Você pode criar tarefas atribuídas a grupos inteiros de usuários. Todos os integrantes do grupo recebem a tarefa e, de acordo com o tipo de participação que você escolher, um ou vários deles deverão concluí-la.
💡 Qual opção eu preciso?
Se você precisa... | Use... |
Que todos os integrantes do grupo respondam | Participação: Obrigatória |
Que cada integrante decida se aceita ou rejeita | Participação: Voluntária |
Que apenas uma pessoa responda por todo o grupo | Participação: Somente uma resposta por grupo |
Que a tarefa se repita | Atribua-a a usuários, e não a um grupo: as tarefas de grupo não podem se repetir |
Criar muitas tarefas em grupo a partir de um Excel | Importação em massa, com Tipo de atribuição: grupal |
Encontrar as tarefas em grupo na lista | Filtro Origem: Grupal |
✅ O que você precisa ter pronto?
Pelo menos um grupo de usuários criado na DataScope.
Pelo menos um formulário disponível para atribuir.
📌 Como criar uma tarefa em grupo?
Acesse a Plataforma Web da DataScope.
Vá para Tarefas.
Selecione Nova Tarefa.
Preencha as quatro seções do formulário: Informações da tarefa, Data e frequência, Participação e Lembretes.
Selecione Criar.
Informações da tarefa
No campo Usuários, selecione Adicionar usuários.
No painel que se abre, selecione Grupos de usuários.
Procure o grupo pelo nome ou role a lista. Marque o grupo ou os grupos que deseja atribuir. Cada grupo mostra a quantidade de integrantes.
Selecione Fechar para confirmar. Os grupos aparecem como etiquetas no campo Usuários, e você pode remover um deles com o x da etiqueta.
Em Formulários, selecione Selecionar formulários e escolha o formulário que devem preencher.
Preencha os campos opcionais: Local, Ativo, Descrição e Tarefas a realizar.
Para conhecer o detalhe de cada campo, consulte: Como atribuir uma tarefa a um usuário na DataScope?
Data e frequência
Data de início (obrigatório): dia e hora em que a tarefa começa.
Duração da tarefa em horas (obrigatório): prazo disponível para concluí-la.
Permitir responder após a data limite: caixa de seleção que define se será possível responder depois de vencido o prazo.
📌 Importante: uma tarefa atribuída a um grupo não pode se repetir. Em Frequência da tarefa, a opção Somente uma vez fica selecionada e não pode ser alterada. Se você precisa que a tarefa se repita, remova o grupo e atribua-a a usuários.
Programar envio da tarefa
Defina com quanta antecedência os integrantes do grupo receberão a tarefa. Você pode escolher entre Enviar agora, Início da tarefa, 1 dia antes, 3 dias antes, 1 semana antes, 15 dias antes ou 1 mês antes.
As opções disponíveis dependem da data de início: você não pode escolher uma opção cuja data de envio já teria passado. Para conhecer mais detalhes, consulte: Programação de tarefas atribuídas
Participação
Escolha como os integrantes do grupo devem responder:
Obrigatória: todos os usuários devem responder à tarefa. Não têm a opção de rejeitá-la.
Voluntária: todos os usuários podem aceitar ou rejeitar a tarefa. Se a aceitarem, devem concluí-la dentro do prazo estabelecido.
Somente uma resposta por grupo: a primeira pessoa que aceitar a tarefa a concluirá para todo o grupo. Depois que a resposta for enviada, a tarefa é marcada como concluída para todos os integrantes. É útil quando você só precisa de uma resposta, não importa quem a dê.
Lembretes
Os lembretes são enviados automaticamente de acordo com a data de vencimento da tarefa. Você pode escolher quanto tempo antes deseja que sejam enviados (15 min, 30 min, 1 hora, 1 dia, 3 dias ou 1 semana, e pode selecionar mais de uma opção) e o canal: Notificação no app, E-mail ou ambos.
📬 O que acontece depois de criar a tarefa em grupo?
Todos os integrantes do grupo recebem um e-mail e uma notificação no app com o assunto "Você tem uma nova tarefa em grupo", que indica quem a atribuiu, a data de início, o vencimento e o local.
O e-mail inclui o botão Ir para a tarefa, para que possam acessá-la diretamente.
Na lista de Tarefas, você pode ver o detalhe da tarefa em grupo, incluindo o estado de andamento de cada integrante e seu painel de estatísticas.
Para encontrar as tarefas em grupo na lista, use o filtro Origem e selecione Grupal.
📥 Importação em massa de tarefas em grupo
Se você usa a importação em massa de tarefas (ou de planejamentos), o modelo inclui estas colunas para as tarefas em grupo:
Tipo de atribuição: escreva grupal (ou individual, que é o valor padrão).
Nome do grupo: preencha quando o tipo de atribuição for grupal. O grupo deve existir e ter usuários ativos.
Obrigatoriedade: use 1 para que apenas uma pessoa do grupo responda.
Como as tarefas em grupo não podem se repetir, deixe vazias as colunas de frequência nessas linhas.
Para conhecer todas as colunas do modelo, consulte: Como importar tarefas em massa?
❓ Perguntas frequentes
Posso atribuir a um grupo uma tarefa que se repete? Não. As tarefas atribuídas a um grupo não podem se repetir. Para repeti-la, atribua-a a usuários em vez de a um grupo.
Não consigo selecionar uma frequência, por quê? Porque a tarefa está atribuída a um grupo. Remova o grupo para configurar uma frequência.
Qual a diferença entre Voluntária e Somente uma resposta por grupo? Em Voluntária, cada usuário decide se aceita ou rejeita a tarefa e, se aceitar, a conclui. Em Somente uma resposta por grupo, a primeira pessoa que aceita a conclui para todo o grupo.
Como encontro as tarefas em grupo na lista? Em Tarefas, use o filtro Origem e selecione Grupal.
Posso atribuir tarefas a um grupo a partir do Excel? Sim. Em Tipo de atribuição, escreva grupal e preencha Nome do grupo. O grupo deve existir e ter usuários ativos.