tarefa voluntária, os usuários podem decidir se querem se comprometer a completá-la. Se aceitarem a tarefa, devem cumpri-la dentro do prazo indicado. Se recusarem, não têm nenhuma obrigação de realizá-la.
➡️ Notificação:
É possível gerar automaticamente lembretes com as datas em que suas tarefas devem ser abertas. Esses alertas ou notificações podem ser enviados por e-mail ou para o dispositivo móvel do membro da sua equipe ou usuário, indicando que uma atividade está próxima de ser realizada, informando a data, hora e local em que deve completar sua tarefa.
2. Importar tarefas de maneira massiva:
➡️ Histórico de importação:
Sempre que você importar tarefas de maneira massiva, DataScope gera um log detalhado com o resultado de cada linha do arquivo. A partir dele, é possível identificar quais tarefas foram criadas corretamente, quais foram atualizadas e quais apresentaram erro, incluindo o motivo do erro em cada caso.
Para as linhas com erro, o histórico mostra a opção Corrigir e tentar novamente, permitindo editar os dados daquela linha e reenviá-la sem precisar repetir toda a importação.
Exemplos de erros comuns:
ID em uso (tarefa em andamento ou concluída): o ID da tarefa já corresponde a uma tarefa ativa ou finalizada e não pode ser reutilizado.
Alterações detectadas: a linha atualizou uma tarefa existente. O log indica quantos campos foram modificados.
📌 Como completar uma tarefa em DataScope?
As tarefas devem ser completadas através do aplicativo de DataScope. Clique no botão abaixo para saber mais:
📌 Como saber quando uma tarefa foi completada?
Para supervisionar o cumprimento das tarefas atribuídas, siga estes passos:
➡️ Acesso ao Portal Web:
Acesse a aba "Tarefas" no portal web do DataScope.
Aqui, você poderá visualizar todas as tarefas atribuídas, de acordo com os parâmetros dos filtros aplicados.
Importante: Por padrão, ao acessar "Tarefas", serão exibidas as tarefas atribuídas de 30 dias antes e 30 dias após a data atual.
➡️ Estados das Tarefas:
As tarefas podem ter estados diferentes:
Programadas: A tarefa foi criada e está agendada para uma data futura.
Atribuídos: A tarefa já foi enviada ao usuário responsável.
Aceito: Exclusivo para tarefas voluntárias. Ocorre quando o operador aceita a tarefa no aplicativo móvel.
Completados: A tarefa é marcada como concluída quando o operador responde ao formulário atribuído.
Rejeitados: Exclusivo para tarefas voluntárias. Ocorre quando o operador rejeita a tarefa no aplicativo móvel.
Incompletos: A tarefa excedeu o prazo permitido para conclusão e não pode mais ser enviada.
Este sistema de estados fornece uma visão clara do progresso e do estado de cada tarefa, facilitando assim a gestão e o acompanhamento do trabalho.
Por outro lado, nesta mesma seção você tem disponível a opção, Linha do Tempo, um calendário no qual você pode monitorar graficamente as tarefas atribuídas ao usuário.
Para manipular a tabela, você deve levar em consideração as seguintes ações:
Dê um duplo clique na tarefa: permitirá que você abra os detalhes, mostrando uma caixa como a imagem abaixo:
→ Clicar no ícone de visualização o levará aos detalhes do formulário que o usuário respondeu.
→ Na opção Histórico, você pode ver a data e a hora em que a tarefa foi atribuída.
Se você pressionar a tecla Shift + roda do mouse, você será capaz de se mover na linha do tempo da esquerda para a direita ou vice-versa.
Se você pressionar a tecla alt + roda do mouse, você pode aumentar ou diminuir o zoom.
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