Cada vez que se responde un formulario en DataScope, se genera automáticamente un documento PDF como comprobante de la operación. Por defecto, este PDF tiene una estructura estándar, que puede ser personalizada con la información y el logo de su empresa.
Esta guía explica cómo realizar la personalización disponible para todos los usuarios en la versión estándar del PDF. Cabe destacar que esta versión está sujeta a actualizaciones y permite ajustes limitados. Si necesita un formato completamente distinto, contamos con una herramienta de PDF personalizado para adaptar la estructura a sus necesidades específicas.
📌 PDF Estándar
La versión estándar del PDF incluye en la parte superior del documento:
Información de la organización, registrada en Ajustes > Ajustes de Cuenta.
Logo de la organización.
Nombre del formulario.
Código del formulario.
Fecha y hora del envío.
Ubicación, si el formulario fue respondido desde un lugar configurado previamente.
Estatus del formulario, si fue asignado desde la pestaña Inicio.
Además, permite incluir:
Contenido personalizado al inicio o pie del documento, mediante imagen o código HTML.
⚙️ ¿Cómo personalizar el PDF estándar?
➡️ Información de la Organización
Accede a Ajustes y ayuda > Ajustes de cuenta y completa los campos con la información de tu empresa.
El logo que subas aquí también se mostrará en el PDF, aunque puedes configurarlo de forma específica como se explica a continuación.
➡️ Logo de la Organización
Para agregar un logo específico en los formularios:
Ve a Formularios > Configurar > Configurar PDF.
En la sección Logo del formulario, sube tu imagen.
Nota: El archivo tiene que estar en formato png o jpg, debe ser de proporciones cuadradas, con una dimensión recomendada 150x150 y de un tamaño máximo de 2 mb.
➡️ HTML o imagen al inicio o final del PDF
En la misma sección (Configurar PDF), puedes cargar una imagen o código HTML para que se muestre al final del documento.
Importante: El PDF Estándar solo permite las opciones de personalización indicadas anteriormente. No es posible realizar otras modificaciones, como cambiar el tamaño de las imágenes, ocultar o quitar preguntas, reorganizar el contenido o alterar la estructura del documento.
Si necesitas este tipo de ajustes o un control más avanzado sobre el diseño, será necesario utilizar el PDF Personalizado, el cual se construye desde cero mediante el Editor de PDF.
📌 PDF Personalizado
(Funcionalidad disponible en planes pagos)
El PDF Personalizado es ideal si necesitas modificar completamente el formato del documento o realizar configuraciones que no son posibles con el PDF Estándar, usando el Editor de PDF personalizado.
¿Cómo acceder?
Ve a Formularios > Configurar > Configurar PDF > PDF Personalizado.
Haz clic en Abrir editor PDF.
Dentro del editor:
En el lado izquierdo encontrarás los componentes disponibles para construir el documento.
En el lado derecho podrás ajustar las propiedades y el formato del componente seleccionado.
Los componentes disponibles para agregar a la estructura del formulario son:
Text: Campo de número o texto
Table: Agrupación de datos en forma de tabla
Container: Permite agrupar distintos componentes, los cuales pueden iterar
Barcode: Código de Barra
QR Code: Código QR
Image: Permite insertar una imagen
Header: Agrega un encabezado en el documento
Footer: Agrega un pie de página en el documento
Rectangle: Agrega un rectángulo en el documento
V. Line: Permite insertar una línea vertical
H. Line: Permite insertar una línea horizontal
Page number: Agrega número de páginas al documento
Symbol: Agrega un símbolo en el documento.
Para agregar un componente, selecciónalo y arrástralo a la posición deseada dentro del documento.
🔗 Vincular datos del formulario
Para enlazar un componente con los datos del formulario:
Haz doble clic sobre el componente.
Selecciona el botón Insert Data Field.
Se desplegará una lista con las preguntas del formulario y los campos asociados a cada una. Para ver los campos específicos, haz clic en la flecha ubicada a la izquierda del nombre de la pregunta, como se muestra en la siguiente imagen:
Campos más utilizados:
name: Nombre de la pregunta.
value: Valor o respuesta ingresada.
Nota: Para que las preguntas y campos estén disponibles, es necesario haber generado al menos una respuesta completando todas las preguntas del formulario. El editor siempre cargará los datos de la última respuesta enviada.
💾 Guardar y previsualizar
Para guardar tu avance, ve a File > Save.
Para ver una vista previa del PDF con datos reales, ve a View > Preview.
🤖 Asistente PDF DataScope Pro (GPT)
Si necesitas ayuda paso a paso para diseñar o ajustar tu PDF, puedes apoyarte en el Asistente PDF DataScope Pro, un GPT especializado en el uso del Editor de PDF Personalizado de DataScope.
Este asistente puede ayudarte a:
Elegir el componente adecuado según tu necesidad.
Resolver dudas sobre diseño, estructura y visualización.
Guiarte en configuraciones más avanzadas del editor.
👉 Accede al asistente aquí: https://chatgpt.com/g/g-6914a47ecf888191b49d0e1456bc2b88-asistente-pdf-datascope-pro
Recomendado si estás creando tu primer PDF personalizado o necesitas apoyo rápido sin salir de tu flujo de trabajo.
💡 ProTips:
Para tener una vista previa del documento PDF que se está configurando, puede entrar en la pestaña View > Preview. Esta acción generará el Documento PDF, utilizando los valores de la última respuesta del formulario.
Para una mejor experiencia, use el navegador Google Chrome.
Si no encuentras los campos para vincular datos, asegúrate de haber generado al menos una respuesta completa del formulario. El editor siempre traerá los datos de la última respuesta enviada.
✅ Cómo activar el PDF personalizado
Una vez configurado el PDF, puedes activar la plantilla en Formularios > Configurar > Configurar PDF > PDF Personalizado > Activar plantilla
Nota: El PDF Personalizado es una funcionalidad disponible en planes pagos
¿Necesitas profundizar en funcionalidades más avanzadas? Revisa el Support Center para acceder a guías especializadas sobre el Editor de PDF.
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