Manter o controle das tarefas atribuídas é crucial para se manter organizado e garantir o cumprimento dos prazos. Uma maneira fácil e eficaz de automatizar este processo é exportando suas tarefas para uma folha do Google.
Esta simples tarefa pode ajudá-lo a manter-se no topo de seu trabalho, permitindo que você acompanhe facilmente seu progresso e colabore com outras pessoas. Além disso, com a capacidade de acessar sua Google Sheet de qualquer lugar, você pode manter o controle de suas tarefas, mesmo quando em movimento.
Portanto, se você está procurando simplificar seu processo de gerenciamento de tarefas e aumentar sua produtividade, siga os passos abaixo e integre suas tarefas atribuídas em um Google Sheet.
📌 Configuração Google Sheets:
Entrar no Google Sheets e criar a planilha onde você quer receber os dados (https://www.google.com/intl/pt/sheets/about/).
Clique em Compartilhar > Copiar Link > Alterar e depois configurar para que "Qualquer pessoa com o link > EDITOR ".
Clicar em "Copiar Link".
📌 Configuração DataScope:
Faça login na DataScope e acesse a aba Integrações > Google Spreadsheet > Nova Tarefa Atribuída.
Cole o link que você obteve no Google Sheet que acabou de criar.
Salve a Configuração.
Ao realizar a integração, a planilha não traz os dados imediatamente, eles serão adicionados no momento em que você criar uma tarefa e ficará como no exemplo a seguir:
Os dados que sua planilha de integração terá estão descritos abaixo:
Unique Code: código que permite a conexão entre DataScope e Google Sheet (não deve ser modificado)
ID To Update Task: ID da tarefa que foi atribuída.
Form Name: nome do formulário a ser preenchido pelo usuário designado para a tarefa.
User Email: e-mail do usuário ao qual a tarefa foi atribuída.
User Name: nome do usuário a quem a tarefa foi atribuída.
Location Code*: código do local/cliente atribuído.
Location Name*: nome do local/cliente atribuído.
Location Address*: endereço do local/cliente atribuído.
Location Email*: endereço de e-mail do local/cliente atribuído.
Location Phone*: número do telefone do local/cliente atribuído.
Datetime: corresponde ao dia em que a tarefa deve ser concluída.
Time Gap: é o prazo (em horas) dado ao usuário para completar a tarefa.
Description: detalhes que foram adicionados na atribuição da tarefa (campo "Descrição").
Checklist: detalhes que foram adicionados na atribuição da tarefa (campo "Tarefas").
Latitude*: latitude do local/cliente atribuído.
Longitude*: longitude do local/cliente atribuído.
Completed: indica se a tarefa foi concluída ou não (sim ou não).
Delay Time (m): Tempo em minutos de atraso no preenchimento do formulário atribuído após o tempo já definido.
Completed Datetime: data e hora em que o formulário foi preenchido.
Time to Perform (m): Tempo em minutos que o usuário leva para preencher o formulário atribuído.
Datetime Start: data e hora da primeira resposta.
Datetime End: data e hora da última resposta.
Datetime Assign Created: data e hora em que a tarefa foi atribuída.
Created By: usuário que atribuiu a tarefa.
Response Code: código do formulário gerado.
State: status da tarefa (pendente, concluída ou incompleta).
* Estes dados são obtidos da lista de clientes, aqui mais informações: Lista de clientes.
📌 Como enviar minhas antigas Tarefas Atribuídas?
Integração com Google Sheet a partir de uma exportação
Para visualizar as "antigas" tarefas atribuídas, ou seja, tarefas que foram atribuídas antes da primeira integração, você deve integrar o Google Sheet a partir da exportação das tarefas, para isso, você pode seguir os seguintes passos:
Vá para a guia "Tarefas" da plataforma web, filtre o intervalo de datas que você precisa exportar e depois clique no botão "Exportar" e salve o arquivo que é baixado automaticamente.
Em seguida, na planilha do Google onde você fará a importação, vá para a opção "Arquivo" e escolha a opção "Importar", carregue o arquivo de exportação que você salvou, substitua a planilha e finalmente clique em "Importar dados".
Após a importação, você será capaz de criar mais tarefas com diferentes formulários e contas. Luego de la importación, podrá crear más tareas con formularios y cuentas diferentes.
Para não ter valores errados "#VALUE!" nas colunas “Delay Time (m)” e “State”, você deve configurar o fuso horário da planilha (File > Settings > General > Locate > Zona Horaria > Save and reload)
Validar as colunas Data Hora (Date Time), Diferença de Hora (Time Gap), Indicador Completo (Completed), Status (Status) e outros dados das Tarefas atribuídas na planilha.
Importante: ao fazer a importação, os dados não são modificados, novas linhas são adicionadas com as modificações dessas tarefas.
DICA:
Se você precisar ter os formulários e as Tarefas Atribuídas integrados na mesma Folha do Google, é possível fazê-lo, cada integração será feita em uma folha diferente do mesmo Sheet:
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