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¿Cómo asignar una tarea a un usuario DataScope?
¿Cómo asignar una tarea a un usuario DataScope?

Guía para utilizar el Asignador de Tareas. Cómo asignar tareas a los usuarios de su cuenta y monitorear el cumplimiento

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Escrito por Aristotle
Actualizado hace más de 2 meses

Con nuestra herramienta de Asignación de Tareas, puede asignar a sus usuarios (su equipo de trabajo) formularios para que sean completados en el lugar y momento deseado. De esta forma, ellos van a poder saber en todo momento cuales son las actividades que tienen que desarrollar durante el día.


📌 ¿Cómo asignar una nueva tarea?

Es posible asignar una tarea manualmente o de manera masiva:

1. Asignando una tarea manualmente:

Para asignar una tarea hay que entrar en la pestaña Asignar Tareas > Nueva Tarea y completar los siguientes campos:

➡️ Nueva Tarea:

  • Usuarios: Es el usuario de su cuenta DataScope que recibirá la tarea (podrá elegir uno o más usuarios)

  • Formularios: Formulario que deberá completar el usuario asignado en la tarea. (podrá elegir uno o más formularios)

  • Fecha: Corresponde al día en que la tarea debiese ser completada. En caso que la tarea sea recurrente, se pueden seleccionar todos días que sea necesario.

  • Hora: Corresponde al horario de inicio de la tarea.

  • Horas para realizar la tarea: Es el plazo (en horas) que se le otorga al usuario para que complete la tarea.

  • Lugar (opcional): Ubicación donde la tarea debe completarse.

  • Descripción de la tarea (opcional): En este campo se puede agregar información específica sobre la tarea a realizar. Esta información será visualizada por el usuario antes de comenzar a responder el formulario.

  • Agregar Tareas (opcional): Es un check-list en el que se pueden agregar tareas adicionales, pero que no tienen relación con el formulario (ej: "Traer muestras desde instalaciones del cliente").

Al crear una tarea, es posible especificar si se permite o no que el usuario responda después de la fecha y duración indicadas

Protip:

Para seleccionar la hora en el widget de calendario, no es necesario hacer clic repetidamente en las flechas. Simplemente haz clic en los números de la parte inferior para digitar directamente la hora que desees.

➡️ Configuración:

  • Hacer obligatoria esta tarea (Todos los usuarios deben responder la tarea): Estas tareas deben ser respondidas y completadas por todos los usuarios dentro del plazo establecido. No se ofrece la opción de rechazar la tarea, por lo que cada usuario está obligado a cumplir con los requisitos antes de la fecha límite.

  • Hacer voluntaria esta tarea (Todos los usuarios pueden aceptar/rechazar la tarea): Estas tareas permiten a los usuarios elegir si desean aceptarlas o rechazarlas. Al recibir una tarea voluntaria, los usuarios pueden decidir si quieren comprometerse a completarla. Si aceptan la tarea, deben cumplir con ella dentro del plazo indicado. Si la rechazan, no tienen ninguna obligación de realizarla.

➡️ Notificación:

  • Es posible generar automáticamente recordatorios con los datos en que debe abrir sus tareas. Estas alertas o notificaciones, pueden ser enviadas por correo electrónico o al dispositivo móvil al miembro de su equipo o usuario, señalando que está próximo de una actividad a realizar, indicando la fecha, hora y lugar en la que debe completar su tarea.


2. Importar tareas de manera masiva:


📌 ¿Cómo completar una tarea en DataScope?

Las tareas son completadas a través de la aplicación de DataScope. Haz click en el botón abajo para saber más:



📌 ¿Cómo monitorear el cumplimiento de las tareas?

Para supervisar el cumplimiento de las tareas asignadas, sigue estos pasos:

➡️Acceso al Portal Web:

  • Ingresa en la pestaña "Asignar Tareas", en el portal web de DataScope.

  • Aquí podrás visualizar todas las tareas asignadas, según los parámetros de los filtros aplicados.

Importante: Por defecto, al ingresar en "Asignar Tareas" se mostrarán las tareas asignadas de 30 días antes y 30 días después de la fecha actual.

➡️ Estados de las Tareas:

Las tareas pueden tener 5 estados diferentes:

  • Enviada: La tarea acaba de ser creada y asignada.

  • En curso: Este estado se aplica únicamente a las tareas voluntarias. Ocurre cuando el operario acepta la tarea desde la aplicación móvil.

  • Completa: La tarea se marca como completa cuando el operario responde el formulario asignado.

  • Rechazada: Exclusiva de las tareas voluntarias. Se activa cuando el operario rechaza la tarea desde la aplicación móvil. En este caso, la tarea se elimina de la aplicación del operario.

  • Incompleta: Se asigna a una tarea que no puede ser entregada fuera de tiempo y ha excedido su plazo para completarse.

Este sistema de estados proporciona una visión clara del progreso y estado de cada tarea, facilitando así la gestión y seguimiento del trabajo


Por otro lado, en esta misma sección tiene disponible la opción, Cronograma, un calendario en la cual puede hacer un seguimiento gráfico de las tareas asignadas por usuario.

Para manipular la tabla debe tomar en cuenta las siguientes acciones:

  • Doble clic en la tarea: le permitirá abrir los detalles, mostrando un cuadro como la imagen a continuación:

→ Al dar clic en el ícono de vista previa, le llevará a los detalles del formulario que ha respondido el usuario.

→ En la opción Historial, podrá ver la fecha y hora en que fue asignada dicha tarea.

  • Si presiona la tecla Shift + rueda del ratón/mouse, podrá desplazarse en el cronograma de izquierda a derecha o viceversa .

  • Si presiona la tecla alt + rueda del ratón/mouse, podrá hacer zoom o alejarse.

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