A assinatura dinâmica permite definir automaticamente quem deve assinar um documento com base nas respostas de um formulário, oferecendo maior flexibilidade nos fluxos de aprovação sem a necessidade de pré-configurar usuários fixos.
Dessa forma, os signatários são atribuídos automaticamente de acordo com os dados inseridos durante o preenchimento do formulário.
🔍 O que é uma assinatura dinâmica?
Os signatários dinâmicos são pessoas designadas automaticamente com base nas respostas de um formulário.
Essa configuração é especialmente útil em processos nos quais os responsáveis podem variar, como em casos de turnos, atribuições temporárias ou aprovações por diferentes áreas.
Por exemplo, se o seu formulário incluir uma pergunta como:
“Quem deve aprovar este documento?”
O sistema utilizará a resposta (e-mail ou valor selecionado) e enviará a solicitação de assinatura para essa pessoa assim que o formulário for enviado.
⚙️ Como configurar signatários dinâmicos
Acessando a configuração de assinaturas
Acesse a seção Formulários no menu principal.
Abra o formulário que deseja configurar.
Clique na aba Configurar assinatura.
Opções gerais de configuração
Assinatura obrigatória: Todos os usuários configurados devem responder, seja assinando ou rejeitando a solicitação.
Assinatura opcional: Apenas um dos signatários configurados precisa assinar o documento.
Configuração dos signatários
Selecione o responsável pela solicitação.
Clique em Adicionar signatários.
Selecione a opção Signatário dinâmico.
Selecione as perguntas do formulário que determinarão os signatários.
Podem ser perguntas do tipo Seleção de lista de dados (listas de locais ou listas personalizadas).
Ou perguntas do tipo Texto com validação de endereço de e-mail.
Clique em Salvar alterações.
⚠️ Importante:
Para perguntas que utilizam listas personalizadas, o e-mail para o qual a solicitação será enviada é o que estiver registrado no Atributo 1.
🔄 Tipos de fluxo de assinatura
Depois de definir os signatários, você pode escolher o tipo de fluxo:
Assinatura simultânea: A solicitação é enviada ao mesmo tempo para todos os signatários.
Sequência de assinaturas: A solicitação é enviada na ordem definida. Cada signatário recebe a solicitação depois que o anterior concluir sua assinatura.
💡 Observação: Se a assinatura estiver configurada como opcional, a opção de sequência não estará disponível.
🧩 Como funciona
Depois que a assinatura dinâmica é configurada, o fluxo de assinatura é gerado automaticamente sempre que uma resposta do formulário é enviada.
Dependendo da configuração, as solicitações de assinatura podem ser simultâneas (todos os signatários recebem a solicitação ao mesmo tempo) ou sequenciais (quando o primeiro assina, a solicitação é enviada ao próximo).
💡 Vantagens da assinatura dinâmica
Continuidade operacional: Os fluxos de assinatura permanecem ativos mesmo quando os responsáveis são alterados.
Evita bloqueios: Ausências ou substituições não interrompem a aprovação de documentos.
Atribuição automática: Os signatários são definidos com base nas informações reais do formulário.
Redução de erros: Minimiza o risco de selecionar os signatários incorretos.
⚠️ Considerações importantes
Cada documento assinado consome 1 ação.
Se o formulário utilizar o e-mail de um usuário cadastrado na DataScope, ele deverá ser o mesmo e-mail configurado na assinatura desse usuário para que ele possa fazer login e assinar corretamente.
Se for utilizado um e-mail diferente ou não cadastrado, a solicitação será enviada como signatário externo.