Com a nossa ferramenta de Tarefas, você pode atribuir formulários aos seus usuários (sua equipe de trabalho) para que sejam preenchidos no local e momento desejado. Assim, eles poderão saber a todo momento quais atividades precisam realizar durante o dia.
📌 Como criar uma nova tarefa?
É possível atribuir uma tarefa manualmente ou de maneira massiva:
1. Atribuindo uma tarefa manualmente:
Para atribuir uma tarefa, acesse a aba Tarefas > Nova Tarefa e complete os seguintes campos:
➡️ Nova Tarefa:
Usuários: clique em Adicionar usuários.
Em seguida, você poderá escolher entre duas opções:
Usuários: atribua a tarefa a um ou mais usuários específicos.
Grupos de usuários: atribua a tarefa a um ou mais grupos previamente criados.
Formulários: formulário que deverá ser preenchido pelo usuário responsável pela tarefa (é possível selecionar um ou mais formulários).
Local (opcional): local onde a tarefa deverá ser realizada.
Ativo (opcional): permite vincular um ativo da sua conta à tarefa. Ao acessar o formulário por meio da tarefa (no aplicativo ou na web), as perguntas que utilizam a lista de ativos serão preenchidas automaticamente com o ativo atribuído.
Descrição da tarefa (opcional): campo para adicionar informações específicas sobre a atividade a ser realizada. Essas informações serão exibidas ao usuário antes de iniciar o preenchimento do formulário.
Adicionar tarefas (opcional): checklist no qual é possível incluir atividades adicionais que não estão relacionadas diretamente ao formulário (ex.: "Coletar amostras nas instalações do cliente").
Data: corresponde ao dia em que a tarefa deve ser concluída. Caso seja uma tarefa recorrente, podem ser selecionados todos os dias necessários.
Hora: horário de início da tarefa.
Horas para realizar a tarefa: prazo (em horas) concedido ao usuário para concluir a tarefa.
Programar envio da tarefa: permite definir antecipadamente quando o usuário receberá a tarefa. Mais informações aqui.
Ao criar uma tarefa, é possível especificar se o usuário poderá ou não responder após a data e a duração definidas.
💡 Dica
Para selecionar o horário no calendário, não é necessário clicar repetidamente nas setas. Basta clicar nos números na parte inferior e digitar diretamente o horário desejado.
➡️ Participação:
Obrigatória (todos os usuários ou grupos devem responder): essas tarefas precisam ser respondidas por todos os usuários dentro do prazo estabelecido. Não existe opção de recusa.
Voluntária (todos os usuários ou grupos podem aceitar ou rejeitar): permite que os usuários escolham se desejam aceitar ou rejeitar a tarefa. Caso aceitem, deverão concluí-la dentro do prazo definido.
Apenas uma resposta por grupo (disponível somente para tarefas atribuídas a grupos): a primeira pessoa do grupo que aceitar a tarefa será responsável por concluí-la em nome de todo o grupo. Após o envio da resposta, a tarefa será marcada como concluída para todos os integrantes.
➡️ Notificação:
É possível gerar lembretes automaticamente com a data e horário em que as tarefas devem ser iniciadas. Esses alertas podem ser enviados por e-mail ou para o dispositivo móvel do usuário, informando a proximidade da atividade e indicando data, horário e local da execução.
📅 Convite de calendário no e-mail de atribuição
Ao atribuir uma tarefa, o e-mail de notificação inclui automaticamente um convite de calendário (.ics) para que o destinatário possa adicioná-lo à sua agenda.
O que o usuário vê de acordo com o cliente de e-mail?
Gmail: exibe um cartão de evento diretamente no e-mail, com opções para aceitar ou recusar. O evento é adicionado automaticamente ao Google Agenda.
Outlook: exibe um arquivo anexado que, ao ser aberto, permite adicionar o evento ao calendário.
Quais informações o evento contém?
Nome do formulário como título do evento
Data e hora de início da tarefa
Duração estimada com base no intervalo configurado
2. Importar tarefas de maneira massiva:
➡️ Histórico de importação:
Sempre que você importar tarefas de maneira massiva, DataScope gera um log detalhado com o resultado de cada linha do arquivo. A partir dele, é possível identificar quais tarefas foram criadas corretamente, quais foram atualizadas e quais apresentaram erro, incluindo o motivo do erro em cada caso.
Para as linhas com erro, o histórico mostra a opção Corrigir e tentar novamente, permitindo editar os dados daquela linha e reenviá-la sem precisar repetir toda a importação.
Exemplos de erros comuns:
ID em uso (tarefa em andamento ou concluída): o ID da tarefa já corresponde a uma tarefa ativa ou finalizada e não pode ser reutilizado.
Alterações detectadas: a linha atualizou uma tarefa existente. O log indica quantos campos foram modificados.
📌 Como completar uma tarefa em DataScope?
As tarefas devem ser completadas através do aplicativo de DataScope. Clique no botão abaixo para saber mais:
📌 Como saber quando uma tarefa foi completada?
Para supervisionar o cumprimento das tarefas atribuídas, siga estes passos:
➡️ Acesso ao Portal Web:
Acesse a aba "Tarefas" no portal web do DataScope.
Aqui, você poderá visualizar todas as tarefas atribuídas, de acordo com os parâmetros dos filtros aplicados.
Importante: Por padrão, ao acessar "Tarefas", serão exibidas as tarefas atribuídas de 30 dias antes e 30 dias após a data atual.
➡️ Filtros de busca
A visualização de Tarefas conta com uma barra de pesquisa e filtros individuais para localizar tarefas rapidamente:
Barra de pesquisa: filtra tarefas pelo nome do formulário associado (busca parcial).
Data: filtra pelo período de execução da tarefa (data de início até data de término).
Local, Formulário, Status, Usuários e Ativos: permitem filtrar individualmente por cada critério.
Origem: Individual, planejamento ou grupal
ID da tarefa: filtra por correspondência parcial do identificador.
➡️ Estados das Tarefas:
As tarefas podem ter estados diferentes:
Programadas: A tarefa foi criada e está agendada para uma data futura.
Atribuídos: A tarefa já foi enviada ao usuário responsável.
Aceito: Exclusivo para tarefas voluntárias. Ocorre quando o operador aceita a tarefa no aplicativo móvel.
Completados: A tarefa é marcada como concluída quando o operador responde ao formulário atribuído.
Rejeitados: Exclusivo para tarefas voluntárias. Ocorre quando o operador rejeita a tarefa no aplicativo móvel.
Incompletos: A tarefa excedeu o prazo permitido para conclusão e não pode mais ser enviada.
Este sistema de estados fornece uma visão clara do progresso e do estado de cada tarefa, facilitando assim a gestão e o acompanhamento do trabalho.
Por outro lado, nesta mesma seção você tem disponível a opção, Linha do Tempo, um calendário no qual você pode monitorar graficamente as tarefas atribuídas ao usuário.
Para manipular a tabela, você deve levar em consideração as seguintes ações:
Dê um duplo clique na tarefa: permitirá que você abra os detalhes, mostrando uma caixa como a imagem abaixo:
→ Clicar no ícone de visualização o levará aos detalhes do formulário que o usuário respondeu.
→ Na opção Histórico, você pode ver a data e a hora em que a tarefa foi atribuída.
Se você pressionar a tecla Shift + roda do mouse, você será capaz de se mover na linha do tempo da esquerda para a direita ou vice-versa.
Se você pressionar a tecla alt + roda do mouse, você pode aumentar ou diminuir o zoom.
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