Esta nova funcionalidade permite aos usuários identificar, relatar e resolver problemas de forma eficiente e em tempo real, resultando em uma gestão mais eficaz de situações críticas antes que se tornem problemas maiores.

📌 Benefícios da funcionalidade de Não Conformidades:

Identificação de problemas: Os usuários podem identificar e relatar problemas instantaneamente, permitindo que gerentes e supervisores abordem rapidamente os problemas antes que escalonem.
Atribuição de responsabilidade: Os problemas podem ser atribuídos a membros específicos da equipe, garantindo que as pessoas certas sejam responsáveis por sua resolução.
Acompanhamento do progresso: Os usuários podem acompanhar o progresso dos problemas e receber atualizações em tempo real sobre seu status.
Melhoria da eficiência: Permitir que os usuários abordem os problemas de forma oportuna.

📌 Casos de uso para os quais posso usar Não Conformidades:

Inspeções de Segurança no Local de Trabalho
Auditorias de Qualidade na Produção de Alimentos
Inspeções de Manutenção em Edifícios
Inspeções de Segurança em Veículos
Inspeções de Conformidade no Setor de Saúde
Auditorias de Conformidade na Indústria Financeira

📌 Processo de Criação de uma Não Conformidade

Nesta versão, as Não Conformidades podem ser criadas apenas a partir de uma pergunta tipo checklist, seja pelo aplicativo móvel ou pela web.

- Papéis das Não Conformidades:

Criador: O usuário que inicia a não conformidade e pode se autoselecionar como responsável, se desejar ter atribuições para editá-la.
Responsável: O encarregado de fechar a não conformidade e o único com autoridade para editá-la.
Participante: Qualquer usuário necessário para alcançar os objetivos da não conformidade, adicionado no momento de sua criação.

Se você tem permissões de administração ou é o administrador principal, terá a capacidade de editar e visualizar todas as não conformidades existentes em sua conta. No entanto, para receber notificações sobre essas não conformidades, é necessário se adicionar como responsável ou participante. Dessa forma, você estará ciente das mudanças e atualizações relacionadas às não conformidades em sua conta.

Para criar uma não conformidade, você seleciona o botão "+ Criar não conformidade". Em seguida, os seguintes campos obrigatórios serão exibidos:

Tipo de Não Conformidade: você deve selecionar o tipo de não conformidade desejado. Por padrão, estão disponíveis "Manutenção", "Inspeção" e "Outro".
Nome: título ou identificador da não conformidade, que fornece uma referência rápida sobre o problema ou situação que está sendo abordada.
Descrição: fornece detalhes adicionais sobre a não conformidade, incluindo seu contexto, possíveis causas e qualquer informação relevante que ajude a entender e resolver efetivamente.
Atribuído a (Responsáveis): são as pessoas designadas para fechar a não conformidade e são as únicas autorizadas a editar suas informações. Essas pessoas são responsáveis por garantir que a não conformidade seja tratada adequadamente e resolvida dentro do prazo estabelecido.
Data de vencimento: prazo final para concluir a não conformidade.
Prioridade: define a importância e o nível de urgência da não conformidade. É classificado como baixa, média, alta e crítica:

e campos opcionais:

Endereço: permite especificar o local onde a não conformidade foi identificada ou ocorreu, fornecendo contexto adicional para sua resolução (Lista de endereços)
Participantes: usuários adicionais necessários para abordar e resolver a não conformidade. Esses usuários são adicionados no momento da criação da não conformidade e podem desempenhar papéis específicos em sua resolução.

Posteriormente, você pode acessar a opção "Não Conformidades" para visualizá-la. Nessa opção, você pode:

Chat: permite que os usuários envolvidos na não conformidade se comuniquem diretamente dentro da plataforma, discutindo detalhes, compartilhando informações relevantes ou coordenando ações para sua resolução. É possível anexar imagens pelo botão +, conforme mostrado abaixo na web:

Também é possível na aplicação, utilizando a galeria ou câmera do celular:
Ver detalhes: acessar uma visualização detalhada da não conformidade, que inclui seu nome, descrição, responsáveis, data de vencimento, prioridade e qualquer outro dado relevante.
Enviar formulário e enviar resposta de formulário: é possível anexar formulários e suas respostas diretamente a não conformidades específicas dentro da plataforma. Essa melhoria permite vincular formulários preenchidos ou solicitados em qualquer etapa do fluxo de trabalho de uma não conformidade, proporcionando maior flexibilidade, eficiência e rastreabilidade na gestão de não conformidades.
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Editar a não conformidade: modificar os campos da não conformidade.
Modificar o estado: alterar o estado da não conformidade, que pode ser definido como aberto, em andamento, suspenso ou concluído, de acordo com seu progresso e situação atual. Essa função ajuda a manter um acompanhamento claro do estado e evolução da não conformidade.

Pela plataforma web, também é possível criar a não conformidade seguindo os mesmos passos. Além disso, você poderá visualizar o formulário de onde a não conformidade foi originada e exportar o PDF com o resumo da não conformidade gerada.

Além disso, é importante destacar que você pode criar tantas não conformidades quanto houver itens em sua pergunta tipo checklist. Isso permite uma gestão detalhada e minuciosa dos problemas identificados, garantindo que cada aspecto seja abordado de forma individual e eficiente.

📌 Tipos de Não Conformidades

Quando você está na aba de não conformidades, tem a opção de selecionar o botão "Configurações". Ao fazer isso, você será redirecionado para uma página onde poderá configurar os tipos de não conformidades.

Tipos de Não Conformidades Predefinidos

Visualização de Tipos de Não Conformidades: os usuários com permissões de edição e de administrador podem ver os tipos de não conformidades predefinidos ao acessar a tela de configurações.
Edição de Tipos de Não Conformidades: se você tiver permissões de edição e de administrador, poderá editar os tipos de não conformidades existentes
Criação de Novos Tipos de Não Conformidades: os usuários com permissões adequadas também podem criar novos tipos de não conformidades.

Criação de Novos Tipos de Não Conformidades

Ao selecionar "Criar tipo", você poderá configurar as seguintes variáveis:

Nome: Especifique o nome do tipo de não conformidade (campo obrigatório).
Responsável: Você pode adicionar um ou mais responsáveis, que serão encarregados de encerrar a não conformidade. Atualmente, só é possível escolher responsáveis de forma individual, não em grupos.
Local: Atribua um local a partir da lista existente.
Data de Vencimento: Defina os dias após a criação da não conformidade em que ela expira.
Prioridade: Defina a importância e o nível de urgência da não conformidade. Classifica-se em baixa, média, alta e crítica.
Formulários: Adicione formulários que devem ser respondidos pelas pessoas que selecionarem esse tipo de não conformidade. Só é possível escolher um formulário por vez, ainda não é permitido selecionar pastas inteiras de formulários.

Informações Requeridas ao Criar uma Não Conformidade

Ao criar uma não conformidade, você deve selecionar o tipo desejado. Por padrão, estão disponíveis "Manutenção", "Inspeção" e "Outro".

Preenchimento Automático: ao selecionar um tipo de não conformidade, as informações associadas são preenchidas automaticamente e não são editáveis. Se algum campo estiver vazio, este poderá ser editado.
Seleção de "Outro": se você não selecionar um tipo de não conformidade, será considerado por padrão como "Outro", o que implica que você não utilizará as funcionalidades específicas dos tipos de não conformidades.

📌 Exportar não conformidades

Você pode exportar as não conformidades individualmente em formato PDF ou exportar todas as não conformidades em um arquivo Excel.

Exportar uma Não Conformidade em PDF

Navegue até a não conformidade que deseja exportar.
Clique no botão de Exportar conforme indicado na imagem:
O sistema gerará um arquivo PDF com os detalhes da não conformidade selecionada.

Exportar Todas as Não Conformidades em Excel

Vá para a seção de Não Conformidades.
Clique no botão de Exportar conforme indicado na imagem:
O sistema gerará um arquivo Excel que incluirá os seguintes dados de todas as não conformidades:
- ID da não conformidade
- Nome da não conformidade
- Data de criação
- Data de fechamento
- Estado
- Tipo de não conformidade
- Nome do formulário de criação
- ID do formulário de criação
- Descrição da não conformidade
- Prioridade
- Responsáveis
- Localizacao
- Participantes

📌 Integrações

- Integração com Google Sheets

Você pode integrar o Google Sheets para gerenciar suas não conformidades. Siga estes passos para realizar a integração:

Vá para a seção de Não Conformidades.
Clique no botão de Integrações.
Acesse o Google Sheets e crie a planilha onde deseja receber os dados (link para o Google Sheets).
- Clique em Compartilhar > Adicionar pessoas e grupos e adicione "datascope-sheets@datascope-io.iam.gserviceaccount.com > com permissões de EDITOR".
- Copie o link compartilhado.
Na tela que aparecer, cole o link compartilhado da sua planilha do Google Sheets onde os dados serão armazenados.
Salve a configuração.

As não conformidades serão enviadas após completar a integração. Não conformidades anteriores só serão enviadas se estiverem abertas e seu status for atualizado.

- Webhooks

Siga estes passos para configurar a integração de não conformidades no DataScope por meio de Webhooks:

Acesse a aba de Não Conformidades na DataScope.
Vá para a seção de Integrações e selecione Webhooks.
Insira a URL onde deseja receber os dados das não conformidades.
Crie uma nova não conformidade e preencha os campos correspondentes.
Você receberá a não conformidade em formato JSON, pronto para ser processado em qualquer outra plataforma.

Essa integração permite automatizar e personalizar a gestão de não conformidades em outras plataformas, sincronizando seus fluxos de trabalho e ativando processos automáticos sempre que uma não conformidade for criada ou editada no DataScope.

📌 Notificações

Nesta versão, você receberá notificações 1 dia e 1 hora antes do vencimento do prazo da não conformidade, garantindo que sejam fechados a tempo e resolvidos de forma eficiente.

Também receberá e-mails quando:

O usuário criar uma não conformidade.
O usuário for designado como responsável.
O usuário for participante da não conformidade.

📌 Perguntas Frequentes:

É possível criar uma não conformidade sem conexão com a internet?
- Sim, é possível criar a não conformidade, no entanto, é necessária conexão com a internet para que ele seja visualizado pela web e por outros usuários.
É possível criar uma não conformidade ao modificar um formulário?
- Não, só é possível criá-lo a partir do momento em que o formulário está sendo respondido.
Preciso finalizar o formulário para criar a não conformidade?
- Não, não é necessário finalizá-lo, embora a diferença seja que o formulário associado de onde a não conformidade foi iniciada não será exibido.
Quais permissões são necessárias para editar ou criar tipos de não conformidades?
- Você precisa de permissões de edição e de administrador para editar ou criar tipos de não conformidades na plataforma.
Posso atribuir vários responsáveis a um tipo de não conformidade?
- Sim, você pode adicionar mais de um responsável, mas deve selecioná-los um por um. Atualmente, não é possível atribuir grupos de usuários.
O que acontece se eu não selecionar um tipo de não conformidade ao criar uma nova?
- Se você não selecionar um tipo de não conformidade, será automaticamente atribuído como "Outro", e as configurações predefinidas para outros tipos de não conformidades não serão aplicadas.
Como é determinada a data de vencimento de uma não conformidade?
- A data de vencimento é definida com base nos dias após a criação da não conformidade, conforme especificado na configuração do tipo de não conformidade.
Posso atribuir mais de um formulário a um tipo de não conformidade?
- Por enquanto, só é possível selecionar um formulário por vez para atribuir a um tipo de não conformidade. Não é possível escolher pastas inteiras de formulários.
Como os formulários associados a um tipo de não conformidade são notificados?
- O formulário atribuído é enviado no chat como um botão clicável que redireciona à página do formulário. Uma vez concluído, a resposta será enviada no chat em formato de botão clicável.
O que acontece com os relatórios quando edito ou excluo um tipo de não conformidade?
- Editar tipo de não conformidade:
  - PDF e Excel: o novo nome é atualizado.
  - Google Sheets: o nome não é atualizado, permanece o antigo.
- Excluir tipo de não conformidade:
  - PDF e Excel: aparece como "Outro".
  - Google Sheets: mantém o nome excluído.
  Nota: As alterações no Google Sheets não se propagam automaticamente devido a limitações técnicas do Google.
É possível excluir uma não conformidade?
Sim, é possível excluí-la, mas certifique-se antes de continuar, pois não será possível recuperá-la.
O que é a funcionalidade de "Anexar Respostas e Formulários em Não Conformidades"?
É uma funcionalidade que permite vincular formulários e suas respostas diretamente a uma não conformidade específica, facilitando um fluxo de trabalho completo e acelerando a resolução.
Como posso anexar um formulário a uma não conformidade?
Na página da não conformidade, selecione a opção para adicionar formulários e escolha um que já tenha sido preenchido ou solicite um novo.

A funcionalidade de Não Conformidades da Datascope oferece uma solução completa para identificação, gestão e resolução de problemas em diversos contextos de trabalho, melhorando a eficiência e promovendo uma cultura de melhoria contínua.