🔔 Importante: A partir de ahora, la funcionalidad antes llamada Hallazgos pasa a llamarse Tickets. El cambio es solo de nombre, las funciones se mantienen sin modificaciones.
Esta funcionalidad permite a los usuarios identificar, reportar y resolver problemas de manera eficiente y en tiempo real, lo que resulta en una gestión más efectiva de situaciones críticas antes de que se conviertan en problemas mayores.
📌 Beneficios de la funcionalidad de Tickets:
Identificación temprana de problemas: Los usuarios pueden identificar y reportar problemas al instante, lo que permite a los gerentes y supervisores abordar rápidamente los problemas antes de que escalen.
Asignación de responsabilidad: Los problemas pueden ser asignados a miembros específicos del equipo, garantizando que las personas adecuadas sean responsables de su resolución.
Seguimiento del progreso: Los usuarios pueden realizar un seguimiento del progreso de los problemas y recibir actualizaciones en tiempo real sobre su estado.
Mejora de la eficiencia: Permitir a los usuarios abordar los problemas de manera oportuna.
📌 Casos de uso en que puedo utilizar Tickets:
Inspecciones de Seguridad en el Lugar de Trabajo
Auditorías de Calidad en la Producción de Alimentos
Inspecciones de Mantenimiento en Edificios
Inspecciones de Seguridad en Vehículos
Inspecciones de Cumplimiento en el Sector de la Salud
Auditorías de Cumplimiento en la Industria Financiera
📌 Proceso de Creación de un Tickets
Los Tickets pueden ser creados desde la plataforma web desde la opción de Tickets o desde un formulario por una pregunta tipo checklist ya sea por la aplicación móvil o desde la web.
- Roles de Tickets:
Creador: El usuario que inicia el Ticket y puede autoseleccionarse como responsable si desea tener atribuciones para editarlo.
Responsable: El encargado de cerrar el Ticket y el único con atribuciones para editarlo.
Participante: Cualquier usuario necesario para lograr los objetivos del Ticket, agregado al momento de su creación.
Si tienes permisos de administración o eres el administrador principal, tendrás la capacidad de editar y ver todos los Tickets existentes en tu cuenta. Sin embargo, para recibir notificaciones sobre estos Tickets, es necesario que te agregues como responsable o participante. De esta manera, estarás al tanto de los cambios y actualizaciones relacionadas con los Tickets en tu cuenta.
Para crear un Ticket, seleccionas el botón "+ Crear Ticket". A continuación, aparecerán los siguientes campos requeridos:
Tipo de Ticket: debes seleccionar el tipo de Ticket deseado. Por defecto, están disponibles "Mantenimiento", "Inspección" y "Otro".
Nombre: título o identificador del Ticket, que proporciona una referencia rápida sobre el problema o la situación que se está abordando.
Descripción: proporciona detalles adicionales sobre el Ticket, incluyendo su contexto, causas potenciales y cualquier información relevante que ayude a comprenderlo y resolverlo de manera efectiva.
Responsables: son las personas designadas para cerrar el Ticket y son las únicas autorizadas para editar su información. Estas personas son responsables de garantizar que el Ticket se maneje de manera adecuada y se resuelva dentro del plazo establecido.
Fecha de vencimiento: fecha límite para finalizar el Ticket.
Prioridad: define la importancia y el nivel de urgencia del Ticket. Se clasifica en baja, media, alta y crítica:
y campo opcionales:
Lugar: permite especificar el lugar donde se identificó o ocurrió el Ticket, proporcionando contexto adicional para su resolución (Lista de Lugares)
Participantes: los usuarios adicionales necesarios para abordar y resolver el Ticket. Estos usuarios son agregados al momento de la creación del Ticket y pueden desempeñar roles específicos en su resolución.
Posteriormente puedes ingresar desde la opción Tickets, para visualizarlo en ella puedes:
Chatear: permite a los usuarios involucrados en el Ticket comunicarse directamente dentro de la plataforma, discutiendo detalles, compartiendo información relevante o coordinando acciones para su resolución.
Es posible adjuntar imágenes desde el botón + , como se muestra a continuación desde la web:
También desde la app es posible, utilizando la galería o cámara del celular:
Ver el detalle: acceder a una vista detallada del Ticket, que incluye su nombre, descripción, responsables, fecha de vencimiento, prioridad y cualquier otro dato relevante.
Enviar formulario y enviar respuesta formulario: es posible adjuntar formularios y sus respuestas directamente a Ticket específicos dentro de la plataforma. Esta mejora permite vincular formularios completados o solicitados en cualquier etapa del flujo de trabajo de un hallazgo, brindando mayor flexibilidad, eficiencia y trazabilidad a la hora de gestionar Tickets.
Editar el Ticket: modificar los campos del Ticket.
Modificar el estado: cambiar el estado del Ticket, que puede estar definido como abierto, en curso, detenido o finalizado, según su progreso y situación actual. Esta función ayuda a mantener un seguimiento claro del estado y la evolución del Ticket.
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Desde la app, es posible crear un Ticket desde cualquier parte, solo seleccionar el icono ⚠️ , esto permitirá a los operarios reportar y registrar Tickets de manera más rápida y eficiente
Desde la plataforma web, también es posible crear el Ticket siguiendo los mismos pasos. Adicionalmente, podrás ver el formulario desde donde se originó el Ticket y exportar el PDF con el resumen del Ticket generado.
Además, es importante destacar que puedes crear tantos Tickets como ítems existan en tu pregunta tipo checklist. Esto permite una gestión exhaustiva y detallada de los problemas identificados, asegurando que cada aspecto sea abordado de manera individual y eficiente.
📌 Tickets Obligatorios
La funcionalidad de Tickets obligatorios te permite configurar ciertos ítems de una pregunta en tu checklist para que generen un Ticket de manera obligatoria si se selecciona una alternativa específica.
¿Cómo funciona?
Esta opción se configura desde la opción avanzada de la pregunta del checklist. Para activarla, sigue estos pasos:
En la pregunta del tipo checklist, va a la opción Opciones Avanzadas:
Haz clic en la opción "Comentario" para activarlo:
Una vez activada, se habilitará la posibilidad de definir qué alternativas deben generar un Ticket obligatorio.
Selecciona cuáles de las alternativas (por ejemplo: "Malo", "Regular", "Bueno") obligarán a levantar un Ticket si el usuario las elige.
Cuando el usuario selecciona "Malo", entonces será obligatorio crear un Ticket antes de continuar con el formulario. Esto asegura que cualquier situación crítica o que requiera seguimiento quede registrada de forma inmediata y no pase desapercibida.
📌 Tipos de Tickets
Cuando te encuentras en la pestaña de Tickets, tienes la opción de seleccionar el botón "Configuraciones". Al hacerlo, serás redirigido a una página donde podrás configurar los tipos de Tickets.
Tipos de Tickets Preconfigurados
Visualización de Tipos de Tickets: Los usuarios con permisos de edición y de administrador pueden ver los tipos de Tickets preconfigurados al ingresar a la pantalla de configuraciones.
Edición de Tipos de Tickets: Si tienes permisos de edición y de administrador, puedes editar los tipos de Tickets preexistentes.
Creación de Nuevos Tipos de Tickets: Los usuarios con permisos adecuados también pueden crear nuevos tipos de Tickets.
Creación de Nuevos Tipos de Tickets
Al seleccionar "Crear tipo", podrás configurar las siguientes variables:
Nombre: Especifica el nombre del tipo de Ticket (campo obligatorio).
Responsable: Puedes agregar uno o más responsables, quienes serán los encargados de cerrar el Ticket. Actualmente, solo puedes elegir responsables de manera individual, no en grupos.
Lugar: Asigna un lugar desde la lista existente.
Fecha de Vencimiento: Define los días posteriores a la creación del Ticket en los que expira.
Prioridad: define la importancia y el nivel de urgencia del Ticket. Se clasifica en baja, media, alta y crítica
Formularios: Añade formularios que deben ser respondidos por las personas que seleccionen este tipo de Ticket. Solo es posible elegir formularios de a uno, aún no se permite seleccionar carpetas de formularios.
Información Requerida al Crear un Ticket
Al crear un Ticket, debes seleccionar el tipo de Ticket deseado. Por defecto, están disponibles "Mantenimiento", "Inspección" y "Otro".
Completado Automático: Al seleccionar un tipo de Ticket, se completa la información asociada, la cual no es editable. Si algún campo está vacío, este sí podrá ser editado.
Selección de "Otro": Si no seleccionas un tipo de Ticket, se tomará por defecto como "Otro", lo que implica que no utilizarás las funcionalidades específicas de tipos de Tickets.
📌 Exportar Tickets
Puedes exportar los Tickets de forma individual en formato PDF o cómo exportar todos los Tickets a un archivo Excel.
Exportar un Ticket en PDF
Navega hasta el Ticket que deseas exportar.
Haz clic en el botón de Exportar que se señala en la imagen:
El sistema generará un archivo PDF con los detalles del Ticket seleccionado.
Exportar Todos los Tickets en Excel
Dirígete a la sección de Tickets.
Haz clic en el botón de Exportar que se señala en la imagen:.
El sistema generará un archivo Excel que incluirá los siguientes datos de todos los Tickets:
ID del Ticket
Nombre del Ticket
Usuario Creador
Fecha de creación
Fecha de cierre
Estado
Tipo de Ticket
Nombre del formulario de creación
ID del formulario de creación
Descripción del Ticket
Prioridad
Responsables
Lugar
Participantes
📌 Integraciones
- Integración en Google Sheet
Puedes integrar Google Sheets para gestionar tus Tickets. Sigue estos pasos para realizar la integración:
Dirígete a la sección de Tickets.
Haz clic en el botón de Integraciones.
Entra en Google Sheets y crea la hoja de cálculo donde deseas recibir los datos (enlace a Google Sheets).
Haz clic en Compartir > Agregar personas y grupos, y agrega "datascope-sheets@datascope-io.iam.gserviceaccount.com > con permisos de EDITOR".
Copiar el enlace compartido.
En la pantalla que aparece, pega el enlace compartido de tu hoja de cálculo de Google Sheets donde se almacenarán los datos.
Guarda la configuración.
Los Tickets se enviarán después de completar la integración. Los Tickets anteriores solo se enviarán si se encuentran abiertos y su estado es actualizado.
- Webhooks
Sigue estos pasos para configurar la integración de Tickets en DataScope mediante Webhooks:
Accede a la pestaña de Tickets en DataScope.
Ve a la sección de Integraciones y selecciona Webhooks.
Ingresa la URL donde deseas recibir los datos de los Tickets.
Crea un nuevo Ticket y completa los campos correspondientes.
Recibirás el Ticket en formato JSON, listo para ser procesado en cualquier otra plataforma.
Esta integración te permite automatizar y personalizar la gestión de Tickets en otras plataformas, sincronizando tus flujos de trabajo sin esfuerzo y activando procesos automáticos cada vez que se crea o edita un Ticket en DataScope.
📌 Notificaciones
En esta versión, recibirás notificaciones 1 día y 1 hora antes de que se venza el plazo del Ticket, asegurando que se cierren a tiempo y se resuelvan de manera eficiente.
También recibirás correos electrónicos cuando:
El usuario haya creado un Ticket.
El usuario sea asignado como responsable.
El usuario sea participante del Ticket.
📌 Preguntas Frecuentes:
¿Es posible crear un Ticket sin conexión a internet?
Sí, es posible crear el Ticket, sin embargo, se necesita conexión a internet para que este sea visualizado desde la web y por otros usuarios.
¿Es posible crear un Ticket al modificar un formulario?
No, solo es posible crearlo desde el momento en que se está respondiendo el mismo.
¿Debo finalizar el formulario para crear el Ticket?
No, no es necesario finalizarlo, aunque la diferencia es que no aparecerá el formulario asociado desde donde se inició el Ticket.
¿Qué permisos necesito para editar o crear tipos de Tickets?
Necesitas permisos de edición y de administrador para editar o crear tipos de Tickets en la plataforma.
¿Puedo asignar múltiples responsables a un tipo de Ticket?
Sí, puedes agregar más de un responsable, pero debes seleccionarlos uno por uno. Actualmente, no es posible asignar grupos de usuarios.
¿Qué sucede si no selecciono un tipo de Ticket al crear uno nuevo?
Si no seleccionas un tipo de Ticket, se asignará automáticamente como "Otro", y no se aplicarán las configuraciones predefinidas para otros tipos de Tickets.
¿Es posible eliminar un Ticket?
Sí, es posible eliminarlo, pero debes asegurarte antes de continuar, ya que no es posible recuperarlo.
¿Cómo se determina la fecha de vencimiento de un Ticket?
La fecha de vencimiento se establece en función de los días posteriores a la creación del Ticket, según lo definido en la configuración del tipo de Ticket.
¿Puedo asignar más de un formulario a un tipo de Ticket?
Por ahora, solo puedes seleccionar un formulario a la vez para asignarlo a un tipo de Ticket. No es posible elegir carpetas de formularios completas.
¿Cómo se notifican los formularios asociados a un tipo de Ticket?
El formulario asignado se envía al chat como un botón clickeable que te redirige a la página del formulario. Una vez completado, la respuesta se enviará en el chat en formato de botón clickeable.
¿Qué sucede con los reportes cuando edito o elimino un tipo de Ticket?
Editar tipo de Ticket:
PDF y Excel: El nombre nuevo se actualiza.
Google Sheets: El nombre no se actualiza, permanece el antiguo.
Eliminar tipo de Ticket:
PDF y Excel: Aparece como "Otros".
Google Sheets: Mantiene el nombre eliminado.
Nota: Los cambios en Google Sheets no se propagan automáticamente por limitaciones técnicas de google.
¿Qué es la funcionalidad de "Adjuntar Respuestas y Formularios en Tickets"? Es una característica que permite vincular formularios y sus respuestas directamente a un Ticket específico, facilitando un flujo de trabajo completo y acelerando la resolución.
¿Cómo puedo adjuntar un formulario a un Ticket? Desde la página del Ticket, selecciona la opción para agregar formularios y elige uno que ya haya sido completado o solicita uno nuevo.
La funcionalidad de Tickets de Datascope ofrece una solución integral para la identificación, gestión y resolución de problemas en diversos contextos laborales, mejorando la eficiencia y promoviendo una cultura de mejora continua.
🔔 Importante: A partir de ahora, la funcionalidad antes llamada Hallazgos pasa a llamarse Tickets. El cambio es solo de nombre, las funciones se mantienen sin modificaciones.
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