Cuando una respuesta se completa desde una tarea asignada, parte de la información de la tarea puede aparecer en el PDF, en el Excel y en el Google Sheets del formulario.
Al asignar una tarea, puedes definir estos datos:
Usuarios: quién recibe la tarea.
Formularios: el formulario que debe completar.
Lugar: dónde se debe realizar.
Activo: el activo vinculado, si corresponde.
Descripción: instrucciones sobre el trabajo.
Tareas a realizar: actividades adicionales, independientes del formulario.
Fecha de inicio y Duración de la tarea en horas: cuándo comienza y cuánto tiempo hay para completarla.
📌 El módulo Asignar Tareas está disponible en los planes Professional y Enterprise.
💡 ¿Dónde veo la información de la tarea?
Si necesitas... | Haz esto |
Verla en el PDF de la respuesta | Usa el PDF Estándar: la muestra automáticamente |
Verla en el Excel de respuestas | Exporta la respuesta y revisa las columnas que empiezan con Assign |
Recibirla en una hoja de Google | Integra el formulario con Google Sheets |
Mostrarla en un PDF Personalizado | Agrégala en el Editor de PDF, con las variables del asignador de tareas |
Exportar el listado de tareas, no las respuestas |
📄 1. PDF Estándar
Si usas el PDF Estándar, la información de la tarea aparece automáticamente en la parte superior del documento, en el bloque Información de la tarea asignada:
Lugar: el lugar asignado a la tarea.
Dirección: la dirección de ese lugar.
Responsable: el usuario al que se asignó la tarea.
Descripción: la descripción que se agregó al asignar la tarea.
Tareas: la lista de tareas a realizar.
¿Qué es la información de ubicación detectada?
Sobre el bloque de la tarea, el PDF puede mostrar Información de ubicación detectada. Es distinta de la información de la tarea:
Información de ubicación detectada: el lugar detectado por GPS donde se envió la respuesta. Indica el nombre del lugar, a qué versión de lugares pertenece y a qué distancia está.
Información de la tarea asignada: el lugar que se asignó en la tarea.
Ambos pueden coincidir o no.
📊 2. Excel
Al exportar las respuestas de una tarea realizada, el Excel incluye estas columnas:
Columna | Qué indica |
Assign Start | Fecha y hora en que se asignó la tarea. |
Assign Location | Lugar en que se asignó la tarea. |
Assign Description | Detalles agregados en el campo Descripción al asignar la tarea. |
Para conocer cómo exportar respuestas, consulta: ¿Cómo exportar respuestas a Excel?
📑 3. Google Sheets
Al integrar tu formulario con Google Sheets, recibes los datos de cada respuesta, incluidos los de la asignación de la tarea:
Columna | Qué indica |
Assigned date | Fecha asignada en la tarea. |
Assigned time | Hora asignada en la tarea. |
Assigned location | Lugar asignado. |
Assigned location code | Código del lugar asignado. |
First answer | Fecha y hora de la primera respuesta. |
Last answer | Fecha y hora de la última respuesta. |
Minutes to perform | Cuánto tiempo tardó el usuario en completar el formulario. |
Para conocer cómo integrar un formulario, consulta: ¿Cómo integrar mi formulario a un Google Sheet?
Para conectar el listado de tareas asignadas, que es distinto, consulta: ¿Cómo integrar mis tareas asignadas a Google Sheet?
🎨 4. PDF Personalizado
El PDF Personalizado no muestra la información de la tarea de forma automática. Para incluirla, agrégala en el Editor de PDF.
Al asignar tareas, el editor pone a tu disposición variables como la dirección, el código y el nombre legal de la empresa, el código único del lugar y la descripción del lugar.
Para conocer cómo usarlas, consulta: Guía para el uso del Editor de PDF en DataScope
❓ Preguntas frecuentes
¿Por qué mi PDF no muestra la información de la tarea? Revisa que la respuesta se haya completado desde una tarea, y no directamente desde el formulario. Revisa también que uses el PDF Estándar: en el PDF Personalizado hay que agregar la información en el editor.
¿Qué diferencia hay entre "Información de ubicación detectada" e "Información de la tarea asignada"? La primera es el lugar detectado por GPS al enviar la respuesta. La segunda es el lugar que se asignó en la tarea.
¿Dónde veo la descripción y las tareas a realizar en el PDF? En el bloque Información de la tarea asignada, en la parte superior del PDF Estándar.
¿Dónde veo la descripción de la tarea en el Excel? En la columna Assign Description.
¿Cómo exporto el listado de tareas en vez de las respuestas? Con el botón Exportar de Asignar Tareas. Consulta: ¿Cómo exportar la lista de tareas asignadas?