A assinatura eletrônica não apenas agiliza o processo de assinatura, como também permite a verificação eficiente da identidade de todo o pessoal.
Com a assinatura eletrônica, você pode:
Verificar a assinatura de todo o pessoal e garantir sua identidade.
Obter a validação da Direção do Trabalho do Chile, permitindo auditorias e certificações rápidas e seguras.
Cumprir com as regulamentações governamentais e da indústria.
Ter um backup de dados em caso de perda de formulários físicos.
Receber lembretes para assinar documentos a tempo.
📌 Passos para Configurar a Assinatura Eletrônica:
Ativação da Assinatura Eletrônica:
Inicie o processo ativando a assinatura eletrônica para a empresa, usuários signatários e formulários específicos.
Acesse a plataforma web e va até Ajustes e ajuda > Ajuste Conta > Assinatura Eletrônica para completar os dados da sua empresa e do representante legal.
Habilite os usuários que precisam solicitar e assinar documentos em Ajustes e ajuda > Usuários > Editar.
Ativação em Formulários:
Ative a assinatura eletrônica nos formulários desejados em Formulários > Configurar > Assinatura.
Verificação da Assinatura Eletrônica:
Uma vez ativada, é necessário verificar a assinatura. Você pode fazer isso no aplicativo móvel, acessando Configurações > Verificar assinatura eletrônica.
Leia e revise o Anexo do contrato e, ao aceitar, um código será enviado ao e-mail do usuário para validá-lo.
⚠️ O que acontece se eu enviar a solicitação e a assinatura não tiver sido verificada?
Se a solicitação for feita e a assinatura ainda não tiver sido verificada, o sistema enviará automaticamente uma solicitação pedindo que sigam os passos de verificação.
Solicitação da Assinatura Eletrônica:
Uma vez verificada a assinatura, você pode começar a solicitar assinaturas nos seus formulários. No aplicativo móvel, vá para Respostas Grupo (se o formulário foi respondido por outro usuário) ou Minha História > Concluídos (se o formulário foi concluído pelo seu próprio usuário). Selecione o formulário e clique no botão Solicitar Assinatura.
Três opções aparecerão:
Apenas eu: se apenas a pessoa a assinar for o solicitante.
Outros: se outros usuários forem responsáveis pela assinatura.
Outros e eu: tanto o solicitante quanto outros usuários podem assinar.
É importante destacar que neste processo estarão presentes tanto o usuário que realiza a solicitação da assinatura quanto o usuário ao qual a solicitação é feita.
As solicitações também podem ser feitas por Grupos de Usuários, o que facilitará a seleção da sua equipe
Gestão de Solicitações:
Ao enviar a solicitação, o usuário receberá um e-mail convidando-o a assinar um formulário. Para visualizar as solicitações, ele pode ir a Configurações > Assinaturas > Solicitações e clicar em cada um dos formulários para assinar. É necessário ter realizado a verificação para efetuar a solicitação.
Uma vez assinada a solicitação, tanto o solicitante quanto o solicitado poderão visualizar e baixar o documento, assim como compartilhá-lo por e-mail.
O solicitante também poderá realizar várias ações na solicitação:
Editar solicitação: se precisar adicionar outros usuários ou remover algum da lista.
Cancelar solicitação: cancelar completamente a solicitação.
📌 Pré-configuração de assinantes em formulários
A pré-configuração de assinantes permite definir antecipadamente quem deve assinar os documentos gerados por um formulário, sem depender da pessoa que o preencheu. Isso otimiza os fluxos de aprovação e assinatura, evitando erros e atrasos.
➡️ Como configurar os assinantes?
Acesso à configuração de assinaturas
Vá até a seção Formulários no menu principal.
Selecione o formulário que deseja configurar.
Clique na aba Assinatura.
Opções de configuração geral
Assinatura obrigatória: todos os usuários configurados devem responder, seja assinando ou rejeitando a solicitação.
Assinatura opcional: apenas um dos assinantes configurados precisa assinar o documento.
Configuração de assinantes
Selecione o responsável pela solicitação.
Escolha os assinantes:
Usuários ou grupos de usuários existentes na sua conta: você pode selecionar diretamente os usuários que já fazem parte da sua equipe na DataScope.
Assinantes externos: também é possível adicionar fornecedores, clientes ou outros colaboradores que não sejam usuários do DataScope. Esses assinantes externos receberão um convite e poderão assinar ou até rejeitar a solicitação, dependendo da configuração inicial do formulário.
Também é possível adicionar como assinante os e-mails pertencentes à lista de locais: ao ativar a opção "Conexão a locais", os e-mails configurados nos locais selecionados poderão receber a solicitação de assinatura quando a tarefa for concluída.
• Se o formulário incluir uma pergunta para selecionar um local, uma solicitação será enviada aos e-mails ali configurados.Se você atribuir uma tarefa com esse formulário e escolher um local, os e-mails configurados nesse local receberão uma solicitação ao concluir a tarefa.
👉 Comportamento importante: Se o e-mail associado ao local coincidir com o e-mail pessoal configurado na assinatura de um usuário interno da conta, a solicitação não será enviada como assinatura externa, mas sim atribuída diretamente ao usuário interno correspondente. Ou seja, o sistema faz uma correspondência entre o e-mail do local e o e-mail pessoal registrado na configuração de assinatura do usuário.
(Opcional) Marque a caixa "O autor do formulário também deve assinar".
Depois que o formulário for concluído, as solicitações de assinatura serão geradas automaticamente conforme a configuração.
Assinar um formulário pelo app
| Rejeitar a assinatura pelo app: Será possível aceitar ou rejeitar a solicitação de assinatura. | Histórico do fluxo de assinaturas: Pelo app é possível visualizar todo o processo da assinatura para maior transparência e acompanhamento. |
| 
| 
|
Nota: usuários com permissões de administrador podem ver todas as solicitações de assinatura da conta.
➡️ Assinantes externos
A funcionalidade de Assinantes Externos permite incluir pessoas de fora da sua organização, como fornecedores ou clientes, no processo de assinatura de documentos diretamente pelo DataScope. Essa opção elimina a necessidade de usar ferramentas externas e centraliza todo o fluxo de assinatura em uma única plataforma.
Como adicionar assinantes externos?
Durante a configuração de assinantes no formulário, ao adicionar os usuários, você poderá inserir o e-mail em Usuários Externos.
Complete a configuração do formulário.
Depois que o formulário for concluído, os assinantes externos receberão um convite por e-mail para revisar e assinar o documento
O que os assinantes externos podem fazer?
Visualizar o documento: acessam o formulário enviado e revisam os detalhes.
Assinar ou rejeitar: conforme a configuração inicial, poderão aceitar ou rejeitar a solicitação de assinatura.
Processo de assinatura para usuários externos
Ao receberem o convite, deverão assinar o formulário preenchendo os campos indicados:
Os assinantes externos também têm a opção de aceitar ou rejeitar as solicitações de assinatura, de acordo com a configuração inicial do formulário.
Como saber se o formulário tem uma pré-configuração de assinaturas?
Ao finalizar o formulário, aparecerá uma mensagem indicando isso:
➡️ Principais benefícios da pré-configuração
Economia de tempo: não é necessário que a pessoa que preencheu o formulário inicie o processo de assinatura.
Redução de erros: menos risco de atribuir assinantes incorretos.
Maior flexibilidade: opções de assinatura opcional ou obrigatória.
Rejeição de assinatura: permite sinalizar que o processo não está correto, garantindo maior precisão nos documentos finais.
Dica: pelo app é possível ver se você tem assinaturas pendentes por meio do indicador exibido no menu:
Dentro da configuração é possível estabelecer a ordem ou sequência em que as assinaturas devem ser solicitadas.
📌 Sequencialidade de assinaturas
A sequencialidade de assinaturas permite gerenciar os fluxos de assinatura dos seus formulários, definindo a ordem exata em que os usuários devem assinar, de acordo com sua função ou hierarquia no processo.
Como funciona?
Com essa funcionalidade, você pode estabelecer um fluxo de assinaturas em que cada usuário recebe a solicitação de assinatura somente quando o assinante anterior tiver concluído sua parte. Isso garante que o processo siga uma ordem lógica e estruturada.
Diferenças com a assinatura simultânea
Assinatura simultânea: todos os usuários recebem a solicitação de assinatura ao mesmo tempo.
Sequencialidade de assinaturas: as solicitações de assinatura são enviadas em uma ordem predefinida, conforme o fluxo de trabalho que você estabelecer.
Benefícios da sequencialidade de assinaturas
✅ Simplifica os fluxos de trabalho: garante que as assinaturas sigam um processo estruturado e sem interrupções.
✅ Melhor coordenação: evita confusões ou duplicações na solicitação de assinaturas.
✅ Maior eficiência: otimiza o tempo e a organização dos processos de assinatura conforme as necessidades de cada equipe.
📌 Motivo de rejeição na assinatura eletrônica
Quando um assinante decide rejeitar uma solicitação de assinatura, ele poderá incluir o motivo específico da rejeição antes de finalizar a ação.
Esse motivo ficará visível em:
Início
Documento PDF baixado
Integração com Google Sheets (coluna "Motivo de Rejeição")
Dessa forma, o criador do formulário poderá identificar claramente o que precisa ser corrigido ou revisado antes de enviar a solicitação novamente. Além disso, ele será notificado por e-mail.
💡 Importante:
O motivo de rejeição permite fechar o ciclo de feedback dentro do fluxo de assinatura, facilitando ajustes oportunos e reduzindo o tempo nos processos de validação e aprovação.
Todos os envolvidos no processo receberão um e-mail com o motivo da rejeição, tanto assinantes externos quanto usuários da plataforma.
📌 Indicadores de status das assinaturas
Os ícones de status permitem visualizar rapidamente o progresso das solicitações de assinatura nos seus formulários:
Lápis verde
: documento totalmente assinado.
Lápis vermelho
: solicitação de assinatura obrigatória feita, mas ainda faltam assinaturas.
Lápis azul 🔵: solicitação de assinatura opcional enviada, mas falta uma assinatura.
Lápis cinza: solicitação de assinatura opcional assinada.
Sem lápis: nenhuma solicitação de assinatura foi gerada.
Esses indicadores são exibidos automaticamente na plataforma web, permitindo monitorar facilmente o status de cada solicitação.
Nota: quando o ícone muda para verde, o formulário está totalmente assinado e pronto para ser processado. Se permanecer vermelho ou azul, ainda faltam ações dos assinantes.
📌 Painel de assinatura web - Gestão centralizada e assinatura em massa
O Painel de Assinatura Web permite que os usuários assinem documentos diretamente pela plataforma e gerenciem todas as assinaturas solicitadas e concluídas em um só lugar, facilitando a administração do processo de assinaturas e permitindo assinar vários documentos ao mesmo tempo.
Funcionalidades principais:
Assinatura direta pela web: os usuários podem assinar documentos sem precisar de um link por e-mail, tudo pela conta na web.
Gestão centralizada de assinaturas: controle e monitore o status de todas as assinaturas, tanto solicitadas quanto concluídas, em um painel único.
Assinatura em massa: assine vários documentos simultaneamente, ideal para usuários com grandes volumes de solicitações de assinatura.
Como usar o Painel de Assinatura Web?
Acesso ao painel: no menu principal da sua conta no DataScope, selecione a opção Assinaturas.
Assinatura de documentos: você pode selecionar um ou mais documentos para assinar. Use a opção de assinatura em massa para processar vários documentos de uma vez.
3. Gestão de solicitações: visualize todas as suas solicitações de assinatura em um só lugar e verifique quais estão pendentes ou concluídas.
Em Minhas Assinaturas > Finalizadas, você pode compartilhar o PDF do documento assinado com os e-mails que precisar, além de baixá-lo para visualização.
2. Em Solicitações Enviadas > Em Andamento, você pode ver quem já assinou e quem ainda falta assinar, além de ter a opção de excluir uma solicitação nessa etapa.
3. Em Solicitações Enviadas > Finalizadas, você pode revisar o detalhe completo das assinaturas e, assim como nas solicitações concluídas, compartilhar o PDF do documento assinado com os e-mails que precisar..
Notas importantes:
Só é possível usar essa funcionalidade com internet.
Uma vez assinado o documento, não será possível fazer alterações no formulário.
É necessário que o usuário tenha permissão de "Editar formulários" para solicitar assinaturas nos formulários.
📌 Assinatura eletrônica internacional
Também está disponível para os países detalhados abaixo — o procedimento é o mesmo, apenas mudam os dados fiscais de cada país.
Em alguns países, o identificador nacional ou de empresa não será obrigatório no momento da configuração na conta.
País | Identificador pessoal | Identificador de empresa |
México | CURP | RFC (personas morales) |
Chile | RUN / RUT | RUT (empresa) |
Brasil | CPF | CNPJ |
Argentina | CUIL / DNI | CUIT |
Colombia | Cédula de Ciudadanía / Cédula de Extranjería | NIT |
Perú | DNI / CE | RUC |
Uruguay | Cédula de Identidad | RUT |
Paraguay | Cédula de Identidad | RUC |
Bolivia | Cédula de Identidad | NIT |
Ecuador | Cédula / Pasaporte | RUC |
Venezuela | Cédula de Identidad | RIF |
Estados Unidos | SSN | EIN |
Canadá | SIN | BN |
República Dominicana | Cédula / Pasaporte | RNC |
Costa Rica | Cédula / DIMEX | Cédula Jurídica |
Panamá | Cédula / Pasaporte | RUC |
Guatemala | DPI | NIT |
El Salvador | DUI | NIT |
Honduras | Identidad Nacional | RTN |
Nicaragua | Cédula de Identidad | RUC |
Puerto Rico (US) | SSN | EIN |
Cuba | Carné de Identidad | NIT |
Jamaica | TRN | TRN (empresa) |
España | DNI / NIE | CIF / NIF |
Portugal | NIF | NIF (empresa) |
Francia | Numéro INSEE | SIRET |
Alemania | Steuer-ID | Handelsregisternummer |
Italia | Codice Fiscale | Partita IVA |
Reino Unido | National Insurance Number | Company Number |
Irlanda | PPS Number | CRO Number |
Países Bajos | BSN | KvK Number |
Bélgica | Numéro National | BCE Number |
Suiza | AHV Number | UID |
Suecia | Personnummer | Organisationsnummer |
Noruega | Fødselsnummer | Organisasjonsnummer |
Dinamarca | CPR Number | CVR Number |
Finlandia | Henkilötunnus | Y-Tunnus |
Polonia | PESEL | NIP |
República Checa | Rodné číslo | IČO |
Hungría | Személyi szám | Adószám |
Grecia | ΑΦΜ | ΑΦΜ (empresa) |
Turquía | TC Kimlik No | Vergi Numarası |
Israel | Teudat Zehut | Company Number |
Egipto | National ID | Tax ID |
Sudáfrica | ID Number | VAT Number |
Nigeria | NIN | TIN |
India | Aadhaar | PAN |
China | Resident ID | Unified Social Credit Code |
Japón | My Number | Corporate Number |
Corea del Sur | Resident Registration Number | Business Registration Number |
Australia | TFN | ABN |
Nueva Zelanda | IRD Number | NZBN |
💡 Importante:
Em países onde o campo não se aplica ou não é obrigatório, você pode deixá-lo vazio sem afetar a validade do processo.
DataScope ajusta automaticamente os campos exigidos conforme o país selecionado na sua conta.
🔎 Validação do documento por código QR
Os documentos assinados na DataScope incluem um código QR de validação, que permite verificar a autenticidade do documento e das assinaturas eletrônicas.
O código QR é exibido apenas quando o documento tem pelo menos uma assinatura.
Em documentos com PDF padrão, o QR é exibido automaticamente.
Em documentos com PDF personalizado, o código QR não é exibido automaticamente. Sua exibição deve ser configurada manualmente no editor de PDF, usando a variável
link_document_verificationdentro do elemento QR Code.
➡️ Acesso aos detalhes do documento
Ao clicar em "Baixar documento", o arquivo não é baixado automaticamente. Em vez disso, o sistema redireciona para a visualização do documento, de onde é possível baixar o PDF.
Isso ocorre porque:
Apenas usuários autenticados na DataScope podem acessar os detalhes do documento.
Em um arquivo PDF baixado diretamente não é possível validar se o usuário está logado, por isso o download é controlado pela plataforma.
📌 O link "Acesse os detalhes do documento aqui" só pode ser visualizado por usuários que fizeram login no DataScope.
➡️ Validação conforme a norma chilena (DT)
Quando a conta tem a assinatura eletrônica configurada conforme a norma do Chile, o documento incluirá um botão de validação da Direção do Trabalho (DT).
O botão da DT só aparece se a configuração de assinatura da conta corresponder ao Chile.
Esse botão será exibido somente quando houver pelo menos uma assinatura no documento.
A partir dele, é possível verificar que a assinatura eletrônica cumpre com a norma chilena vigente.
📌 Integración de Firmas con Google Sheets
Siga estes passos para integrar a coleta de assinaturas eletrônicas com o Google Sheets na DataScope:
Faça login DataScope e vá até a aba Integrações.
Clique em Google Spreadsheet e selecione Nova Assinatura.
Copie e cole o link da planilha do Google Sheets onde deseja armazenar os dados das assinaturas.
Se ainda não tiver uma planilha criada, você pode fazer isso acessando o Google Sheets.
Na planilha do Google Sheets, clique em Compartilhar > Adicionar pessoas e grupos.
Adicione o endereço:
datascope-sheets@datascope-io.iam.gserviceaccount.come configure-o com permissão de Editor.Salve a configuração.
Uma vez configurado, você começará a receber os seguintes dados das assinaturas na sua planilha do Google Sheets:
ID da solicitação
Data da assinatura
Usuário que assinou
E-mail
Nome do formulário
ID do formulário
Localização
Formulário assinado
Status da assinatura
Motivo de rejeição (se aplicável)
