Esta nueva funcionalidad permite a los usuarios identificar, reportar y resolver problemas de manera eficiente y en tiempo real, lo que resulta en una gestión más efectiva de situaciones críticas antes de que se conviertan en problemas mayores.
📌 Beneficios de la funcionalidad de Hallazgos:
Identificación temprana de problemas: Los usuarios pueden identificar y reportar problemas al instante, lo que permite a los gerentes y supervisores abordar rápidamente los problemas antes de que escalen.
Asignación de responsabilidad: Los problemas pueden ser asignados a miembros específicos del equipo, garantizando que las personas adecuadas sean responsables de su resolución.
Seguimiento del progreso: Los usuarios pueden realizar un seguimiento del progreso de los problemas y recibir actualizaciones en tiempo real sobre su estado.
Mejora de la eficiencia: Permitir a los usuarios abordar los problemas de manera oportuna.
📌 Casos de uso en que puedo utilizar Hallazgos:
Inspecciones de Seguridad en el Lugar de Trabajo
Auditorías de Calidad en la Producción de Alimentos
Inspecciones de Mantenimiento en Edificios
Inspecciones de Seguridad en Vehículos
Inspecciones de Cumplimiento en el Sector de la Salud
Auditorías de Cumplimiento en la Industria Financiera
📌 Proceso de Creación de un Hallazgo
En esta versión, los hallazgos pueden ser creados únicamente desde una pregunta tipo checklist ya sea por la aplicación móvil o desde la web.
- Roles de Hallazgo:
Creador: El usuario que inicia el hallazgo y puede autoseleccionarse como responsable si desea tener atribuciones para editarlo.
Responsable: El encargado de cerrar el hallazgo y el único con atribuciones para editarlo.
Participante: Cualquier usuario necesario para lograr los objetivos del hallazgo, agregado al momento de su creación.
Si tienes permisos de administración o eres el administrador principal, tendrás la capacidad de editar y ver todos los hallazgos existentes en tu cuenta. Sin embargo, para recibir notificaciones sobre estos hallazgos, es necesario que te agregues como responsable o participante. De esta manera, estarás al tanto de los cambios y actualizaciones relacionadas con los hallazgos en tu cuenta.
Para crear un hallazgo, seleccionas el botón "+ Crear Hallazgo". A continuación, aparecerán los siguientes campos requeridos:
Tipo de Hallazgo: debes seleccionar el tipo de hallazgo deseado. Por defecto, están disponibles "Mantenimiento", "Inspección" y "Otro".
Nombre: título o identificador del hallazgo, que proporciona una referencia rápida sobre el problema o la situación que se está abordando.
Descripción: proporciona detalles adicionales sobre el hallazgo, incluyendo su contexto, causas potenciales y cualquier información relevante que ayude a comprenderlo y resolverlo de manera efectiva.
Responsables: son las personas designadas para cerrar el hallazgo y son las únicas autorizadas para editar su información. Estas personas son responsables de garantizar que el hallazgo se maneje de manera adecuada y se resuelva dentro del plazo establecido.
Fecha de vencimiento: fecha límite para finalizar el hallazgo.
Prioridad: define la importancia y el nivel de urgencia del hallazgo. Se clasifica en baja, media, alta y crítica:
y campo opcionales:
Lugar: permite especificar el lugar donde se identificó o ocurrió el hallazgo, proporcionando contexto adicional para su resolución (Lista de Lugares)
Participantes: los usuarios adicionales necesarios para abordar y resolver el hallazgo. Estos usuarios son agregados al momento de la creación del hallazgo y pueden desempeñar roles específicos en su resolución.
Posteriormente puedes ingresar desde la opción Hallazgos, para visualizarlo en ella puedes:
Chatear: permite a los usuarios involucrados en el hallazgo comunicarse directamente dentro de la plataforma, discutiendo detalles, compartiendo información relevante o coordinando acciones para su resolución.
Es posible adjuntar imágenes desde el botón + , como se muestra a continuación desde la web:
También desde la app es posible, utilizando la galería o cámara del celular:
Ver el detalle: acceder a una vista detallada del hallazgo, que incluye su nombre, descripción, responsables, fecha de vencimiento, prioridad y cualquier otro dato relevante.
Editar el hallazgo: modificar los campos del hallazgo.
Modificar el estado: cambiar el estado del hallazgo, que puede estar definido como abierto, en curso, detenido o finalizado, según su progreso y situación actual. Esta función ayuda a mantener un seguimiento claro del estado y la evolución del hallazgo
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Desde la plataforma web, también es posible crear el hallazgo siguiendo los mismos pasos. Adicionalmente, podrás ver el formulario desde donde se originó el hallazgo y exportar el PDF con el resumen del hallazgo generado.
Además, es importante destacar que puedes crear tantos hallazgos como ítems existan en tu pregunta tipo checklist. Esto permite una gestión exhaustiva y detallada de los problemas identificados, asegurando que cada aspecto sea abordado de manera individual y eficiente.
📌 Tipos de hallazgos
Cuando te encuentras en la pestaña de hallazgos, tienes la opción de seleccionar el botón "Configuraciones". Al hacerlo, serás redirigido a una página donde podrás configurar los tipos de hallazgos.
Tipos de Hallazgos Preconfigurados
Visualización de Tipos de Hallazgos: Los usuarios con permisos de edición y de administrador pueden ver los tipos de hallazgos preconfigurados al ingresar a la pantalla de configuraciones.
Edición de Tipos de Hallazgos: Si tienes permisos de edición y de administrador, puedes editar los tipos de hallazgos preexistentes.
Creación de Nuevos Tipos de Hallazgos: Los usuarios con permisos adecuados también pueden crear nuevos tipos de hallazgos.
Creación de Nuevos Tipos de Hallazgos
Al seleccionar "Crear tipo", podrás configurar las siguientes variables:
Nombre: Especifica el nombre del tipo de hallazgo (campo obligatorio).
Responsable: Puedes agregar uno o más responsables, quienes serán los encargados de cerrar el hallazgo. Actualmente, solo puedes elegir responsables de manera individual, no en grupos.
Lugar: Asigna un lugar desde la lista existente.
Fecha de Vencimiento: Define los días posteriores a la creación del hallazgo en los que expira.
Prioridad: define la importancia y el nivel de urgencia del hallazgo. Se clasifica en baja, media, alta y crítica
Formularios: Añade formularios que deben ser respondidos por las personas que seleccionen este tipo de hallazgo. Solo es posible elegir formularios de a uno, aún no se permite seleccionar carpetas de formularios.
Información Requerida al Crear un Hallazgo
Al crear un hallazgo, debes seleccionar el tipo de hallazgo deseado. Por defecto, están disponibles "Mantenimiento", "Inspección" y "Otro".
Completado Automático: Al seleccionar un tipo de hallazgo, se completa la información asociada, la cual no es editable. Si algún campo está vacío, este sí podrá ser editado.
Selección de "Otro": Si no seleccionas un tipo de hallazgo, se tomará por defecto como "Otro", lo que implica que no utilizarás las funcionalidades específicas de tipos de hallazgos.
📌 Exportar hallazgos
Puedes exportar los hallazgos de forma individual en formato PDF o cómo exportar todos los hallazgos a un archivo Excel.
Exportar un Hallazgo en PDF
Navega hasta el hallazgo que deseas exportar.
Haz clic en el botón de Exportar que se señala en la imagen:
El sistema generará un archivo PDF con los detalles del hallazgo seleccionado.
Exportar Todos los Hallazgos en Excel
Dirígete a la sección de Hallazgos.
Haz clic en el botón de Exportar que se señala en la imagen:.
El sistema generará un archivo Excel que incluirá los siguientes datos de todos los hallazgos:
ID del hallazgo
Nombre del hallazgo
Fecha de creación
Fecha de cierre
Estado
Tipo de hallazgo
Nombre del formulario de creación
ID del formulario de creación
Descripción del hallazgo
Prioridad
Responsables
Lugar
Participantes
📌 Integración en Google Sheet
Puedes integrar Google Sheets para gestionar tus hallazgos. Sigue estos pasos para realizar la integración:
Dirígete a la sección de Hallazgos.
Haz clic en el botón de Integraciones.
Entra en Google Sheets y crea la hoja de cálculo donde deseas recibir los datos (enlace a Google Sheets).
Haz clic en Compartir > Agregar personas y grupos, y agrega "datascope-sheets@datascope-io.iam.gserviceaccount.com > con permisos de EDITOR".
Copiar el enlace compartido.
En la pantalla que aparece, pega el enlace compartido de tu hoja de cálculo de Google Sheets donde se almacenarán los datos.
Guarda la configuración.
Los hallazgos se enviarán después de completar la integración. Los hallazgos anteriores solo se enviarán si se encuentran abiertos y su estado es actualizado.
📌 Notificaciones
En esta versión, recibirás notificaciones 1 día y 1 hora antes de que se venza el plazo del hallazgo, asegurando que se cierren a tiempo y se resuelvan de manera eficiente.
También recibirás correos electrónicos cuando:
El usuario haya creado un hallazgo.
El usuario sea asignado como responsable.
El usuario sea participante del hallazgo.
📌 Preguntas Frecuentes:
¿Es posible crear un hallazgo sin conexión a internet?
Sí, es posible crear el hallazgo, sin embargo, se necesita conexión a internet para que este sea visualizado desde la web y por otros usuarios.
¿Es posible crear un hallazgo al modificar un formulario?
No, solo es posible crearlo desde el momento en que se está respondiendo el mismo.
¿Debo finalizar el formulario para crear el hallazgo?
No, no es necesario finalizarlo, aunque la diferencia es que no aparecerá el formulario asociado desde donde se inició el hallazgo.
¿Qué permisos necesito para editar o crear tipos de hallazgos?
Necesitas permisos de edición y de administrador para editar o crear tipos de hallazgos en la plataforma.
¿Puedo asignar múltiples responsables a un tipo de hallazgo?
Sí, puedes agregar más de un responsable, pero debes seleccionarlos uno por uno. Actualmente, no es posible asignar grupos de usuarios.
¿Qué sucede si no selecciono un tipo de hallazgo al crear uno nuevo?
Si no seleccionas un tipo de hallazgo, se asignará automáticamente como "Otro", y no se aplicarán las configuraciones predefinidas para otros tipos de hallazgos.
¿Cómo se determina la fecha de vencimiento de un hallazgo?
La fecha de vencimiento se establece en función de los días posteriores a la creación del hallazgo, según lo definido en la configuración del tipo de hallazgo.
¿Puedo asignar más de un formulario a un tipo de hallazgo?
Por ahora, solo puedes seleccionar un formulario a la vez para asignarlo a un tipo de hallazgo. No es posible elegir carpetas de formularios completas.
¿Cómo se notifican los formularios asociados a un tipo de hallazgo?
El formulario asignado se envía al chat como un botón clickeable que te redirige a la página del formulario. Una vez completado, la respuesta se enviará en el chat en formato de botón clickeable.
¿Qué sucede con los reportes cuando edito o elimino un tipo de hallazgo?
Editar tipo de hallazgo:
PDF y Excel: El nombre nuevo se actualiza.
Google Sheets: El nombre no se actualiza, permanece el antiguo.
Eliminar tipo de hallazgo:
PDF y Excel: Aparece como "Otros".
Google Sheets: Mantiene el nombre eliminado.
Nota: Los cambios en Google Sheets no se propagan automáticamente por limitaciones técnicas de google.
La funcionalidad de Hallazgos de Datascope ofrece una solución integral para la identificación, gestión y resolución de problemas en diversos contextos laborales, mejorando la eficiencia y promoviendo una cultura de mejora continua.