A assinatura eletrônica não apenas agiliza o processo de assinatura, como também permite a verificação eficiente da identidade de todo o pessoal.
Com a assinatura eletrônica, você pode:
Verificar a assinatura de todo o pessoal e garantir sua identidade.
Obter a validação da Direção do Trabalho do Chile, permitindo auditorias e certificações rápidas e seguras.
Cumprir com as regulamentações governamentais e da indústria.
Ter um backup de dados em caso de perda de formulários físicos.
Receber lembretes para assinar documentos a tempo.
📌 Passos para Configurar a Assinatura Eletrônica:
Ativação da Assinatura Eletrônica:
Inicie o processo ativando a assinatura eletrônica para a empresa, usuários signatários e formulários específicos.
Acesse a plataforma web e va até Configurações > Conta > Assinatura Eletrônica para completar os dados da sua empresa e do representante legal.
Habilite os usuários que precisam solicitar e assinar documentos em Configurações > Usuários > Editar.
⚠️ IMPORTANTE: Os e-mails fornecidos devem ser pessoais, pois a Direção do Trabalho os utiliza como meio único para verificar a identidade dos usuários. Caso os usuários já estejam utilizando um e-mail pessoal para a conta, eles têm a opção de adicionar um endereço diferente durante o processo de registro; se ambos forem iguais, o sistema não funcionará corretamente.
Ativação em Formulários:
Ative a assinatura eletrônica nos formulários desejados na seção de Formulários.
Essa ativação pode ser feita um a um ou de forma massiva.
Verificação da Assinatura Eletrônica:
Uma vez ativada, é necessário verificar a assinatura. Você pode fazer isso no aplicativo móvel, acessando Configurações > Verificar assinatura eletrônica.
Leia e revise o Anexo do contrato e, ao aceitar, um código será enviado ao e-mail do usuário para validá-lo.
⚠️ O que acontece se eu enviar a solicitação e a assinatura não tiver sido verificada?
Se a solicitação for feita e a assinatura ainda não tiver sido verificada, o sistema enviará automaticamente uma solicitação pedindo que sigam os passos de verificação.
Solicitação da Assinatura Eletrônica:
Uma vez verificada a assinatura, você pode começar a solicitar assinaturas nos seus formulários. No aplicativo móvel, vá para Respostas Grupo (se o formulário foi respondido por outro usuário) ou Minha História > Concluídos (se o formulário foi concluído pelo seu próprio usuário). Selecione o formulário e clique no botão Solicitar Assinatura.
Três opções aparecerão:
Apenas eu: se apenas a pessoa a assinar for o solicitante.
Outros: se outros usuários forem responsáveis pela assinatura.
Outros e eu: tanto o solicitante quanto outros usuários podem assinar.
É importante destacar que neste processo estarão presentes tanto o usuário que realiza a solicitação da assinatura quanto o usuário ao qual a solicitação é feita.
As solicitações também podem ser feitas por Grupos de Usuários, o que facilitará a seleção da sua equipe
Quando uma assinatura for solicitada em um de seus formulários na plataforma web, o seguinte ícone aparecerá
Se permanecer em vermelho, significa que ainda faltam assinaturas a serem completadas. Quando o ícone ficar verde, 
significa que o formulário foi assinado por todas as partes requeridas.
Gestão de Solicitações:
Ao enviar a solicitação, o usuário receberá um e-mail convidando-o a assinar um formulário. Para visualizar as solicitações, ele pode ir a Configurações > Assinaturas > Solicitações e clicar em cada um dos formulários para assinar. É necessário ter realizado a verificação para efetuar a solicitação.
Uma vez assinada a solicitação, tanto o solicitante quanto o solicitado poderão visualizar e baixar o documento, assim como compartilhá-lo por e-mail.
O solicitante também poderá realizar várias ações na solicitação:
Editar solicitação: se precisar adicionar outros usuários ou remover algum da lista.
Cancelar solicitação: cancelar completamente a solicitação.
Pela plataforma também é possível gerenciar as assinaturas, o usuário receberá um e-mail convidando-o a assinar e, a partir do e-mail, poderá acessar uma visão resumida das informações fornecidas no formulário e realizar a assinatura eletrônica.
Notas Importantes:
Só é possível usar esta funcionalidade com internet.
Uma vez assinado o documento, não será possível efetuar modificações sobre o formulário.
É necessário que o usuário tenha permissões de "Editar formulários" para solicitar assinaturas nos formulários.
Também é possível assinar pela web.
Protip:
No aplicativo, você poderá ver se tem assinaturas pendentes pelo indicador que aparece no menu:
📌 Assinatura Eletrônica Internacional
Também está disponível para os países: Peru 🇵🇪 e Mexico 🇲🇽, , o procedimento é o mesmo, apenas mudam os dados fiscais de cada país.
Perú | México |
RUC | RFC |
Importante: Este módulo é oferecido como um complemento opcional ao seu plano atual e tem um custo adicional.
Contate nossos especialistas ou o Chat para mais informações.
📌 Integração de Assinaturas com Google Sheets
Siga estes passos para integrar a coleta de assinaturas eletrônicas com o Google Sheets na DataScope:
Faça login na DataScope e vá para a aba de Integrações.
Clique em Google Spreadsheet e selecione Nova Assinatura.
Copie e cole o link da planilha do Google Sheets onde deseja armazenar os dados das assinaturas.
Se ainda não tiver uma planilha criada, pode fazê-lo acessando o Google Sheets.
Na planilha do Google Sheets, clique em Compartilhar > Adicionar pessoas e grupos.
Adicione o endereço:
datascope-sheets@datascope-io.iam.gserviceaccount.come configure-o com permissões de Editor.Salve a configuração.
Uma vez configurado, você começará a receber os seguintes dados das assinaturas no seu Google Sheets:
ID da solicitação
Data da assinatura
Usuário que assinou
E-mail
Nome do formulário
ID do formulário
Localização
Formulário assinado
Status da assinatura
