É possível atribuir estados para os formulários preenchidos pela sua equipe. Eles ajudam a organizar os dados coletados e identificar os formulários que carecem de informação.
📌 Como definir os estados de um formulário respondido?
Os estados dos formulários podem ser definidos na seção Resumo. Nessa tela você deverá acessar o formulário no qual deseja atribuir um estado e clicar no botão Sem Estado, para então escolher uma opção. Confira na imagem abaixo:
📌 Como personalizar meus estados?
Você poderá personalizar os nomes, cores e descrições de um estado de formulário na plataforma. Para isso deve acessar a seção Construtor de Formulários e clicar "Gerenciar estados":
Nesta seção você poderá:
Criar novos estados
Editar os estados atuais que tiver em sua conta
Deletar estados
Para criar um novo estado, clique em botão "Novo Estado" e preencha os campos solicitados:
Nome do estado (ex. Aprovado, Rejeitado, Em análise, etc)
Descrição adicional que ajude a identificá-lo
Identificador: código único
Cor: selecione uma cor para visualizar melhor os formularios atribuídos a este estado. (Ex. Reprovado = cor vermelha, Aprovado = cor verde, etc)
Clique em Salvar.
2. Para editar os estados, basta clicar no ícone de lápis que está ao lado direito de cada estado. Você verá que a plataforma entrega alguns estados predeterminados e você poderá editá-los, conforme descrito acima:
3. Para excluir um estado existente, clique no ícone de lixeira:
📌 Trazabilidade dos Estados aplicados:
Depois de configurar seus estados, você poderá aplicá-los na aba "Resumo" na plataforma. Aqui está um exemplo:
Cada vez que houver uma mudança de estado, você poderá consultar os detalhes do usuário que fez a modificação, bem como a data e hora em que foi feita.
Além disso, sempre que ocorrer uma mudança de estado, o usuário receberá uma notificação em seu dispositivo móvel para informá-lo sobre essa mudança. Ele poderá visualizá-la posteriormente acessando a opção 'Minha História > Concluído'.
📌 Geração de Workflows Através de Mudanças de Estado:
Na DataScope, você tem a possibilidade de criar fluxos de trabalho usando o Zapier. Esta integração permite conectar o DataScope a outras plataformas para uma gestão mais eficaz. Você pode acessar esta função através do seguinte [enlace].
Aproveite as mudanças de estado para projetar fluxos de trabalho que otimizem seus processos e aumentem a eficiência na gestão de seus formulários. Por exemplo, você pode automatizar ações específicas quando um formulário for alterado para um estado específico, como notificar uma equipe ou enviar e-mails de confirmação. A flexibilidade da DataScope permite que você adapte os fluxos de trabalho às suas necessidades específicas.
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