Ir al contenido principal

¿Cómo las fuentes de datos pueden facilitar la construcción de formularios?

Esta guía muestra cómo utilizar las fuentes de datos de DataScope para reutilizar información y mantener tus formularios siempre actualizados.

Escrito por Aristotle

Las fuentes de datos de DataScope permiten almacenar información reutilizable para utilizarla en distintas preguntas dentro de los formularios. Gracias a esto, cuando necesites actualizar algún dato, solo debes modificar la fuente de datos y automáticamente todos los formularios vinculados mostrarán la información actualizada.

Esto ayuda a:

  • Reducir errores manuales

  • Ahorrar tiempo

  • Estandarizar respuestas

  • Mantener información centralizada

  • Facilitar la administración operacional

📌 Ejemplo práctico

Imagina que la empresa EliminaPapeles S.A. realiza servicios en terreno para distintos clientes y utiliza varios formularios operacionales.

En todos sus formularios existe una pregunta llamada "Cliente", donde el usuario debe seleccionar el lugar donde está realizando el servicio.

Como constantemente agregan nuevos clientes o dejan de trabajar con algunos existentes, administrar manualmente cada formulario sería complejo.

Para resolverlo, utilizan una fuente de datos de Lugares. Así, cuando agregan o eliminan un cliente, solo deben actualizar la información en un solo lugar y automáticamente todos los formularios muestran la información actualizada.

📌 Tipos de fuentes de datos en DataScope

Actualmente DataScope permite utilizar diferentes fuentes de datos dentro de formularios para centralizar y reutilizar información operacional.

  • Personalizadas

Las listas personalizadas permiten almacenar cualquier tipo de información reutilizable dentro de formularios.

Algunos ejemplos:

  • Productos

  • Categorías

  • Proveedores

  • Tipos de incidentes

  • Materiales

  • Equipos

  • Datos internos

Estas listas funcionan como bases de datos simples reutilizables dentro de múltiples formularios.

  • Lugares

Los Lugares permiten estructurar espacios físicos y operacionales utilizados dentro de la operación. Actualmente en DataScope existen dos versiones de Lugares:

  • Nueva Versión de Lugares: La nueva versión permite crear estructuras jerárquicas de lugares y sublugares desde el módulo independiente Lugares.

Algunos ejemplos:

  • Plantas

  • Sucursales

  • Bodegas

  • Oficinas

  • Áreas de trabajo

  • Clientes

  • Faenas

Ejemplo de estructura:

  • Empresa

    • Planta Santiago

      • Producción

      • Bodega

    • Planta Lima

      • Mantención

      • Recepción

Además, esta versión permite:

  • Asignar usuarios a lugares específicos

  • Filtrar información operacional

  • Asociar tareas, tickets y activos

  • Utilizar ubicación GPS

  • Centralizar información operacional

👉 Aprende más aquí:
​Lugares en DataScope — Nueva Versión (estructura jerárquica)

  • Versión Antigua de Lugares: La versión antigua de Lugares funciona mediante listas administradas desde: Ajustes > Listas

Los lugares antiguos funcionan como listas tradicionales y permiten:

  • Seleccionar ubicaciones dentro de formularios

  • Filtrar respuestas

👉 Más información aquí:
​Gestionar Lugares — Versión Antigua (Ajustes > Listas)

  • Activos

Los Activos permiten gestionar activos físicos de forma centralizada y trazable.

Algunos ejemplos:

  • Vehículos

  • Maquinaria

  • Herramientas

  • Equipos

  • Dispositivos

  • Infraestructura

Los Activos incluyen funcionalidades avanzadas como:

  • Historial operativo

  • Medidores

  • Ubicación

  • Tipos de activos

  • Campos personalizados

  • Asociación con tickets y tareas

Esto permite mantener trazabilidad completa sobre los activos utilizados en la operación.

👉 Más información aquí:
​Activos en DataScope

📌 ¿Qué ventajas tienen las fuentes de datos?

Utilizar fuentes de datos facilita:

  • Mantener formularios actualizados automáticamente

  • Evitar duplicar información

  • Estandarizar respuestas

  • Reducir errores manuales

  • Gestionar grandes volúmenes de información

  • Filtrar respuestas más fácilmente

  • Centralizar información operacional

📌 ¿Qué tipos de preguntas pueden utilizar fuentes de datos?

Las fuentes de datos pueden utilizarse en los siguientes tipos de preguntas:

  • Selección Lista Datos

  • Check Box

  • CheckList

  • Número Lista Datos

  • Texto Lista Datos

📌 ¿Cómo enlazar una fuente de datos a una pregunta?

Al configurar una pregunta compatible:

  1. Edita la pregunta dentro del editor de formularios

  2. Busca la opción Fuente Lista de Datos

  3. Selecciona la fuente de datos deseada

Actualmente podrás seleccionar:

  • Personalizadas

  • Lugares

  • Activos

📌 ¿Cómo actualizar las fuentes de datos?

  • Personalizadas

Para actualizar listas personalizadas:

  1. Ve a:

    • Ajustes > Listas > Listas Personalizadas

  2. Selecciona la lista

  3. Edita, elimina o agrega elementos

  • Lugares

Para actualizar Lugares (Nueva Versión):

  1. Ve al módulo:

    • Lugares

  2. Selecciona el lugar o sublugar

  3. Realiza los cambios necesarios

Para actualizar Lugares (Versión Antigua)

  • Activos

Para actualizar Activos:

  1. Ve al módulo:

    • Activos

  2. Selecciona el activo

  3. Edita la información correspondiente

📌 Importación masiva

Las fuentes de datos pueden actualizarse masivamente mediante archivos Excel.

Esto permite:

  • Crear múltiples registros rápidamente

  • Actualizar estructuras completas

  • Migrar información

  • Ahorrar tiempo administrativo

📌 FAQ

¿Cómo funciona el filtrado de información por lugar en inicio?

Al filtrar por lugar, se muestran las respuestas donde ese lugar fue seleccionado. Si en un formulario se eligen dos lugares diferentes en preguntas distintas, ambos lugares se guardan, permitiendo que usuarios con acceso a ambos lugares vean esa respuesta. También puedes ver las tareas que fueron asignadas a ese lugar.

¿Qué tipos de preguntas pueden utilizar la lista de lugares?

Todas las preguntas que incluyan listas pueden utilizar la lista de lugares.

En una pregunta tipo checklist con lista de lugares, ¿qué lugares se muestran si se seleccionan varios?

Se mostrarán solo los lugares que fueron seleccionados en la respuesta.

Si asigno a un usuario a un grupo y tiene lugares asignados, ¿qué información puede ver?

El usuario puede ver tanto la información del grupo como la relacionada con los lugares asignados.

Si asigno a un usuario un lugar desde Ajustes > Usuarios, ¿qué respuestas verá?

Verá solo las respuestas en las que se seleccionó ese lugar y sus propias respuestas. Si otro usuario también tiene asignado ese lugar, también podrá verlo.

Si asigno un lugar a una tarea, pero no hay opción de seleccionar lugar en las respuestas, ¿puedo verla al filtrar por lugar?

Sí, puedes verla al filtrar por lugar.

¿Qué sucede si tengo un usuario vinculado a un lugar pero le asigno una tarea de otro lugar?

El usuario no podrá ver su respuesta si la tarea no corresponde al lugar asignado.

¿La nueva y antigua versión de Lugares pueden coexistir?

Sí. Ambas versiones pueden coexistir dentro de una misma cuenta.

  • La nueva versión funciona mediante el módulo independiente de Lugares y permite estructuras jerárquicas.

  • La versión antigua funciona como listas administradas desde Ajustes > Listas.

Ambas pueden utilizarse dentro de formularios como fuentes de datos.

¿Los Activos funcionan igual que las listas personalizadas?

No exactamente. Aunque los Activos pueden seleccionarse dentro de preguntas de formularios, cuentan con funcionalidades avanzadas como:

  • Historial operativo

  • Medidores

  • Ubicación

  • Trazabilidad

  • Asociación con tareas y tickets

Por eso, los Activos funcionan como una fuente de datos operacional más avanzada.

---------------------------------------------------------------------------------------

Artículos Relacionados

---------------------------------------------------------------------------------------

¿Ha quedado contestada tu pregunta?