En DataScope, puedes agregar formularios a un hallazgo de dos formas: vinculándolos manualmente o configurando la solicitud automática en tipos específicos de hallazgo. Ambas opciones permiten una mayor flexibilidad y eficiencia en la gestión y resolución de incidentes, asegurando que toda la información esté centralizada y accesible.
Veamos a detalles cada una de las formas:
📌 Agregar formularios manualmente
Puedes adjuntar formularios o respuestas completadas directamente a un hallazgo en cualquier etapa del flujo de trabajo. Esto es ideal para aquellos casos en los que se necesita recopilar información adicional después de haber creado el hallazgo.
Por ejemplo:
Imagina que un operario ha reportado un incidente de seguridad, pero luego se le solicita completar un formulario adicional de evaluación de riesgos. Ahora, puedes solicitar este formulario específico, o si ya fue completado previamente, adjuntar su respuesta directamente al hallazgo. De este modo, toda la información queda centralizada, facilitando el seguimiento y la auditoría.
Cómo configurarlo:
Desde la aplicación o la web, accede a la sección de hallazgos, selecciona el hallazgo al que deseas agregar el formulario, luego toca los tres puntos en la parte superior derecha y selecciona "Enviar formulario" o "Enviar respuesta de formulario". A continuación, elige el formulario correspondiente para adjuntarlo.
📌 Configuración automática en tipos de hallazgo
Otra forma de agregar formularios es configurar la solicitud de estos de manera automática al crear ciertos tipos de hallazgo. Esto asegura que, cada vez que se genere un hallazgo específico, se requiera completar formularios clave, estandarizando el proceso y reduciendo la posibilidad de omitir pasos importantes.
Por ejemplo:
Cuando se genera un hallazgo relacionado con un mantenimiento preventivo, puedes configurar que automáticamente se solicite completar un formulario de inspección técnica. Cada vez que este tipo de hallazgo se cree, el sistema enviará automáticamente la solicitud del formulario, y este se vinculará al hallazgo cuando el operario lo complete.
Cómo configurarlo:
Desde la web, accede a la sección de hallazgos, selecciona "Configurar" y edita un tipo de hallazgo existente o crea uno nuevo. Luego, en la opción de "Información Adicional (Opcional)", agrega los formularios requeridos. Estos formularios se solicitarán automáticamente cada vez que se genere un hallazgo de ese tipo.
📌 Beneficios:
Flujos de Trabajo Eficientes: Vincula formularios y sus respuestas a los hallazgos en cualquier momento del proceso.
Mayor Flexibilidad: Agrega formularios pre-solicitados o completados fuera del hallazgo para garantizar que toda la información esté centralizada.
Automatización: Configura tipos de hallazgo para que soliciten automáticamente formularios específicos, asegurando que no se omitan pasos críticos.
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📌 Preguntas Frecuentes:
¿Qué es la funcionalidad de "Adjuntar Respuestas y Formularios en Hallazgos"? Es una característica que permite vincular formularios y sus respuestas directamente a un hallazgo específico, facilitando un flujo de trabajo completo y acelerando la resolución.
¿Cómo puedo adjuntar un formulario a un hallazgo? Desde la página del hallazgo, selecciona la opción para agregar formularios y elige uno que ya haya sido completado o solicita uno nuevo.
¿Esta funcionalidad está disponible para todas las cuentas? Solo está disponible para cuentas con el módulo de hallazgos activado.
¿Qué beneficios aporta esta funcionalidad? Mejora la eficiencia, la trazabilidad, y facilita el seguimiento de hallazgos, reduciendo fricciones en el proceso de resolución y mejorando la organización de la información.
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