Si tienes muchos formularios en tu cuenta de DataScope, puedes organizarlos en carpetas para encontrarlos y administrarlos más fácilmente.
Puedes crear carpetas según el área, proceso, equipo o cualquier otra categoría que te ayude a mantener tus formularios organizados. Por ejemplo:
Comercial
Mantenimiento
Operaciones
Recursos Humanos
Inspecciones
Puedes crear las carpetas directamente desde DataScope o hacerlo de forma masiva mediante un archivo Excel.
Importante: para crear y administrar carpetas necesitas contar con el permiso Editar Formularios.
📁 Crear una carpeta manualmente
Para crear una carpeta desde DataScope:
Ingresa a Formularios.
Haz clic en Crear + y selecciona Carpeta.
Selecciona Desde DataScope.
Ingresa el nombre de la carpeta.
Selecciona uno o varios formularios que quieras incluir.
Haz clic en Crear.
¡Listo! La carpeta aparecerá en la sección Formularios con los formularios que seleccionaste.
📦 Crear carpetas de forma masiva con Excel
Si necesitas organizar una gran cantidad de formularios, puedes utilizar un archivo Excel para asignarlos a carpetas de forma masiva.
1. Descarga la plantilla
Ingresa a: Formularios > Crear + > Carpeta > Importar Excel
Luego haz clic en Descargar Ejemplo para obtener la plantilla.
2. Completa el archivo
La plantilla debe contener la información necesaria para identificar cada formulario y la carpeta donde quieres organizarlo:
ID: ID del formulario. Puedes encontrarlo en Configurar > Configurar App dentro del formulario.
Name: nombre exacto del formulario, tal como aparece en la sección Formularios.
Folder: nombre de la carpeta donde quieres incluir el formulario.
💡 Si la carpeta indicada en el archivo no existe, DataScope la creará automáticamente.
⚠️ No cambies la estructura de la plantilla Excel. Si no quieres modificar la ubicación de un formulario, simplemente elimina su fila del archivo.
3. Importa el archivo
Guarda el archivo en formato .XLSX (Libro de Excel).
Regresa a Formularios > Crear + > Carpeta > Importar Excel.
Selecciona el archivo.
Haz clic en Importar.
Revisa las carpetas creadas o actualizadas en la sección Formularios.
Puedes repetir este proceso cuando necesites organizar nuevos formularios. No es necesario incluir en el archivo los formularios que ya están correctamente organizados.
⚙️ ¿Qué puedo hacer con una carpeta?
Haz clic en los tres puntos o en Configurar junto al nombre de una carpeta para acceder a sus opciones. Puedes:
Renombrar la carpeta.
Eliminar la carpeta.
Nota: eliminar una carpeta no elimina los formularios que contiene. Los formularios pueden seguir existiendo en tu cuenta y puedes organizarlos nuevamente en otra carpeta.
🔐 Carpetas y permisos de grupos de usuarios
Si tienes grupos de usuarios, ten en cuenta que las carpetas pueden afectar automáticamente los permisos de formularios de esos grupos.
Cuando un grupo tiene acceso a todos los formularios de una carpeta, DataScope entiende que ese grupo tiene acceso a la carpeta completa, no solo a los formularios que había en ese momento. Esto tiene consecuencias automáticas al mover formularios:
Si mueves un nuevo formulario a esa carpeta, el grupo recibe acceso a ese formulario automáticamente.
Si sacas un formulario de esa carpeta, el grupo pierde el acceso a ese formulario automáticamente.
Esto solo aplica cuando el grupo tiene acceso a todos los formularios de la carpeta. Si el grupo solo tiene acceso a algunos de ellos, mover un formulario nuevo a la carpeta no le da acceso automático — hay que agregarlo manualmente desde la configuración del grupo.
Para que este comportamiento sea explícito al momento de actuar sobre una carpeta:
Al mover un formulario hacia o desde una carpeta, un aviso muestra qué grupos (hasta 5) y qué usuarios (hasta 3) van a ganar o perder acceso automáticamente.
"Remover de carpeta" pide confirmación, ya que es la acción que específicamente quita permisos.
Al eliminar una carpeta, el aviso aclara que los permisos de los grupos no cambian — los formularios que estaban en ella mantienen los accesos que tenían.
👉 Más detalles sobre cómo funcionan los permisos de grupo en general: ¿Cómo crear grupos de usuarios en DataScope?
🔄 Acciones masivas
También puedes seleccionar varios formularios al mismo tiempo para realizar acciones masivas, como:
Mover formularios.
Remover los formularios de la carpeta.
Eliminar formularios.
Activar/Desactivar formularios.
Esto es especialmente útil cuando necesitas reorganizar una gran cantidad de formularios.
🔤 Ordenar carpetas
Junto al título "Carpetas", un control de ordenamiento te permite alternar entre:
Sin orden (orden de creación)
A-Z: orden alfabético ascendente
Z-A: orden alfabético descendente
El orden considera correctamente números, mayúsculas y acentos — por ejemplo, "2. Inspección" se muestra antes que "10. Cierre de faena".
El ordenamiento de las carpetas es independiente del orden de los formularios dentro de cada una, y puede usarse junto con el buscador.
💡 Ejemplo de organización
Si tu empresa utiliza DataScope para diferentes procesos, puedes crear una estructura como:
📁 Mantenimiento
Inspección de equipos
Checklist de mantenimiento
Orden de trabajo
📁 Seguridad
Inspección de seguridad
Reporte de incidentes
Checklist de EPP
📁 Operaciones
Checklist de apertura
Checklist de cierre
Control operacional
De esta manera, tus formularios quedan agrupados según el proceso al que pertenecen y son más fáciles de localizar y administrar.