Si necesitas crear una gran cantidad de tareas, puedes importarlas desde un archivo Excel en lugar de crearlas una por una.
La importación permite asignar tareas a usuarios o grupos, definir lugares y activos, y configurar tareas que se repiten.
💡 ¿Qué necesito saber antes de importar?
Si necesitas... | Haz esto |
Crear muchas tareas a la vez | Descarga la plantilla, complétala e impórtala |
Que las tareas se repitan | Completa las columnas de frecuencia, que son opcionales |
Asignar tareas a un grupo | Usa Tipo de asignación: grupal y completa Nombre del grupo |
Usar lugares del módulo Lugares (nuevo) | Usa Tipo Lugar: NestableLocation |
Usar lugares de Ajustes y ayuda > Listas (antiguo) | Usa Tipo Lugar: Location |
Saber qué filas fallaron y por qué | Revisa el historial de importación |
📥 ¿Cómo importar tareas?
Ingresa a la Plataforma Web de DataScope.
Ve a Asignar Tareas.
Selecciona el ícono de subir archivo, junto al botón Google Sheets, y luego Importar ahora.
En el Paso 1, selecciona Descargar ejemplo para descargar la plantilla en Excel.
En el Paso 2, completa la plantilla con los datos de tus tareas. Asegúrate de completar los campos marcados con asterisco (*).
En el Paso 3, arrastra tu archivo Excel o búscalo en tu computador. Puede tardar unos minutos en procesarse.
Selecciona Importar.
El panel de importación muestra los requisitos del archivo, que puedes consultar mientras completas la plantilla.
Cuando termines, revisa el resultado en el historial de importación.
📋 Columnas de la plantilla
Datos de la tarea
Columna | ¿Obligatoria? | Qué ingresar |
ID para crear/actualizar tarea | No | Déjala vacía para crear una tarea nueva. Si el ID corresponde a una tarea existente, la fila la actualiza. Evita repetir IDs dentro del archivo. |
Nombre Formulario * | Sí | Nombre del formulario que quieres asignar, exactamente como aparece en tu cuenta. |
Descripción | No | Información adicional sobre la tarea. El usuario la ve antes de responder el formulario. |
Tareas a realizar | No | Actividades adicionales de la tarea. En el ejemplo de la plantilla, van separadas por punto y coma (;). |
Código Activo | No | Código del activo que quieres vincular a la tarea. Si no corresponde a un activo existente, se ignora. |
Usuarios y grupos
Columna | ¿Obligatoria? | Qué ingresar |
Tipo de asignación | No | individual (por defecto) o grupal. |
Email Usuario * | Sí, en tareas individuales | Email del usuario al que se asigna la tarea. |
Nombre del grupo * | Sí, en tareas grupales | Nombre del grupo. El grupo debe existir y tener usuarios activos. |
Fecha y plazo
Columna | ¿Obligatoria? | Qué ingresar |
Fecha/Hora Inicio * | Sí | Fecha y hora de inicio, con el formato dd/mm/yyyy HH:MM. Por ejemplo: 24/09/2026 22:39. |
Margen de horas | Sí | Cantidad de horas, después de la fecha de inicio, durante las cuales se acepta la tarea. Corresponde a Duración de la tarea en horas. |
Permitir Respuesta Atrasada | No | 0: el usuario no puede responder después de la fecha límite (por defecto). 1: sí puede. |
Programar Envío (días antes) | No | Cantidad de días antes del inicio en que se envía la tarea. Por ejemplo, 7. |
Para conocer cómo funciona el envío anticipado, consulta: Programación de tareas asignadas
Participación
Columna | ¿Obligatoria? | Qué ingresar |
Obligatorio | No | 0: el usuario asignado puede responder (opcional). 1: solo una persona del grupo responde (solo tareas grupales). 2: el usuario asignado debe responder (por defecto). |
Lugar
Columna | ¿Obligatoria? | Qué ingresar |
Tipo Lugar | No | Location (por defecto) o NestableLocation. Consulta la sección de lugares más abajo. |
Código Lugar | No | Código del lugar donde se realiza la tarea. |
Nombre Lugar, Dirección Lugar, Email Lugar, Teléfono Lugar | No | Datos del lugar. Se usan para crear un lugar o para actualizar los de uno existente. |
Repetición (frecuencia)
Columna | ¿Obligatoria? | Qué ingresar |
Frecuencia (unidad/intervalo) | No | Unidad e intervalo separados por una barra (/). Unidades: diaria, semanal, mensual, anual. Vacía: la tarea no se repite. |
Días de la semana | No | Solo para frecuencia semanal. Días separados por punto y coma (;). |
Condición de término | No | nunca (por defecto), fecha o cantidad. |
Valor de término (fecha o cantidad) | No | Una fecha dd/mm/yyyy si la condición es fecha, o un número entero de repeticiones si es cantidad. Vacío si es nunca. |
🔁 Tareas que se repiten
Para que una tarea se repita, completa las columnas de frecuencia. Son opcionales: si las dejas vacías, la tarea se crea una sola vez.
Frecuencia (unidad/intervalo): escribe la unidad y el intervalo separados por una barra. Por ejemplo, semanal/2 repite la tarea cada 2 semanas, y diaria/3, cada 3 días.
Días de la semana: solo para frecuencia semanal. Escribe los días separados por punto y coma, sin tilde y en minúscula: lunes, martes, miercoles, jueves, viernes, sabado, domingo. Por ejemplo: lunes;jueves.
Condición de término: nunca (la repetición no termina), fecha (termina en la fecha indicada) o cantidad (termina después de las repeticiones indicadas).
Valor de término: la fecha o la cantidad, según la condición.
Ejemplo
Frecuencia | Días de la semana | Condición de término | Valor de término | Resultado |
semanal/2 | lunes;jueves | cantidad | 6 | Se repite cada 2 semanas, los lunes y jueves, y termina después de 6 repeticiones |
📌 Importante: en una tarea que se repite, si dejas vacía la columna Programar Envío (días antes), la tarea se importa con Inicio de la tarea. Las tareas que se repiten no se pueden enviar de inmediato.
Para conocer más sobre la repetición de tareas, consulta: ¿Cómo asignar una tarea a un usuario en DataScope?
📍 ¿Qué lugar uso: Location o NestableLocation?
La columna Tipo Lugar indica en qué versión de lugares buscar el código que ingresaste:
Tipo Lugar | Usa lugares de... |
Location | La versión antigua: Ajustes y ayuda > Listas |
NestableLocation | La versión nueva: el módulo Lugares, estén o no anidados en sublugares |
📌 Importante: si dejas Location, que es el valor por defecto, y tu código corresponde a un lugar del módulo Lugares, la tarea puede quedar sin lugar. Si en ese caso usas el nombre del lugar, se crea un lugar de la versión antigua. Para evitarlo, usa NestableLocation.
Si el código de lugar ya existe para el tipo seleccionado, DataScope actualiza su dirección, correo electrónico y teléfono con los datos de la fila. Si el lugar no tenía nombre, se le asigna el que indicas.
Para conocer las diferencias entre ambas versiones, consulta: ¿Cómo filtrar respuestas por Lugar en la sección Inicio?
🕘 Historial de importación
Cada vez que importas tareas, DataScope genera un registro detallado con el resultado de cada fila del archivo.
Para verlo, selecciona el ícono de subir archivo y luego Ver historial.
Allí puedes identificar qué tareas se crearon correctamente, cuáles se actualizaron y cuáles fallaron, con el motivo del error en cada caso.
Para las filas con error, el historial muestra la opción Corregir y reintentar, que te permite editar los datos de esa fila y volver a enviarla sin repetir toda la importación.
Ejemplos de resultados que puedes encontrar:
ID en uso (tarea en progreso o completada): el ID ya corresponde a una tarea activa o finalizada y no puede reutilizarse.
Cambios detectados: la fila actualizó una tarea existente. El registro indica cuántos campos cambiaron.
❓ Preguntas frecuentes
¿Puedo crear tareas que se repiten desde el Excel? Sí. Completa las columnas de frecuencia de la plantilla. Son opcionales.
¿Puedo asignar una tarea a un grupo desde el Excel? Sí. En Tipo de asignación escribe grupal y completa Nombre del grupo. El grupo debe existir y tener usuarios activos.
¿Qué pasa si uso un ID que ya existe? Si corresponde a una tarea existente, la fila la actualiza. Si la tarea está en progreso o completada, el ID no puede reutilizarse.
¿Puedo configurar los recordatorios desde el Excel? La plantilla actual no incluye columnas de recordatorios.
¿Cómo sé si mi importación funcionó? Selecciona el ícono de subir archivo y luego Ver historial.
¿Puedo importar tareas con un lugar que todavía no existe? Sí. Completa Código Lugar y Nombre Lugar, y los demás datos del lugar si los tienes, e indica el Tipo Lugar correcto.