Los estados son términos que puedes utilizar para clasificar los formularios recibidos en la plataforma web DataScope. Por ejemplo, después de revisar un formulario recibido, puedes clasificarlo como Aprobado, Rechazado, En revisión, etc. para facilitar la visualización dentro de la plataforma.
Para poder agregar, modificar o eliminar estados en los formularios enviados desde tu cuenta, debes ingresar a la pestaña de Formularios en el portal web. Luego, haz clic en "Ver estados":
Encontrarás el listado de estados (si tu cuenta ya los tiene creados) o podrás crearlos en el botón "Nuevo Estado":
En esta sección puedes:
1. Agregar un nuevo estado: presionando "Nuevo Estado" para luego definir los detalles:
Nombre: del estado (por ejemplo, Aprobado, Rechazado, etc).
Descripción: detalles adicionales de este estado.
Identificador: código único.
Color: elige el color en el que la línea de este formulario aparecerá en la plataforma (por ejemplo, Rechazado = color rojo).
2. Modificar un estado: Haciendo clic en el ícono de lápiz del estado que desees modificar, puedes editar el Nombre y Color del Estado.
3. Eliminar un Estado: Para eliminar un estado, simplemente debes presionar el icono del basurero para borrar el estado.
📌 Trazabilidad de los Cambios de Estados:
Una vez hayas configurado tus estados, podrás aplicarlos en la pestaña de "Resumen" en la plataforma. Aquí tienes un ejemplo:
Cada vez que se realice un cambio de estado, podrás consultar los detalles del usuario que realizó la modificación, así como la fecha y hora en que se efectuó.
Además, cada vez que se produzca un cambio de estado, el usuario recibirá una notificación en su dispositivo móvil para informarle de dicho cambio. Podrá visualizarlo posteriormente accediendo a la opción 'Mi Historial > Completados'
📌 Generación de Workflows a Través de Cambios de Estado:
En DataScope, tienes la posibilidad de crear flujos de trabajo utilizando Zapier. Esta integración te permite conectar DataScope con otras plataformas para una gestión más efectiva. Puedes acceder a esta función a través del siguiente [enlace].
Aprovecha los cambios de estado para diseñar flujos de trabajo que optimicen tus procesos y aumenten la eficiencia en la gestión de tus formularios. Por ejemplo, puedes automatizar acciones específicas cuando un formulario se cambie a un estado particular, como notificar a un equipo o enviar correos electrónicos de confirmación. La flexibilidad de DataScope te permite adaptar los flujos de trabajo según tus necesidades específicas.
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