Esta nova funcionalidade permite aos usuários identificar, relatar e resolver problemas de forma eficiente e em tempo real, resultando em uma gestão mais eficaz de situações críticas antes que se tornem problemas maiores.
📌 Benefícios da funcionalidade de Não Conformidades:
Identificação de problemas: Os usuários podem identificar e relatar problemas instantaneamente, permitindo que gerentes e supervisores abordem rapidamente os problemas antes que escalonem.
Atribuição de responsabilidade: Os problemas podem ser atribuídos a membros específicos da equipe, garantindo que as pessoas certas sejam responsáveis por sua resolução.
Acompanhamento do progresso: Os usuários podem acompanhar o progresso dos problemas e receber atualizações em tempo real sobre seu status.
Melhoria da eficiência: Permitir que os usuários abordem os problemas de forma oportuna.
📌 Casos de uso para os quais posso usar Não Conformidades:
Inspeções de Segurança no Local de Trabalho
Auditorias de Qualidade na Produção de Alimentos
Inspeções de Manutenção em Edifícios
Inspeções de Segurança em Veículos
Inspeções de Conformidade no Setor de Saúde
Auditorias de Conformidade na Indústria Financeira
📌 Processo de Criação de uma Não Conformidade
Nesta versão, as Não Conformidades podem ser criadas apenas a partir de uma pergunta tipo checklist, seja pelo aplicativo móvel ou pela web.
- Papéis das Não Conformidades:
Criador: O usuário que inicia a não conformidade e pode se autoselecionar como responsável, se desejar ter atribuições para editá-la.
Responsável: O encarregado de fechar a não conformidade e o único com autoridade para editá-la.
Participante: Qualquer usuário necessário para alcançar os objetivos da não conformidade, adicionado no momento de sua criação.
Se você tem permissões de administração ou é o administrador principal, terá a capacidade de editar e visualizar todas as não conformidades existentes em sua conta. No entanto, para receber notificações sobre essas não conformidades, é necessário se adicionar como responsável ou participante. Dessa forma, você estará ciente das mudanças e atualizações relacionadas às não conformidades em sua conta.
Para criar uma não conformidade, você seleciona o botão "+ Criar não conformidade". Em seguida, os seguintes campos obrigatórios serão exibidos:
Nome: título ou identificador da não conformidade, que fornece uma referência rápida sobre o problema ou situação que está sendo abordada.
Descrição: fornece detalhes adicionais sobre a não conformidade, incluindo seu contexto, possíveis causas e qualquer informação relevante que ajude a entender e resolver efetivamente.
Atribuído a (Responsáveis): são as pessoas designadas para fechar a não conformidade e são as únicas autorizadas a editar suas informações. Essas pessoas são responsáveis por garantir que a não conformidade seja tratada adequadamente e resolvida dentro do prazo estabelecido.
Data de vencimento: prazo final para concluir a não conformidade.
Prioridade: define a importância e o nível de urgência da não conformidade. É classificado como baixa, média, alta e crítica:
e campos opcionais:
Endereço: permite especificar o local onde a não conformidade foi identificada ou ocorreu, fornecendo contexto adicional para sua resolução (Lista de endereços)
Participantes: usuários adicionais necessários para abordar e resolver a não conformidade. Esses usuários são adicionados no momento da criação da não conformidade e podem desempenhar papéis específicos em sua resolução.
Posteriormente, você pode acessar a opção "Não Conformidades" para visualizá-la. Nessa opção, você pode:
Chat: permite que os usuários envolvidos na não conformidade se comuniquem diretamente dentro da plataforma, discutindo detalhes, compartilhando informações relevantes ou coordenando ações para sua resolução.
Ver detalhes: acessar uma visualização detalhada da não conformidade, que inclui seu nome, descrição, responsáveis, data de vencimento, prioridade e qualquer outro dado relevante.
Editar a descoberta: modificar os campos da não conformidade.
Modificar o estado: alterar o estado da não conformidade, que pode ser definido como aberto, em andamento, suspenso ou concluído, de acordo com seu progresso e situação atual. Essa função ajuda a manter um acompanhamento claro do estado e evolução da não conformidade.
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Pela plataforma web, também é possível criar a não conformidade seguindo os mesmos passos. Além disso, você poderá visualizar o formulário de onde a não conformidade foi originada e exportar o PDF com o resumo da não conformidade gerada.
Além disso, é importante destacar que você pode criar tantas não conformidades quanto houver itens em sua pergunta tipo checklist. Isso permite uma gestão detalhada e minuciosa dos problemas identificados, garantindo que cada aspecto seja abordado de forma individual e eficiente.
📌 Exportar não conformidades
Você pode exportar as não conformidades individualmente em formato PDF ou exportar todas as não conformidades em um arquivo Excel.
Exportar uma Não Conformidade em PDF
Navegue até a não conformidade que deseja exportar.
Clique no botão de Exportar conforme indicado na imagem:
O sistema gerará um arquivo PDF com os detalhes da não conformidade selecionada.
Exportar Todas as Não Conformidades em Excel
Vá para a seção de Não Conformidades.
Clique no botão de Exportar conforme indicado na imagem:
O sistema gerará um arquivo Excel que incluirá os seguintes dados de todas as não conformidades:
ID da não conformidade
Nome da não conformidade
Data de criação
Data de fechamento
Estado
Tipo de não conformidade
Nome do formulário de criação
ID do formulário de criação
Descrição da não conformidade
Prioridade
Responsáveis
Localizacao
Participantes
📌 Notificações
Nesta versão, você receberá notificações 1 dia e 1 hora antes do vencimento do prazo da não conformidade, garantindo que sejam fechados a tempo e resolvidos de forma eficiente.
Também receberá e-mails quando:
O usuário criar uma não conformidade.
O usuário for designado como responsável.
O usuário for participante da não conformidade.
📌 Perguntas Frequentes:
É possível criar uma não conformidade sem conexão com a internet?
Sim, é possível criar a não conformidade, no entanto, é necessária conexão com a internet para que ele seja visualizado pela web e por outros usuários.
É possível criar uma não conformidade ao modificar um formulário?
Não, só é possível criá-lo a partir do momento em que o formulário está sendo respondido.
Preciso finalizar o formulário para criar a não conformidade?
Não, não é necessário finalizá-lo, embora a diferença seja que o formulário associado de onde a não conformidade foi iniciada não será exibido.
A funcionalidade de Não Conformidades da Datascope oferece uma solução completa para identificação, gestão e resolução de problemas em diversos contextos de trabalho, melhorando a eficiência e promovendo uma cultura de melhoria contínua.