Hacer un seguimiento de las tareas asignadas es clave para mantenerte organizado y cumplir los plazos. Una forma práctica de automatizarlo es conectar tus tareas con una hoja de cálculo de Google.
Así puedes ver el avance de las tareas, compartir la información con tu equipo y consultarla desde cualquier lugar.
💡 ¿Qué necesito hacer?
Si necesitas... | Haz esto |
Conectar tus tareas con una hoja de Google | Usa el botón Google Sheets en Asignar Tareas |
Ver las tareas asignadas antes de la integración | Expórtalas a Excel e impórtalas a tu hoja |
Llevar tus tareas a una planilla sin conectarla | Usa el botón Exportar |
Tener formularios y tareas en el mismo archivo de Google Sheets | Usa una hoja distinta dentro del mismo archivo para cada integración |
📌 ¿Cómo integrar mis tareas con Google Sheets?
Paso 1: Prepara tu hoja en Google Sheets
Ingresa a Google Sheets y crea la hoja de cálculo donde quieres recibir los datos.
Para garantizar una integración adecuada, privada y segura, comparte tu documento con permisos de editor únicamente a
datascope-sheets@datascope-io.iam.gserviceaccount.com.Copia el enlace de tu hoja de cálculo.
Paso 2: Configura la integración en DataScope
Ingresa a la Plataforma Web de DataScope.
Ve a Asignar Tareas.
Selecciona el botón Google Sheets.
En la ventana Integración Tareas Asignadas, pega el enlace de tu hoja en el campo Nuevo enlace.
Selecciona Guardar.
La ventana te muestra la cuenta de servicio con la que compartir tu hoja, y puedes copiar su dirección desde ahí. También incluye el enlace Ir a Google Sheets.
Una vez guardado, el enlace aparece en la ventana con íconos para copiarlo o eliminarlo.
📌 Importante: cuando haces la integración, la hoja no trae datos de inmediato. Los datos se agregan a medida que se crean tareas.
📋 Datos que tendrá tu hoja
Columna | Qué indica |
Unique Code | Código que permite la conexión entre DataScope y Google Sheets. No debe modificarse. |
ID To Update Task | ID de la tarea asignada. |
Form Name | Formulario que debe completar el usuario asignado. |
User Email | Email del usuario al que se asignó la tarea. |
User Name | Nombre del usuario al que se asignó la tarea. |
Location Code, Location Name, Location Address, Location Email, Location Phone | Datos del lugar asignado a la tarea. |
Datetime | Día y hora en que debe completarse la tarea. |
Time Gap | Plazo, en horas, que tiene el usuario para completar la tarea. |
Description | Descripción agregada al asignar la tarea. |
Checklist | Tareas a realizar agregadas al asignar la tarea. |
Latitude, Longitude | Coordenadas del lugar asignado. |
Completed | Indica si la tarea fue completada: y (sí) o n (no). |
Delay Time (m) | Minutos de retraso al completar el formulario, después de la hora definida. |
Completed Datetime | Fecha y hora en que se completó el formulario. |
Time to Perform (m) | Minutos que demoró el usuario en completar el formulario. |
Datetime Start | Fecha y hora de la primera respuesta. |
Datetime End | Fecha y hora de la última respuesta. |
Datetime Assign Created | Fecha y hora en que se asignó la tarea. |
Created By | Usuario que asignó la tarea. |
Response Code | Código del formulario generado. |
State | Estado de la tarea: pendiente, completada o incompleta. |
📥 ¿Cómo enviar mis tareas antiguas?
Las tareas asignadas antes de la primera integración no aparecen en la hoja. Para verlas, exporta las tareas desde DataScope e impórtalas a tu hoja:
En Asignar Tareas, filtra el rango de fechas que necesitas.
Selecciona Exportar. Se exportan las tareas cuya fecha de ejecución esté dentro del rango de fechas aplicado. Puedes cambiar el nombre del archivo antes de exportar.
Descarga el archivo Excel (.xlsx).
En tu hoja de Google Sheets, ve a Archivo > Importar, sube el archivo, elige Reemplazar hoja de cálculo y selecciona Importar datos.
Revisa las columnas Datetime, Time Gap, Completed, State y el resto de los datos de las tareas.
📌 Importante: al importar, los datos existentes no se modifican: se agregan nuevas filas con los cambios de esas tareas.
Para conocer cómo exportar la lista de tareas, consulta: ¿Cómo exportar la lista de tareas asignadas?
🕒 Zona horaria y formato de fechas
Para evitar valores errados como #VALUE! en las columnas Delay Time (m) y State, configura la zona horaria de tu hoja: Archivo > Configuración > General > Zona horaria, y selecciona Guardar y volver a cargar.
También revisa la Configuración regional de la hoja, en el mismo lugar. En hojas con formato mes/día, las fechas con día 12 o menor pueden verse con el día y el mes invertidos. Elige una configuración regional con formato día/mes.
💡 Tip: formularios y tareas en el mismo archivo
Si necesitas tener integrados formularios y tareas asignadas en un mismo archivo de Google Sheets, puedes hacerlo: cada integración va en una hoja distinta del mismo archivo.
❓ Preguntas frecuentes
Mi hoja está vacía después de integrarla, ¿es normal? Sí. La hoja no trae datos de inmediato. Los datos se agregan a medida que se crean tareas.
¿Con quién debo compartir mi hoja? Para garantizar una integración adecuada, privada y segura, comparte tu documento con permisos de editor únicamente a
datascope-sheets@datascope-io.iam.gserviceaccount.com. Puedes copiar la dirección desde la ventana de integración.Veo #VALUE! en Delay Time (m) o State, ¿qué hago? Configura la zona horaria de tu hoja: Archivo > Configuración > General > Zona horaria.
Las fechas aparecen con el día y el mes invertidos, ¿por qué? Probablemente la hoja tiene una configuración regional con formato mes/día. Cámbiala por una con formato día/mes en Archivo > Configuración > General > Configuración regional.
¿Cómo veo las tareas que asigné antes de integrar? Expórtalas desde Asignar Tareas e impórtalas a tu hoja con Archivo > Importar.
¿Puedo integrar formularios y tareas en el mismo archivo? Sí. Cada integración va en una hoja distinta del mismo archivo.
¿Cómo cambio o elimino el enlace de mi hoja? Selecciona el botón Google Sheets en Asignar Tareas. El enlace guardado tiene íconos para copiarlo o eliminarlo.
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