As tarefas permitem atribuir formulários a um ou vários usuários para que os preencham em uma data, um horário e, se for o caso, um local determinados.
Você pode atribuir uma tarefa a usuários específicos ou a grupos de usuários, e pode configurá-la para que se repita automaticamente.
💡 Qual opção eu preciso?
Se você precisa... | Use... |
Atribuir uma tarefa pontual a uma ou várias pessoas | Nova Tarefa |
Que uma tarefa se repita (diária, semanal, mensal, anual ou personalizada) | Frequência da tarefa, dentro de Data e frequência |
Criar muitas tarefas de uma vez a partir de um Excel | Importação em massa |
Que apenas uma pessoa do grupo responda por todos | Participação > Somente uma resposta por grupo |
Dar mais tempo ou uma nova data a uma tarefa | Editar a tarefa na coluna Ações |
Saber quantas tarefas estão completas, pendentes ou vencidas | Cartões de estado em Atribuir Tarefas |
Levar suas tarefas para uma planilha | Exportar ou Google Sheets |
📌 Como criar uma tarefa?
Acesse a Plataforma Web da DataScope.
Vá para Atribuir Tarefas.
Selecione Nova Tarefa.
Preencha as quatro seções do formulário: Informações da tarefa, Data e frequência, Participação e Lembretes.
Selecione Criar.
O botão Criar é habilitado quando você preenche os campos obrigatórios, que aparecem marcados com um asterisco (*).
👥 Informações da tarefa
Usuários (obrigatório): selecione Adicionar usuários e escolha para quem deseja atribuir a tarefa. Você pode selecionar:
Usuários: um ou vários usuários específicos.
Grupos de usuários: um ou vários grupos criados previamente. Se for atribuir a tarefa a um grupo, consulte também: Como atribuir uma tarefa a um grupo de usuários?
Formulários (obrigatório): selecione Selecionar formulários e escolha um ou mais formulários que o usuário deverá preencher como parte da tarefa.
Local: opcionalmente, você pode selecionar o Local onde a tarefa deve ser realizada.
Ativo: você também pode vincular um Ativo da sua conta à tarefa. Por padrão, aparece Sem ativo. Quando o usuário entrar no formulário a partir da tarefa, as perguntas que usam a lista de ativos serão preenchidas automaticamente com as informações do ativo atribuído, tanto no app quanto na web.
Descrição: você pode adicionar uma descrição para dar ao usuário informações adicionais sobre a atividade. Essa descrição estará disponível antes de ele começar a responder ao formulário. Consulte: Como visualizar a descrição e a lista de verificação de uma tarefa atribuída?
Tarefas a realizar: você pode adicionar atividades adicionais por meio de um checklist. Essas atividades são independentes do formulário. Para adicionar outra atividade, selecione Adicionar tarefa ou pressione Enter.
Por exemplo:
Trazer amostras das instalações do cliente.
Revisar as ferramentas antes de começar.
Entregar a documentação ao supervisor.
📅 Data e frequência
Nesta seção, você define quando a tarefa é realizada, por quanto tempo ela ficará disponível e se ela se repete.
Data de início (obrigatório): dia e hora em que a tarefa começa. Ambos os dados são selecionados no mesmo campo.
Duração da tarefa em horas (obrigatório): prazo disponível para concluí-la.
Permitir responder após a data limite: caixa de seleção que define se o usuário poderá responder depois de vencido o prazo.
Frequência da tarefa
Por padrão, a tarefa é realizada Somente uma vez. Se você precisa que ela se repita, a DataScope pode gerar as tarefas automaticamente nas datas correspondentes, no estilo dos eventos recorrentes de um calendário. Você define a frequência uma única vez.
No menu Frequência da tarefa, você pode escolher:
Somente uma vez.
Diária.
Semanal: você escolhe os dias da semana.
Mensal: você escolhe o dia do mês.
Anual.
Personalizado: em Repetir a cada, você define um número e uma unidade de tempo (dias, semanas, meses ou anos).
Em Finalização, você define quando a repetição termina:
Nunca.
Data: a repetição termina na data que você selecionar.
Após: a repetição termina depois da quantidade de repetições que você indicar.
Antes de salvar, um quadro mostra um resumo, por exemplo "Será gerada uma tarefa a cada 1 dia, das 12:00 às 16:00", e as próximas tarefas que serão geradas, com suas datas.
📌 Importante: antes era possível selecionar vários dias do calendário para repetir uma tarefa. Agora a repetição é configurada com a frequência.
Programar envio da tarefa
Defina com quanta antecedência o usuário receberá a tarefa. Você pode escolher entre:
Enviar agora
Início da tarefa
1 dia antes
3 dias antes
1 semana antes
15 dias antes
1 mês antes
As opções disponíveis dependem da data de início da tarefa: você não pode escolher uma opção cuja data de envio já teria passado. Por exemplo, se a tarefa é para o mesmo dia, você não pode selecionar dias de antecedência.
📌 Importante: uma tarefa que se repete não pode ser enviada toda de uma vez com Enviar agora. Nesse caso, a opção aparece desabilitada e você deve escolher com quantos dias de antecedência cada tarefa é avisada. Para conhecer mais detalhes, consulte: Programação de tarefas atribuídas
👤 Participação
Obrigatória: (Todos os usuários ou grupos devem responder à tarefa): essas tarefas devem ser respondidas e concluídas por todos os usuários dentro do prazo estabelecido. Não há a opção de rejeitar a tarefa, portanto cada usuário é obrigado a cumprir os requisitos antes da data limite.
Voluntária: (Todos os usuários ou grupos podem aceitar/rejeitar a tarefa): essas tarefas permitem que os usuários escolham se desejam aceitá-las ou rejeitá-las. Ao receber uma tarefa voluntária, os usuários podem decidir se querem se comprometer a concluí-la. Se aceitarem a tarefa, devem cumpri-la dentro do prazo indicado. Se a rejeitarem, não têm nenhuma obrigação de realizá-la.
Somente uma resposta por grupo: (Disponível apenas para tarefas atribuídas a grupos): a primeira pessoa do grupo que aceitar a tarefa será quem a concluirá em nome do grupo. Depois que a resposta for enviada, a tarefa será marcada como concluída para todos os integrantes do grupo.
🔔 Lembretes
Os lembretes são enviados automaticamente de acordo com a data de vencimento da tarefa. Você pode escolher quanto tempo antes do vencimento deseja que o usuário receba um lembrete:
15 min
30 min
1 hora
1 dia
3 dias
1 semana
Você pode selecionar mais de uma opção. Depois, escolhe o canal de notificação:
Notificação no app.
E-mail.
Você pode ativar um ou ambos os canais. O lembrete pode incluir informações como a data, a hora e o local da tarefa.
📅 Convite de calendário
O e-mail de atribuição de uma tarefa inclui automaticamente um convite de calendário no formato .ics. Dependendo do cliente de e-mail utilizado:
Gmail: pode mostrar o evento diretamente no e-mail.
Outlook: pode incluir o arquivo de calendário como anexo.
O evento inclui o nome do formulário, a data e a hora de início e a duração estimada da tarefa.
⏰ O que acontece quando o prazo de uma tarefa vence?
Isso depende da caixa Permitir responder após a data limite:
Se não estiver ativada: quando a tarefa ultrapassa o prazo, passa ao estado Incompleta e o usuário não pode mais respondê-la.
Se estiver ativada: o usuário pode responder mesmo depois de passadas a data e a duração configuradas.
Se você precisa dar mais tempo a uma tarefa vencida, edite a tarefa e altere a data ou a hora. Consulte: Como reatribuir uma tarefa?
✏️ Editar ou excluir tarefas com frequência
Esta seção se aplica apenas às tarefas que você criou com uma frequência diferente de Somente uma vez. Nas tarefas de uma única vez, essa escolha não aparece.
Como reconhecê-las na lista?
Em Atribuir Tarefas, essas tarefas mostram um ícone de repetição ao lado do nome do formulário. Ao passar o cursor sobre o ícone, um quadro indica a cada quanto tempo a tarefa é gerada e quais são as próximas datas. Por exemplo: "Será gerada uma tarefa a cada 1 dia, das 12:00 às 16:00". Se você definiu uma data de término, o quadro a mostra, por exemplo "Até 15 out, 2026".
Cada tarefa gerada aparece na lista com seu próprio ID e seu próprio estado, por exemplo Programada.
O que acontece ao excluir ou editar?
Ao excluir uma tarefa com frequência, a DataScope pergunta Quais tarefas você quer excluir? e você escolhe entre:
Somente esta tarefa (aparece selecionada por padrão).
Esta e as próximas tarefas.
Depois, você confirma com Excluir ou cancela com Cancelar. Ao editar uma tarefa com frequência, você também escolhe se a alteração se aplica a essa tarefa ou a ela e às próximas.
Tenha em mente que:
As tarefas que já foram respondidas ou que já passaram não são modificadas nem excluídas.
Excluir Esta e as próximas tarefas interrompe a série: nenhuma tarefa nova é criada.
📥 Importar várias tarefas em massa
Se você precisa criar uma grande quantidade de tarefas, pode importá-las a partir de um arquivo Excel.
Em Atribuir Tarefas, selecione o ícone de enviar arquivo e depois Importar agora.
Baixe o modelo com Baixar exemplo e preencha os campos marcados com asterisco (*).
Envie seu arquivo arrastando-o ou procurando-o no seu computador. Pode levar alguns minutos para ser processado.
O painel de importação mostra os requisitos do arquivo. Entre os principais:
Evite valores repetidos na coluna ID.
Preencha a coluna Nome do Formulário.
Se for uma tarefa individual, preencha E-mail do Usuário.
Se for uma tarefa em grupo, preencha Nome do grupo e Tipo de atribuição.
Preencha as colunas Data/Hora de Início e Margem de horas.
Se a tarefa se repete, você pode preencher as colunas de frequência, que são opcionais.
Em uma tarefa que se repete, se você deixar vazia a coluna Programar envio (dias antes), a tarefa é importada com Início da tarefa.
Para conhecer o detalhe de cada coluna, consulte: Como importar tarefas em massa?
Histórico de importação
Cada vez que você importa tarefas, a DataScope gera um registro detalhado com o resultado de cada linha do arquivo. Para vê-lo, selecione o ícone de enviar arquivo e depois Ver histórico.
Ali você pode identificar quais tarefas foram criadas corretamente, quais foram atualizadas e quais falharam, com o motivo do erro em cada caso.
Para as linhas com erro, o histórico mostra a opção Corrigir e tentar novamente, que permite editar os dados dessa linha e enviá-la de novo sem repetir toda a importação.
Exemplos de erros comuns:
ID em uso (tarefa em andamento ou concluída): o ID da tarefa já corresponde a uma tarefa ativa ou finalizada e não pode ser reutilizado.
Alterações detectadas: a linha atualizou uma tarefa existente. O registro indica quantos campos mudaram.
📊 Exportar tarefas e conectá-las ao Google Sheets
Exportar
O botão Exportar baixa um arquivo Excel (.xlsx) com as tarefas cuja data de execução esteja dentro do intervalo de datas aplicado no filtro Data. Antes de exportar, você pode alterar o nome do arquivo.
Google Sheets
O botão Google Sheets permite conectar suas tarefas atribuídas a uma planilha do Google. Para garantir uma integração adequada, privada e segura, compartilhe seu documento com permissões de editor somente com datascope-sheets@datascope-io.iam.gserviceaccount.com. Você pode copiar esse endereço na tela de integração.
🔎 Como monitorar as tarefas atribuídas?
Em Atribuir Tarefas, você pode consultar o estado de todas as tarefas.
Resumo por estado
Na parte superior, você verá cartões com a quantidade de tarefas em cada estado:
Programadas: a tarefa foi criada e ficou agendada para uma data futura.
Atribuídas: a tarefa já foi enviada ao usuário responsável.
Aceitas: exclusivo de tarefas voluntárias. Ocorre quando o usuário aceita a tarefa.
Completas: a tarefa é marcada como completa quando o usuário responde ao formulário atribuído.
Incompletas: a tarefa ultrapassou o prazo permitido para ser concluída e não pode mais ser enviada.
Rejeitadas: exclusivo de tarefas voluntárias. Ocorre quando o usuário rejeita a tarefa.
Busca e filtros
Você pode usar a barra de busca para encontrar tarefas pelo nome do formulário e combinar estes filtros:
Data: intervalo de execução da tarefa.
Local
Formulário
Estado
Usuários
ID da tarefa
Ativos
Origem: Individual (tarefas atribuídas a usuários), Planejamento (tarefas geradas a partir de um planejamento) ou Grupal (tarefas atribuídas a grupos).
Por padrão, Atribuir Tarefas mostra um intervalo de 15 dias. Se você não encontrar uma tarefa, verifique primeiro o intervalo do filtro Data e amplie-o, se necessário.
O que a tabela mostra
A tabela inclui o ID da tarefa, os usuários e grupos atribuídos, o formulário, o local, a data de início com sua duração, o estado e quantos usuários responderam (por exemplo, 1/1 responderam). Na coluna Ações, você pode editar a tarefa.
Cronograma
Ao lado de Tarefas, você encontrará a aba Cronograma, um calendário para acompanhar graficamente as tarefas atribuídas por usuário.
Com um duplo clique em uma tarefa, você abre seus detalhes. Pelo ícone de visualização, chega à resposta do usuário, e em Histórico vê a data e a hora em que foi atribuída.
Com Shift e a roda do mouse, você se desloca da esquerda para a direita.
Com Alt e a roda do mouse, você aproxima ou afasta o cronograma.
✅ Como concluir uma tarefa?
Os usuários podem concluir as tarefas atribuídas pelo aplicativo da DataScope e também pela Plataforma Web.
Para conhecer o passo a passo no aplicativo, consulte: Como concluir uma tarefa na DataScope?
No app, a busca de Tarefas atribuídas encontra tarefas pelo nome do formulário, nome do local, descrição ou ID da tarefa. O ID deve ser digitado completo. A busca não diferencia maiúsculas nem acentos e funciona com e sem conexão.
❓ Perguntas frequentes
Como atribuo uma tarefa recorrente? Ao criar a tarefa, em Data e frequência, escolha a Frequência da tarefa (diária, semanal, mensal, anual ou personalizado) e quando a repetição termina.
Posso enviar imediatamente uma tarefa que se repete? Não. Nas tarefas que se repetem, você deve escolher com quantos dias de antecedência cada uma é avisada.
O que acontece com as tarefas já respondidas se eu editar ou excluir uma série? Elas não são modificadas. As alterações se aplicam apenas a tarefas que ainda não foram realizadas nem passaram.
Não vejo uma tarefa em Atribuir Tarefas, por quê? Por padrão, a lista mostra um intervalo de 15 dias. Amplie o intervalo do filtro Data e verifique se não há outros filtros aplicados, como Estado, Usuários ou Origem.
Como interrompo uma tarefa que se repete? Exclua a tarefa escolhendo Esta e as próximas tarefas. A série é interrompida e nenhuma tarefa nova é criada.
O usuário não consegue responder a uma tarefa vencida, o que faço? Edite a tarefa e altere a data ou a hora, ou ative a caixa Permitir responder após a data limite ao criar novas tarefas.