Com a nossa ferramenta de Tarefas, você pode atribuir formulários para a sua equipe de trabalho. Assim, eles vão saber quais são suas atividades em campo, cada dia.
📌 Como criar uma nova tarefa?
Em DataScope, você pode criar tarefas manualmente ou importá-las para fazer esta operação de maneira massiva.
1. Criando tarefas manualmente:
Para atribuir uma tarefa, você deve acessar o item Tarefas > Nova tarefa. Os elementos necessários para criar uma nova tarefa são:
Usuários: o usuário da conta que vai receber a tarefa (pode escolher um ou mais usuários)
Formulários: o formulário que o usuário terá que preencher.
Data: dia em que o usuário deve realizar a tarefa. Também é possível escolher mais de um dia, no caso de ser uma tarefa que deve ser realizada várias vezes.
Hora: horário de início da tarefa atribuida.
Duração das tarefas em horas: prazo que tem o usuário para completar a tarefa desde o tempo inicial.
Endereço (opcional): localização onde o usuário deverá preencher o formulário para realizar a tarefa.
Descrição (opcional): esse campo permite adicionar informação específica sobre a tarefa que o usuário tem que fazer. Essa informação vai aparecer no começo do formulário, quando o usuário abrir a tarefa.
Adicionar tarefas (opcional): é um check-list onde se pode adicionar outras tarefas para fazer no mesmo lugar, mas que não necessáriamente tenham relação com o formulário.
Ao final, clique no botão "Salvar" para finalizar a criação da tarefa.
Ao criar uma tarefa, é possível especificar se é permitido ou não que o usuário responda após a data e duração indicadas
➡️ Configuração:
Tornar esta tarefa obrigatória (Todos os usuários devem responder a tarefa): Essas tarefas devem ser respondidas e concluídas por todos os usuários dentro do prazo estabelecido. Não é oferecida a opção de rejeitar a tarefa, então cada usuário é obrigado a cumprir os requisitos antes do prazo final.
Tornar esta tarefa voluntária (Todos os usuários podem aceitar/rejeitar a tarefa): Essas tarefas permitem que os usuários escolham se desejam aceitá-las ou recusá-las. Ao receber uma tarefa voluntária, os usuários podem decidir se querem se comprometer a completá-la. Se aceitarem a tarefa, devem cumpri-la dentro do prazo indicado. Se recusarem, não têm nenhuma obrigação de realizá-la.
➡️ Notificação:
É possível gerar automaticamente lembretes com as datas em que suas tarefas devem ser abertas. Esses alertas ou notificações podem ser enviados por e-mail ou para o dispositivo móvel do membro da sua equipe ou usuário, indicando que uma atividade está próxima de ser realizada, informando a data, hora e local em que deve completar sua tarefa.
2. Adicionando tarefas de maneira massiva:
📌 Como completar uma tarefa em DataScope?
As tarefas devem ser completadas através do aplicativo de DataScope. Clique no botão abaixo para saber mais:
📌 Como saber quando uma tarefa foi completada?
Para supervisionar o cumprimento das tarefas atribuídas, siga estes passos:
➡️ Acesso ao Portal Web:
Acesse a aba "Tarefas" no portal web do DataScope.
Aqui, você poderá visualizar todas as tarefas atribuídas, de acordo com os parâmetros dos filtros aplicados.
Importante: Por padrão, ao acessar "Tarefas", serão exibidas as tarefas atribuídas de 30 dias antes e 30 dias após a data atual.
➡️ Estados das Tarefas:
As tarefas podem ter 5 estados diferentes:
Enviada: A tarefa acaba de ser criada e atribuída.
Em andamento: Este estado se aplica apenas às tarefas voluntárias. Ocorre quando o operador aceita a tarefa no aplicativo móvel.
Completa: A tarefa é marcada como completa quando o operador responde ao formulário atribuído.
Rejeitada: Exclusiva para as tarefas voluntárias. Ativa-se quando o operador rejeita a tarefa no aplicativo móvel. Nesse caso, a tarefa é removida do aplicativo do operador.
Incompleta: Atribuída a uma tarefa que não pode ser entregue fora do prazo e excedeu o prazo para ser concluída.
Este sistema de estados fornece uma visão clara do progresso e do estado de cada tarefa, facilitando assim a gestão e o acompanhamento do trabalho.
Por outro lado, nesta mesma seção você tem disponível a opção, Linha do Tempo, um calendário no qual você pode monitorar graficamente as tarefas atribuídas ao usuário.
Para manipular a tabela, você deve levar em consideração as seguintes ações:
Dê um duplo clique na tarefa: permitirá que você abra os detalhes, mostrando uma caixa como a imagem abaixo:
→ Clicar no ícone de visualização o levará aos detalhes do formulário que o usuário respondeu.
→ Na opção Histórico, você pode ver a data e a hora em que a tarefa foi atribuída.
Se você pressionar a tecla Shift + roda do mouse, você será capaz de se mover na linha do tempo da esquerda para a direita ou vice-versa.
Se você pressionar a tecla alt + roda do mouse, você pode aumentar ou diminuir o zoom.
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