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Hallazgos
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Escrito por Aristotle
Actualizado hace más de una semana

Esta nueva funcionalidad permite a los usuarios identificar, reportar y resolver problemas de manera eficiente y en tiempo real, lo que resulta en una gestión más efectiva de situaciones críticas antes de que se conviertan en problemas mayores.

📌 Beneficios de la funcionalidad de Hallazgos:

  • Identificación temprana de problemas: Los usuarios pueden identificar y reportar problemas al instante, lo que permite a los gerentes y supervisores abordar rápidamente los problemas antes de que escalen.

  • Asignación de responsabilidad: Los problemas pueden ser asignados a miembros específicos del equipo, garantizando que las personas adecuadas sean responsables de su resolución.

  • Seguimiento del progreso: Los usuarios pueden realizar un seguimiento del progreso de los problemas y recibir actualizaciones en tiempo real sobre su estado.

  • Mejora de la eficiencia: Permitir a los usuarios abordar los problemas de manera oportuna.

📌 Casos de uso en que puedo utilizar Hallazgos:

  • Inspecciones de Seguridad en el Lugar de Trabajo

  • Auditorías de Calidad en la Producción de Alimentos

  • Inspecciones de Mantenimiento en Edificios

  • Inspecciones de Seguridad en Vehículos

  • Inspecciones de Cumplimiento en el Sector de la Salud

  • Auditorías de Cumplimiento en la Industria Financiera


📌 Proceso de Creación de un Hallazgo

En esta versión, los hallazgos pueden ser creados únicamente desde una pregunta tipo checklist ya sea por la aplicación móvil o desde la web.

- Roles de Hallazgo:

  • Creador: El usuario que inicia el hallazgo y puede autoseleccionarse como responsable si desea tener atribuciones para editarlo.

  • Responsable: El encargado de cerrar el hallazgo y el único con atribuciones para editarlo.

  • Participante: Cualquier usuario necesario para lograr los objetivos del hallazgo, agregado al momento de su creación.

Si tienes permisos de administración o eres el administrador principal, tendrás la capacidad de editar y ver todos los hallazgos existentes en tu cuenta. Sin embargo, para recibir notificaciones sobre estos hallazgos, es necesario que te agregues como responsable o participante. De esta manera, estarás al tanto de los cambios y actualizaciones relacionadas con los hallazgos en tu cuenta.

Para crear un hallazgo, seleccionas el botón "+ Crear Hallazgo". A continuación, aparecerán los siguientes campos requeridos:

  • Nombre: título o identificador del hallazgo, que proporciona una referencia rápida sobre el problema o la situación que se está abordando.

  • Descripción: proporciona detalles adicionales sobre el hallazgo, incluyendo su contexto, causas potenciales y cualquier información relevante que ayude a comprenderlo y resolverlo de manera efectiva.

  • Responsables: son las personas designadas para cerrar el hallazgo y son las únicas autorizadas para editar su información. Estas personas son responsables de garantizar que el hallazgo se maneje de manera adecuada y se resuelva dentro del plazo establecido.

  • Fecha de vencimiento: fecha límite para finalizar el hallazgo.

  • Prioridad: define la importancia y el nivel de urgencia del hallazgo. Se clasifica en baja, media, alta y crítica:

y campo opcionales:

  • Lugar: permite especificar el lugar donde se identificó o ocurrió el hallazgo, proporcionando contexto adicional para su resolución (Lista de Lugares)

  • Participantes: los usuarios adicionales necesarios para abordar y resolver el hallazgo. Estos usuarios son agregados al momento de la creación del hallazgo y pueden desempeñar roles específicos en su resolución.

Posteriormente puedes ingresar desde la opción Hallazgos, para visualizarlo en ella puedes:

  • Chatear: permite a los usuarios involucrados en el hallazgo comunicarse directamente dentro de la plataforma, discutiendo detalles, compartiendo información relevante o coordinando acciones para su resolución.

  • Ver el detalle: acceder a una vista detallada del hallazgo, que incluye su nombre, descripción, responsables, fecha de vencimiento, prioridad y cualquier otro dato relevante.

  • Editar el hallazgo: modificar los campos del hallazgo.

  • Modificar el estado: cambiar el estado del hallazgo, que puede estar definido como abierto, en curso, detenido o finalizado, según su progreso y situación actual. Esta función ayuda a mantener un seguimiento claro del estado y la evolución del hallazgo

Desde la plataforma web, también es posible crear el hallazgo siguiendo los mismos pasos. Adicionalmente, podrás ver el formulario desde donde se originó el hallazgo y exportar el PDF con el resumen del hallazgo generado.

Además, es importante destacar que puedes crear tantos hallazgos como ítems existan en tu pregunta tipo checklist. Esto permite una gestión exhaustiva y detallada de los problemas identificados, asegurando que cada aspecto sea abordado de manera individual y eficiente.

📌 Exportar hallazgos

Puedes exportar los hallazgos de forma individual en formato PDF o cómo exportar todos los hallazgos a un archivo Excel.

  • Exportar un Hallazgo en PDF

  1. Navega hasta el hallazgo que deseas exportar.

  2. Haz clic en el botón de Exportar que se señala en la imagen:

  3. El sistema generará un archivo PDF con los detalles del hallazgo seleccionado.

  • Exportar Todos los Hallazgos en Excel

  1. Dirígete a la sección de Hallazgos.

  2. Haz clic en el botón de Exportar que se señala en la imagen:.

  3. El sistema generará un archivo Excel que incluirá los siguientes datos de todos los hallazgos:

    • ID del hallazgo

    • Nombre del hallazgo

    • Fecha de creación

    • Fecha de cierre

    • Estado

    • Tipo de hallazgo

    • Nombre del formulario de creación

    • ID del formulario de creación

    • Descripción del hallazgo

    • Prioridad

    • Responsables

    • Lugar

    • Participantes


📌 Notificaciones

En esta versión, recibirás notificaciones 1 día y 1 hora antes de que se venza el plazo del hallazgo, asegurando que se cierren a tiempo y se resuelvan de manera eficiente.

También recibirás correos electrónicos cuando:

  • El usuario haya creado un hallazgo.

  • El usuario sea asignado como responsable.

  • El usuario sea participante del hallazgo.

📌 Preguntas Frecuentes:

  1. ¿Es posible crear un hallazgo sin conexión a internet?

    • Sí, es posible crear el hallazgo, sin embargo, se necesita conexión a internet para que este sea visualizado desde la web y por otros usuarios.

  2. ¿Es posible crear un hallazgo al modificar un formulario?

    • No, solo es posible crearlo desde el momento en que se está respondiendo el mismo.

  3. ¿Debo finalizar el formulario para crear el hallazgo?

    • No, no es necesario finalizarlo, aunque la diferencia es que no aparecerá el formulario asociado desde donde se inició el hallazgo.


La funcionalidad de Hallazgos de Datascope ofrece una solución integral para la identificación, gestión y resolución de problemas en diversos contextos laborales, mejorando la eficiencia y promoviendo una cultura de mejora continua.

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