Con nuestra herramienta de Asignación de Tareas, puede asignar a sus usuarios (su equipo de trabajo) formularios para que sean completados en el lugar y momento deseado. De esta forma, ellos van a poder saber en todo momento cuales son las actividades que tienen que desarrollar durante el día.
📌 ¿Cómo asignar una nueva tarea?
Es posible asignar una tarea manualmente o de manera masiva:
1. Asignando una tarea manualmente:
Para asignar una tarea hay que entrar en la pestaña Asignar Tareas > Nueva Tarea y completar los siguientes campos:
➡️ Nueva Tarea:
Usuarios: Es el usuario de su cuenta DataScope que recibirá la tarea (podrá elegir uno o más usuarios)
Formularios: Formulario que deberá completar el usuario asignado en la tarea (podrá elegir uno o más formularios).
Fecha: Corresponde al día en que la tarea debiese ser completada. En caso que la tarea sea recurrente, se pueden seleccionar todos los días que sea necesario.
Hora: Corresponde al horario de inicio de la tarea.
Horas para realizar la tarea: Es el plazo (en horas) que se le otorga al usuario para que complete la tarea.
Lugar (opcional): Ubicación donde la tarea debe completarse.
Activo (opcional): Permite vincular un activo de su cuenta a la tarea. Al ingresar al formulario desde la tarea (tanto en app como en web), las preguntas que utilizan la lista de activos se completarán automáticamente con el activo asignado.
Descripción de la tarea (opcional): En este campo se puede agregar información específica sobre la tarea a realizar. Esta información será visualizada por el usuario antes de comenzar a responder el formulario.
Agregar Tareas (opcional): Es un check-list en el que se pueden agregar tareas adicionales, pero que no tienen relación con el formulario (ej: "Traer muestras desde instalaciones del cliente").
Al crear una tarea, es posible especificar si se permite o no que el usuario responda después de la fecha y duración indicadas
Protip:
Para seleccionar la hora en el widget de calendario, no es necesario hacer clic repetidamente en las flechas. Simplemente haz clic en los números de la parte inferior para digitar directamente la hora que desees.
➡️ Configuración:
Hacer obligatoria esta tarea (Todos los usuarios deben responder la tarea): Estas tareas deben ser respondidas y completadas por todos los usuarios dentro del plazo establecido. No se ofrece la opción de rechazar la tarea, por lo que cada usuario está obligado a cumplir con los requisitos antes de la fecha límite.
Hacer voluntaria esta tarea (Todos los usuarios pueden aceptar/rechazar la tarea): Estas tareas permiten a los usuarios elegir si desean aceptarlas o rechazarlas. Al recibir una tarea voluntaria, los usuarios pueden decidir si quieren comprometerse a completarla. Si aceptan la tarea, deben cumplir con ella dentro del plazo indicado. Si la rechazan, no tienen ninguna obligación de realizarla.
➡️ Notificación:
Es posible generar automáticamente recordatorios con los datos en que debe abrir sus tareas. Estas alertas o notificaciones, pueden ser enviadas por correo electrónico o al dispositivo móvil al miembro de su equipo o usuario, señalando que está próximo de una actividad a realizar, indicando la fecha, hora y lugar en la que debe completar su tarea.
2. Importar tareas de manera masiva:
➡️ Historial de importación:
Cada vez que importes tareas de manera masiva, DataScope genera un log detallado con el resultado de cada fila del archivo. Desde ahí podrás identificar qué tareas se crearon correctamente, cuáles se actualizaron y cuáles fallaron, con el motivo del error en cada caso.
Para las filas con error, el historial muestra la opción Corregir y reintentar, que te permite editar los datos de esa fila y volver a enviarla sin necesidad de repetir toda la importación.
Ejemplos de errores comunes:
ID en uso (tarea en progreso o completada): el ID de tarea ya corresponde a una tarea activa o finalizada y no puede reutilizarse.
Cambios detectados: la fila actualizó una tarea existente. El log indica cuántos campos cambiaron.
📌 ¿Cómo completar una tarea en DataScope?
Las tareas son completadas a través de la aplicación de DataScope. Haz click en el botón abajo para saber más:
📌 ¿Cómo monitorear el cumplimiento de las tareas?
Para supervisar el cumplimiento de las tareas asignadas, sigue estos pasos:
➡️Acceso al Portal Web:
Ingresa en la pestaña "Asignar Tareas", en el portal web de DataScope.
Aquí podrás visualizar todas las tareas asignadas, según los parámetros de los filtros aplicados.
Importante: Por defecto, al ingresar en "Asignar Tareas" se mostrarán las tareas asignadas de 30 días antes y 30 días después de la fecha actual.
➡️ Filtros de búsqueda:
La vista de Asignar Tareas cuenta con una barra de búsqueda y filtros individuales que permiten encontrar tareas de forma rápida:
Barra de búsqueda: filtra tareas por nombre del formulario asociado (búsqueda parcial, tipo "contiene").
Fecha: filtra por el rango de ejecución de la tarea (desde la fecha de inicio hasta la fecha de término).
Lugar, Formulario, Estado, Usuarios, Activos: permiten filtrar por cada criterio de forma individual.
ID de tarea: filtra por coincidencia parcial del identificador.
➡️ Estados de las Tareas:
Las tareas pueden tener estados diferentes:
Programadas: La tarea fue creada y quedó agendada para una fecha futura.
Asignadas: La tarea ya fue enviada al usuario responsable.
Aceptadas: Exclusivo para tareas voluntarias. Ocurre cuando el usuario acepta la tarea.
Completas: La tarea se marca como completa cuando el usuario responde el formulario asignado.
Rechazadas: Exclusivo para tareas voluntarias. Ocurre cuando el usuario rechaza la tarea.
Incompletas: La tarea superó el plazo permitido para completarse y ya no puede ser enviada.
Este sistema de estados proporciona una visión clara del progreso y estado de cada tarea, facilitando así la gestión y seguimiento del trabajo
Por otro lado, en esta misma sección tiene disponible la opción, Cronograma, un calendario en la cual puede hacer un seguimiento gráfico de las tareas asignadas por usuario.
Para manipular la tabla debe tomar en cuenta las siguientes acciones:
Doble clic en la tarea: le permitirá abrir los detalles, mostrando un cuadro como la imagen a continuación:
→ Al dar clic en el ícono de vista previa, le llevará a los detalles del formulario que ha respondido el usuario.
→ En la opción Historial, podrá ver la fecha y hora en que fue asignada dicha tarea.
Si presiona la tecla Shift + rueda del ratón/mouse, podrá desplazarse en el cronograma de izquierda a derecha o viceversa .
Si presiona la tecla alt + rueda del ratón/mouse, podrá hacer zoom o alejarse.
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