Puedes exportar las respuestas de tus formularios a diferentes formatos de Excel desde la sección Inicio de la Plataforma Web de DataScope.
📊 ¿Cómo exportar respuestas a Excel?
Ingresa a la Plataforma Web de DataScope.
Ve a Inicio.
Selecciona el formulario cuyas respuestas quieres exportar.
Aplica los filtros que necesites para definir las respuestas que quieres incluir.
Selecciona Exportar.
Elige el formato de Excel que quieres utilizar.
Ingresa la dirección de correo electrónico donde quieres recibir el archivo.
Confirma la exportación.
El archivo será procesado y recibirás un correo con un enlace para descargarlo.
📌 Importante: para habilitar las opciones de exportación debes seleccionar primero un formulario en los filtros. El rango de fechas utilizado para la exportación no puede superar los 6 meses.
📁 ¿Qué formatos de Excel están disponibles?
Excel agrupado por preguntas
En este formato, cada fila del archivo representa una pregunta del formulario seleccionado.
Excel agrupado por formulario
En este formato, cada fila representa una respuesta de formulario y las columnas contienen la información registrada en esa respuesta.
Excel agrupado por preguntas repetibles
Este formato permite organizar la información registrada dentro de Preguntas Repetibles. Si el formulario contiene diferentes grupos de Preguntas Repetibles, la información puede distribuirse en distintas hojas dentro del mismo archivo.
Excel con documentos PDF
Permite obtener un archivo Excel que además incluye los enlaces a los documentos PDF correspondientes a cada respuesta.
Documentos PDF en ZIP
Genera un archivo ZIP que contiene un documento PDF por cada respuesta incluida en la exportación.
🔎 ¿Qué respuestas se incluyen en el archivo?
La información exportada dependerá de los filtros aplicados antes de iniciar la exportación.
Por eso, antes de seleccionar Exportar, verifica que hayas seleccionado:
El formulario correcto.
El rango de fechas correspondiente.
Los usuarios, lugares o estados que quieras incluir.
Cualquier otro filtro necesario.
⚠️ ¿No puedes exportar a Excel?
Si la opción de Excel aparece deshabilitada o no puedes iniciar la exportación, revisa:
Que hayas seleccionado un formulario.
Que el rango de fechas no sea superior a 6 meses.
Que tu usuario tenga permisos para exportar información. Consulta: ¿Puedo limitar permisos a ciertos usuarios?
Que tu plan incluya la función de exportación, ya que las cuentas gratuitas no disponen de esta funcionalidad.
Que no tengas respuestas individuales seleccionadas (checkboxes). La exportación a Excel funciona únicamente mediante filtros. Si tienes respuestas seleccionadas, deselecciónalas primero.
📌 Importante: las opciones disponibles pueden variar según el contexto de la exportación. En particular, seleccionar respuestas individualmente no necesariamente habilita las mismas opciones que exportar utilizando los filtros aplicados.
Si necesitas ayuda con un problema de exportación, consulta: ¿Qué hacer si no puedo exportar mis respuestas?
🔄 ¿Qué ocurre si modifico el formulario después de haber registrado respuestas?
El archivo Excel refleja la estructura actual del formulario.
Si agregas una nueva pregunta, las respuestas anteriores no tendrán información en esa columna.
Si eliminas una pregunta, la información histórica asociada a esa pregunta se conserva en la exportación, mientras que las nuevas respuestas no tendrán datos para ese campo.
📌 Recuerda
Antes de exportar:
Selecciona el formulario.
Aplica los filtros necesarios.
Verifica el rango de fechas.
Selecciona el formato de Excel que necesitas.
Confirma la dirección de correo donde quieres recibir el archivo.
A continuación, un video explicativo sobre cómo ver tus datos y exportarlos en diferentes formatos: