Si necesitas crear muchas planificaciones, puedes importarlas desde un archivo Excel en lugar de crearlas una por una. En el mismo archivo defines las planificaciones y las tareas de cada ciclo.
📌 El módulo Planificaciones está disponible en los planes Professional y Enterprise.
💡 ¿Importar planificaciones o importar tareas?
Si necesitas... | Haz esto |
Crear varias planificaciones con sus tareas por ciclo | Importa desde el módulo Planificaciones, como se explica en este artículo |
Crear tareas sueltas, sin ciclos, desde un Excel | Importa desde Asignar Tareas. Consulta: ¿Cómo importar tareas de forma masiva? |
Que una sola tarea se repita | Usa la Frecuencia de la tarea al asignarla |
Son dos plantillas distintas. La plantilla de planificaciones tiene tres hojas, y la de tareas tiene una sola.
📥 ¿Cómo importar planificaciones?
Ingresa a la Plataforma Web de DataScope.
Ve a Planificaciones.
Junto al buscador, selecciona el ícono de subir archivo. Se abre el panel Importar planificaciones.
Paso 1: Descarga el archivo. Selecciona Descargar plantilla. El archivo contiene una hoja para configurar planificaciones y otra para configurar sus tareas. Asegúrate de completar los campos marcados con asterisco (*).
Paso 2: Edita el archivo. Completa la Hoja 1 (Planificaciones) y la Hoja 2 (Tareas) según el formato.
Paso 3: Sube el archivo. Arrástralo o selecciónalo desde tu computador con Seleccionar archivo, y luego selecciona Subir.
📌 Descarga la plantilla desde tu cuenta cada vez que importes. La hoja Tipos de planificación muestra los tipos que existen en tu cuenta en ese momento, y la frecuencia personalizada solo está disponible en la plantilla actual.
📋 Hojas de la plantilla
Hoja | Para qué sirve |
Planificaciones | Defines cada planificación: nombre, tipo, frecuencia, fechas, activo y supervisores. |
Tareas | Defines las tareas de cada planificación: formulario, usuarios, lugar, día y hora de ejecución. |
Tipos de planificación | Es la lista de los tipos de tu cuenta. La columna Tipo de la hoja Planificaciones la usa como lista desplegable. |
Las dos hojas se conectan por el ID Planificación. Cada fila de la hoja Tareas pertenece a la planificación que tenga ese mismo ID, y una planificación puede tener varias tareas.
Hoja Planificaciones
Columna | ¿Obligatoria? | Qué ingresar |
ID Planificación * | Sí | Identificador de la planificación dentro del archivo, por ejemplo PLAN-001. La hoja Tareas lo usa para asociar cada tarea. |
Tipo | No | Tipo de planificación, elegido de la lista desplegable. Déjalo vacío para una planificación sin tipo predefinido. |
Nombre * | Sí | Nombre de la planificación. |
Frecuencia | No | diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual. Si la dejas vacía, la planificación usa la frecuencia de su tipo. |
Repetir cada | No | Número entero para una frecuencia personalizada. Elige la unidad en Frecuencia y completa este número: por ejemplo, semanal y 3 repite cada 3 semanas. Si dejas Frecuencia y Repetir cada vacíos, se usa la frecuencia del tipo. |
Fecha de inicio | No | Fecha en que comienza el primer ciclo, en formato dd/mm/yyyy. |
Termina | No | Nunca, Fecha de fin o Máx repeticiones. |
Fecha de fin | No | La fecha de término, si en Termina elegiste Fecha de fin. |
Máx repeticiones | No | La cantidad de ciclos, si en Termina elegiste Máx repeticiones. |
Activo requerido | No | Sí o No. |
ID Activo | No | Identificador del activo asociado a la planificación. |
Email supervisores | No | Email del supervisor. Si son varios, sepáralos con coma. |
📌 Importante: si dejas Frecuencia y Repetir cada vacíos, la planificación usa la frecuencia de la plantilla de su tipo. Si la planificación no tiene tipo, indica siempre la frecuencia. La Fecha de inicio es obligatoria en la pantalla de creación, así que complétala también en el Excel.
Ejemplo: una planificación mensual, con Repetir cada 2, Termina: Máx repeticiones y Máx repeticiones: 12, se repite cada 2 meses y termina después de 12 ciclos.
Hoja Tareas
Columna | ¿Obligatoria? | Qué ingresar |
ID Planificación * | Sí | El ID de la planificación a la que pertenece la tarea, igual al de la hoja Planificaciones. |
ID para crear/actualizar tarea | No | Déjala vacía para crear una tarea nueva. |
Nombre Formulario * | Sí | Nombre del formulario que se asigna como tarea, tal como aparece en tu cuenta. |
Tipo de asignación * | Sí | Individual o Grupal. |
Email Usuario | Sí, en tareas individuales | Email del usuario al que se asigna la tarea. |
Nombre del grupo | Sí, en tareas grupales | Nombre del grupo. |
Día del ciclo * | Sí | Día del ciclo en que se ejecuta la tarea. Por ejemplo, 1 es el primer día. |
Hora * | Sí | Hora en que la tarea estará disponible, en formato HH:MM. |
Margen de horas | No | Cantidad de horas disponibles para completar la tarea. Corresponde a Duración de la tarea en horas. |
Permitir Respuesta Atrasada | No | 0: no se puede responder después de la fecha límite. 1: sí se puede. |
Programar Envío (días antes) | No | Cantidad de días antes del inicio en que se envía la tarea. |
Obligatorio | No | 0: el usuario puede responder (opcional). 1: solo una persona del grupo responde (solo tareas grupales). 2: el usuario debe responder. |
Descripción | No | Información adicional de la tarea. |
Tareas a realizar | No | Actividades adicionales de la tarea, separadas por punto y coma (;). |
Código Activo | No | Código del activo vinculado a la tarea. |
Para conocer cómo funcionan el envío anticipado y las actividades adicionales, consulta: Programación de tareas asignadas
Lugar
Columna | Qué ingresar |
Tipo Lugar | Location o NestableLocation. Consulta la sección sobre lugares más abajo. |
Código Lugar | Código del lugar donde se realiza la tarea. |
Nombre Lugar | Nombre del lugar. |
Dirección Lugar (antiguo) | Dirección del lugar. Solo aplica a lugares de la versión antigua. |
Email Lugar (antiguo) | Email del lugar. Solo aplica a lugares de la versión antigua. |
Teléfono Lugar | Teléfono del lugar. |
Frecuencia de cada tarea
Cada formulario puede tener su propia frecuencia o quedar igual a la de la planificación. Si una tarea se repite dentro del ciclo, completa estas columnas, que están al final de la Hoja 2:
Columna | Qué ingresar |
Frecuencia de la tarea (unidad/intervalo) | La unidad y el intervalo separados por una barra (/). Por ejemplo, semanal/2 repite la tarea cada 2 semanas. |
Días de la semana | Solo con frecuencia semanal. Los días separados por punto y coma (;). Por ejemplo, lunes;jueves. |
Día del mes | Solo con frecuencia mensual. El día del mes en que se genera la tarea. |
Déjalas vacías para que la tarea siga el ciclo de la planificación.
📍 ¿Qué lugar uso: Location o NestableLocation?
La columna Tipo Lugar indica en qué versión de lugares buscar el código que ingresaste:
Tipo Lugar | Usa lugares de... |
Location | La versión antigua: Ajustes y ayuda > Listas |
NestableLocation | La versión nueva: el módulo Lugares, estén o no anidados en sublugares |
📌 Importante: si dejas Location y tu código corresponde a un lugar del módulo Lugares, la tarea puede quedar sin lugar. Si en ese caso usas el nombre del lugar, se crea un lugar de la versión antigua. Para evitarlo, usa NestableLocation y el código del lugar.
Para conocer las diferencias entre ambas versiones, consulta: ¿Cómo filtrar respuestas por Lugar en la sección Inicio?
📤 ¿Cómo exportar planificaciones?
Junto al buscador del módulo Planificaciones, usa el ícono de descargar para exportar tus planificaciones a un archivo Excel.
El archivo tiene dos hojas:
Hoja | Qué contiene |
Planificaciones | Una fila por planificación. |
Tareas | Una fila por cada tarea de cada ciclo. |
Hoja Planificaciones
Columna | Qué indica |
ID Planificación | Identificador de la planificación. |
Nombre | Nombre de la planificación. |
Tipo | Tipo de planificación. Queda vacío si no tiene tipo. |
Frecuencia | Frecuencia de la planificación, por ejemplo Mensual. |
Fecha inicio | Fecha en que comienza el primer ciclo. |
ID Activo y Activo | Identificador y nombre del activo asociado. |
Email supervisor | Email del supervisor. |
Estado | Estado de la planificación, por ejemplo En curso, Borrador, Pausada o Atrasada. |
Tareas configuradas | Cantidad de tareas que tiene la planificación. |
Fecha creación y Creado por | Cuándo y quién creó la planificación. |
Hoja Tareas
Cada fila es una tarea de un ciclo. Estas son las columnas principales:
Columna | Qué indica |
ID Planificación, Nombre Planificación y Tipo Planificación | La planificación a la que pertenece la tarea. |
ID Tarea | Identificador de la tarea. |
Formulario | Formulario que se asignó. |
Ciclo, Inicio de ciclo y Fin de ciclo | Número del ciclo y sus fechas. |
Fecha Inicio de Tarea | Fecha y hora de inicio de la tarea. |
Correo Usuario, Tipo de asignación y Nombre grupo | A quién se asignó la tarea. |
Lugar, Código Lugar, Tipo Lugar, Dirección Lugar, Email Lugar, Teléfono Lugar, Latitud y Longitud | Datos del lugar de la tarea. |
Nombre Activo | Activo vinculado a la tarea. |
Lapso Tiempo (hrs) | Horas disponibles para completar la tarea. |
Descripción y Checklist | Descripción y tareas a realizar. |
Completada y A tiempo | Sí o No. |
Tiempo de Retraso (d/HH/mm) | Retraso al completar la tarea, en días, horas y minutos. |
Fecha Completado y Tiempo de Respuesta (m) | Cuándo se completó la tarea y el tiempo de respuesta, en minutos. |
Permite Respuesta Atrasada y Obligatorio | Configuración de la tarea. |
Estado | Estado de la tarea. |
Programar Envío (días antes) y Fecha de Envío de la Tarea | Programación del envío de la tarea. |
Algunas columnas muestran los valores en inglés:
Columna | Valores |
Obligatorio | for_everyone: el usuario debe responder. for_nobody: el usuario puede responder (opcional). for_one: solo una persona del grupo responde. |
Estado (hoja Tareas) | completed: completada. incomplete: incompleta. sent: enviada al usuario. |
📌 Importante: el archivo exportado no es la plantilla de importación. Tiene otras columnas y otros valores, como Estado, Ciclo y los resultados de cada tarea. Para importar planificaciones, descarga la plantilla desde el panel Importar planificaciones.
⚠️ Problemas frecuentes
Qué ocurre | Posible causa y solución |
Las tareas no se asocian a la planificación | El ID Planificación de la hoja Tareas no coincide con el de la hoja Planificaciones. Revisa que estén escritos igual |
El tipo no se reconoce | El valor no está en la hoja Tipos de planificación. Elígelo de la lista desplegable |
La frecuencia no se reconoce | El valor no coincide con la lista. Escríbelo como aparece: diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral o anual |
Necesito una frecuencia como cada 2 meses | Usa mensual con Repetir cada 2 |
La tarea quedó sin lugar | El Tipo Lugar no corresponde a la versión de lugares que usas. Usa NestableLocation para el módulo Lugares |
Se creó un lugar antiguo que no esperaba | Usaste el nombre del lugar con Tipo Lugar: Location. Usa NestableLocation y el código |
Las fechas o las horas no se reconocen | Usa dd/mm/yyyy para las fechas y HH:MM para las horas |
La planificación no aparece después de importarla | Revisa los filtros del listado, en especial Estado (por ejemplo, Borradores) y Fecha, y el límite de planificaciones de tu plan |
❓ Preguntas frecuentes
¿En qué se diferencia de importar tareas? La importación de planificaciones crea planificaciones con sus tareas por ciclo, desde el módulo Planificaciones. La importación de tareas crea tareas sueltas, desde Asignar Tareas.
¿Puedo importar una planificación con una frecuencia personalizada, como cada 2 meses? Sí. En la hoja Planificaciones, elige la unidad en Frecuencia y completa Repetir cada. Por ejemplo, semanal con 3 repite cada 3 semanas, y mensual con 2, cada 2 meses.
¿Puedo asignar tareas a un grupo desde el Excel? Sí. En la hoja Tareas, escribe Grupal en Tipo de asignación y completa Nombre del grupo. Para que responda solo una persona del grupo, usa Obligatorio: 1.
¿Puedo usar una frecuencia distinta para cada formulario? Sí. En la hoja Tareas, completa Frecuencia de la tarea (unidad/intervalo). Si la dejas vacía, la tarea usa la frecuencia de la planificación.
¿Puedo exportar mis planificaciones, editarlas y volver a importarlas? No con el archivo exportado, porque tiene un formato distinto al de la plantilla de importación. Para importar, descarga la plantilla desde el panel Importar planificaciones.
¿Dónde veo si las tareas de una planificación se completaron a tiempo? En la hoja Tareas del archivo exportado, en las columnas Completada, A tiempo y Tiempo de Retraso (d/HH/mm).
¿Cómo asigno lugares? Con las columnas Código Lugar y Tipo Lugar. Usa NestableLocation si tus lugares están en el módulo Lugares.
¿Qué pasa si mi plan es Professional y ya tengo 5 planificaciones en uso? El plan Professional permite hasta 5 planificaciones en uso a la vez. Archiva las que ya no uses o consulta cómo pasar a Enterprise.