Hacer un seguimiento de las tareas asignadas es crucial para mantenerse organizado y garantizar el cumplimiento de los plazos. Una forma fácil y eficaz de automatizar este proceso es exportar las tareas a una hoja de Google.
Esta sencilla tarea puede ayudarte a mantenerte al tanto de tu trabajo, permitiéndote seguir fácilmente tu progreso y colaborar con los demás. Además, gracias a la posibilidad de acceder a tu hoja de Google desde cualquier lugar, podrás controlar tus tareas incluso mientras te desplazas.
Por lo tanto, si quieres simplificar tu proceso de gestión de tareas y aumentar tu productividad, sigue los siguiente pasos e integra las tareas asignadas a una hoja de Google.
📌 Configuración Google Sheets:
Entrar en Google Sheets y crear la hoja de cálculo donde desea recibir los datos (https://www.google.com/intl/es/sheets/about/).
Haga clic en Compartir > Obtener Enlace > Cambiar y, después, debe configurar para que "Cualquier persona con el enlace > EDITOR".
Copiar el enlace compartido.
📌 Configuración de DataScope:
Iniciar sesión en DataScope y entrar en la pestaña de Integraciones
Dar clic en Google Spreadsheet
Y luego en Nueva Tarea Asignada.
Pegar el enlace compartido de la hoja de cálculo de Google Sheets donde van a quedar los datos.
Guardar la configuración.
Cuando se realiza la integración la hoja no trae datos de forma inmediata, se van agregar en el momento que haga la creación de una tarea y se verá como el siguiente ejemplo:
Los datos que tendrá su hoja de integración se describen a continuación:
Unique Code: código que permite la conexión entre DataScope y Google Sheet (no debe ser modificado)
ID To Update Task: ID de la tarea que se ha asignado.
Form Name: formulario que deberá completar el usuario asignado en la tarea.
User Email: email de usuario a quien se le asignó la tarea.
User Name: nombre de usuario a quien se le asignó la tarea.
Location Code*: código de la ubicación/cliente asignado.
Location Name*: nombre de la ubicación/cliente asignado.
Location Address*: dirección de la ubicación/cliente asignado.
Location Email*: email de la ubicación/cliente asignado.
Location Phone*: teléfono de la ubicación/cliente asignado.
Datetime: corresponde al día en que la tarea debiese ser completada.
Time Gap: es el plazo (en horas) que se le otorga al usuario para que complete la tarea.
Description: detalles que han sido agregados en la asignación de la tarea (Campo "Descripción")
Checklist: detalles que han sido agregados en la asignación de la tarea (Campo "Tareas")
Latitude*: latitud de la la ubicación/cliente asignado.
Longitude*: longitud de la la ubicación/cliente asignado.
Completed: indica si tarea ha sido completado o no (identificado con y (yes) o n ().
Delay Time (m): Tiempo en minutos del retraso en llenar el formulario asignado después de la hora ya definida.
Completed Datetime: fecha y hora en que fue completado el formulario.
Time to Perform (m): Tiempo en minutos que demora el usuario en llenar el formulario asignado.
Datetime Start: fecha y hora de la primera respuesta.
Datetime End: fecha y hora de la última respuesta.
Datetime Assign Created: fecha y hora en que fue asignada la tarea.
Created By: usuario que ha asignado la tarea.
Response Code: código del formulario generado.
State: estatus de la tarea (pendiente, completada o incompleta)
* estos datos se obtienen de la lista de cliente, aquí más información: Lista de Clientes.
📌 ¿Cómo enviar mis Tareas Asignadas antiguas?
Integración de Google Sheet a partir de una exportación
Para visualizar las tareas asignadas “antiguas”, es decir, las tareas que han sido asignadas antes de la primera integración, se debe integrar a Google Sheet a partir de la exportación de las tareas, para esto, puede seguir los siguientes pasos:
Ir a la pestaña Asignar Tareas desde la plataforma web, filtrar el rango de fechas que necesita exportar y luego hacer clic en el botón de “Exportar tareas” y guardar el archivo que se descarga automáticamente.
Luego en la hoja de Google Sheet donde hará la importación, va a ir a la opción "File" y escoger la opción "Import", subir el archivo de exportaciones que se guardo, reemplazar la spreadsheet y por último clic en “Importar data”.
Luego de la importación, podrá crear más tareas con formularios y cuentas diferentes.
Para no tener valores errados “#VALUE!” en las columnas de “Delay Time (m)” y “State” se debe configurar la zona horario del Spreadsheet (File > Settings > General > Locate > Zona Horaria > Save and reload)
Validar las columnas Fecha y hora (Date Time), el intervalo de tiempo (Time Gap), Indicador de completado (Completed), Estado (Status) y demás datos de los Tareas asignadas en el Spreadsheet.
Importante: al hacer la importación, los datos no se modifican, se agregan nuevas lineas (filas) con las modificaciones de esas tareas.
TIPS:
Si necesitas tener integrado en un mismo Google Sheet los formularios y Tareas Asignadas, es posible realizarlo, cada integración irá en una hoja distinta del mismo Sheet:
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