La programación de envío de tareas te permite definir con anticipación cuándo el usuario recibirá una tarea, facilitando la organización y preparación del trabajo.
📌 El módulo Asignar Tareas está disponible en los planes Professional y Enterprise. En las cuentas con plan Gratuito o Starter, el módulo muestra una pantalla con los planes disponibles.
🧭 Pasos para programar el envío
Ingresa a la Plataforma Web de DataScope.
Ve a Asignar Tareas.
Selecciona Nueva Tarea o edita una existente.
Completa los campos principales: Usuarios, Formularios, Fecha de inicio y Duración de la tarea en horas.
En la sección Fecha y frecuencia, en Programar envío de la tarea, selecciona una opción:
Enviar ahora
Inicio de la tarea
1 día antes
3 días antes
1 semana antes
15 días antes
1 mes antes
Selecciona Crear.
⏱ Opciones de programación
Enviar ahora: la tarea se envía inmediatamente
Al inicio: el usuario la recibe justo en la fecha y hora de inicio configurada para la tarea
Con anticipación: permite enviar la tarea al usuario días previos a la fecha de inicio de la tarea
⚠️ Restricciones
Las opciones disponibles de programación dependen de la fecha de inicio configurada: no puedes elegir una opción cuya fecha de envío ya habría pasado.
Si la tarea es para el mismo día, no podrás seleccionar días de anticipación.
Si la tarea se repite, la opción Enviar ahora aparece deshabilitada.
🔁 Tareas que se repiten
Una tarea que se repite no se puede enviar toda con Enviar ahora. En ese caso, eliges con cuántos días de anticipación se avisa cada una.
Para conocer cómo configurar la frecuencia de una tarea, consulta la sección sobre frecuencia en: ¿Cómo asignar una tarea a un usuario en DataScope?
📅 Invitación de calendario en el email de asignación
Al asignar una tarea, el email de notificación incluye automáticamente una invitación de calendario (.ics) para que el destinatario la agregue a su agenda.
¿Qué ve el usuario según su cliente de correo?
Gmail: aparece una tarjeta de evento directamente en el correo con opciones para aceptar o rechazar. El evento se agrega automáticamente al calendario de Google.
Outlook: aparece un archivo adjunto que al abrirlo permite agregar el evento al calendario.
¿Qué información contiene el evento?
Nombre del formulario como título del evento
Fecha y hora de inicio de la tarea
Duración estimada según el gap configurado
📥 Programación en importación de tareas
Si utilizas importación masiva (Excel), también puedes definir el envío programado.
¿Qué cambió?
Se agregó una nueva columna al final:
“Programar envío (días antes)”
¿Cómo usarla?
Ingresa un número de días (por ejemplo:
1,3,7)Esto indica cuántos días antes de la fecha de inicio de la tarea se enviará
📌 Consideraciones
Si quieres que la tarea se envíe en el momento en que se crea, deja la columna vacía.
Si quieres que se envíe en la fecha y hora de inicio configuradas, escribe 0.
En una tarea que se repite, si dejas vacía la columna, la tarea se importa con Inicio de la tarea.
Al importar tareas, los correos de asignación se envían según la fecha de envío programada, y no en el momento de la importación.
📤 Programación en la exportación y en Google Sheets
El archivo Excel que exportas desde Asignar Tareas incluye las columnas Programar Envío (días antes) y Fecha de Envío de la Tarea. La fecha de envío se calcula restando a la fecha y hora de inicio los días indicados.
En la integración con Google Sheets, esas columnas aparecen como Scheduled Send Days Before y Task Send Date.
Para conocer más, consulta: ¿Cómo exportar la lista de tareas asignadas? y ¿Cómo integrar mis tareas asignadas a Google Sheet?
❓ Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre programar el envío y configurar un recordatorio? El envío programado define cuándo recibe el usuario la tarea, antes de su inicio. Los recordatorios avisan antes del vencimiento de la tarea, que es el inicio más la duración.
¿Por qué no puedo seleccionar "1 día antes" u otras opciones de anticipación? Porque la fecha de envío ya habría pasado. Las opciones disponibles dependen de la fecha de inicio: si la tarea es para el mismo día, no puedes elegir días de anticipación.
¿Por qué "Enviar ahora" aparece deshabilitada? Porque la tarea se repite. En ese caso, debes elegir con cuántos días de anticipación se avisa cada tarea.
¿Puedo programar el envío al importar tareas desde un Excel? Sí. Usa la columna Programar Envío (días antes).
¿Qué pasa si dejo vacía la columna Programar Envío (días antes) en el Excel? Si la tarea no se repite, se envía en el momento en que se crea. Si se repite, se importa con Inicio de la tarea.
Importé tareas con días de anticipación y el usuario no recibió el correo de inmediato, ¿por qué? Los correos de asignación se envían en la fecha de envío programada: la fecha de inicio menos los días indicados en Programar Envío (días antes). Si quieres que se envíen al importar, deja la columna vacía.
¿Por qué no veo el módulo Asignar Tareas? El módulo está disponible en los planes Professional y Enterprise. En las cuentas con plan Gratuito o Starter se muestra una pantalla con los planes.
¿Puedo programar el envío de una tarea asignada a un grupo? Sí. La sección Programar envío de la tarea también está disponible al asignar tareas a grupos de usuarios.