En DataScope, puedes agregar formularios a un Ticket de dos formas: vinculándolos manualmente o configurando la solicitud automática en tipos específicos de Ticket. Ambas opciones permiten una mayor flexibilidad y eficiencia en la gestión y resolución de incidentes, asegurando que toda la información esté centralizada y accesible.
📌 El módulo Tickets está disponible en los planes Professional y Enterprise. Las cuentas con plan Gratuito o Starter pueden activar una prueba de 30 días.
💡 ¿Qué opción necesito?
Si quieres... | Haz esto |
Pedir que alguien complete un formulario para un Ticket que ya creaste | Usa Enviar formulario desde el Ticket |
Adjuntar una respuesta que ya está completada | Usa Enviar respuesta de formulario desde el Ticket |
Que se pida siempre el mismo formulario al crear un Ticket de cierto tipo | Configúralo en el tipo de Ticket, en Información adicional |
📌 Agregar formularios manualmente
Puedes adjuntar formularios o respuestas completadas directamente a un Ticket en cualquier etapa del flujo de trabajo. Esto es ideal para aquellos casos en los que se necesita recopilar información adicional después de haber creado el Ticket.
Por ejemplo: un operario reportó un incidente de seguridad, pero luego se le solicita completar un formulario adicional de evaluación de riesgos. Puedes solicitar ese formulario específico o, si ya fue completado, adjuntar su respuesta directamente al Ticket. De este modo, toda la información queda centralizada, facilitando el seguimiento y la auditoría.
Cómo hacerlo
Desde la aplicación o la web, ingresa a la sección Tickets.
Selecciona el Ticket al que deseas agregar el formulario.
Toca en el símbolo + en la parte inferior izquierda del chat, y selecciona Enviar formulario, Enviar respuesta de formulario o Enviar imagen.
Elige el formulario correspondiente para adjuntarlo.
El formulario se envía al chat del Ticket como un botón clickeable, que lleva a la página del formulario. Una vez completado, la respuesta se envía al chat, también como un botón clickeable.
📌 Configuración automática en tipos de Ticket
Otra forma de agregar formularios es configurar su solicitud de manera automática al crear ciertos tipos de Ticket. Esto asegura que, cada vez que se genere un Ticket de ese tipo, se requiera completar los formularios clave, estandarizando el proceso y reduciendo la posibilidad de omitir pasos importantes.
Por ejemplo: cuando se genera un Ticket relacionado con un mantenimiento preventivo, puedes configurar que automáticamente se solicite completar un formulario de inspección técnica. Cada vez que se cree un Ticket de ese tipo, el sistema envía la solicitud del formulario, y este se vincula al Ticket cuando el operario lo completa.
Cómo configurarlo
Desde la web, ingresa a la sección Tickets.
Selecciona Configurar, y edita un tipo de Ticket existente o crea uno nuevo. También puedes crear un tipo con Crear + > Crear tipo de ticket.
En la sección Información adicional (opcional), selecciona + Agregar formulario y elige el formulario que se debe responder.
Selecciona Guardar.
Los formularios se agregan de a uno. Aún no es posible seleccionar carpetas de formularios.
Estos formularios se solicitan automáticamente cada vez que se genera un Ticket de ese tipo, a las personas que participan en el Ticket.
📌 Beneficios:
Flujos de Trabajo Eficientes: Vincula formularios y sus respuestas a los Tickets en cualquier momento del proceso.
Mayor Flexibilidad: Agrega formularios pre-solicitados o completados fuera del Ticket para garantizar que toda la información esté centralizada.
Automatización: Configura tipos de Tickets para que soliciten automáticamente formularios específicos, asegurando que no se omitan pasos críticos.
📌 Preguntas frecuentes
¿Qué es la funcionalidad "Adjuntar respuestas y formularios en Tickets"? Es una característica que permite vincular formularios y sus respuestas directamente a un Ticket específico, facilitando un flujo de trabajo completo y acelerando la resolución.
¿Cómo puedo adjuntar un formulario a un Ticket? Desde el Ticket, toca en el símbolo +, selecciona Enviar formulario o Enviar respuesta de formulario, y elige el formulario. Si ya fue completado, adjunta su respuesta. Si no, solicita uno nuevo.
¿Qué diferencia hay entre "Enviar formulario" y "Enviar respuesta de formulario"? Enviar formulario solicita que alguien complete un formulario para el Ticket. Enviar respuesta de formulario adjunta una respuesta que ya está completada.
¿Dónde veo el formulario o la respuesta adjunta? En el chat del Ticket, como un botón clickeable que lleva a la página del formulario.
¿Cómo se notifican los formularios asociados a un tipo de Ticket? El formulario asignado se envía al chat como un botón clickeable que te redirige a la página del formulario. Una vez completado, la respuesta se envía en el chat en formato de botón clickeable.
¿Puedo configurar que un tipo de Ticket pida siempre el mismo formulario? Sí. En el tipo de Ticket, en Información adicional (opcional), agrega el formulario con + Agregar formulario. Se solicitará cada vez que se cree un Ticket de ese tipo.
¿Puedo seleccionar una carpeta de formularios para un tipo de Ticket? No. Los formularios se agregan de a uno, y aún no es posible seleccionar carpetas.
¿Esta funcionalidad está disponible para todas las cuentas? Está disponible en las cuentas con acceso al módulo Tickets: planes Professional y Enterprise. Las cuentas con plan Gratuito o Starter pueden activar una prueba de 30 días.
¿Qué beneficios aporta esta funcionalidad? Mejora la eficiencia y la trazabilidad, y facilita el seguimiento de los Tickets, reduciendo fricciones en el proceso de resolución y mejorando la organización de la información.
Para conocer más sobre el módulo, consulta: Tickets
🔔 Importante: A partir de ahora, la funcionalidad antes llamada Hallazgos pasa a llamarse Tickets. El cambio es solo de nombre, las funciones se mantienen sin modificaciones.