Os Grupos de usuários permitem organizar vários usuários que precisam ter acesso aos mesmos formulários.
Ao adicionar um usuário a um grupo, ele obtém automaticamente as permissões de formulários configuradas para esse grupo. Isso facilita a administração quando você tem equipes com funções ou necessidades de acesso semelhantes.
Por exemplo, você pode criar um grupo para Supervisores, outro para Técnicos e outro para Administradores, e configurar os formulários que cada grupo pode usar.
📌 Como criar um grupo de usuários?
Para criar um novo grupo, você tem duas opções: criá-lo diretamente pela DataScope, ou fazer isso em massa importando um arquivo Excel.
Opção 1: Pela DataScope
Acesse Ajustes e ajuda > Usuários.
Clique em Grupo de Usuários > Criar Grupo +
Selecione Pela DataScope.
Digite o nome que deseja atribuir ao grupo.
Selecione os usuários que vão compor o grupo.
Selecione os formulários que o grupo terá.
Clique em Criar.
Opção 2: Pelo Excel (importação em massa)
Se você precisar criar vários grupos de uma vez, ou atribuir muitos usuários a diferentes grupos em uma única operação, pode fazer isso importando um arquivo Excel:
Acesse Ajustes e ajuda > Usuários.
Clique em Grupo de Usuários > Criar Grupo +
Selecione Pelo Excel.
Baixe o arquivo de exemplo, ele vem preenchido com os usuários atuais da sua conta, com as colunas ID, Email e Group.
Preencha a coluna Group com o nome do grupo ao qual você quer atribuir cada usuário. Se você digitar o nome de um grupo que ainda não existe, ele é criado automaticamente. Se deixar a célula em branco, esse usuário não fica atribuído a nenhum grupo. Você pode atribuir grupos diferentes a usuários diferentes no mesmo arquivo.
Envie o arquivo preenchido de volta para a DataScope.
Essa importação apenas atribui usuários aos grupos, os formulários aos quais cada grupo terá acesso devem ser configurados depois, diretamente pela DataScope.
Depois de criado, o grupo vai aparecer na lista de grupos de usuários da sua conta.
O que você pode fazer com um grupo?
Nas configurações do grupo você pode:
Mudar o nome.
Modificar as permissões de formulários, adicionando ou removendo os formulários aos quais seus integrantes terão acesso.
Excluir o grupo.
🔤 Como ordenar os grupos de usuários?
Ao lado do título "Grupos de Usuários" há um controle de ordenação que permite organizar a lista em ordem alfabética, útil em contas com muitos grupos, para localizar um sem percorrer a lista inteira.
O controle tem três estados, que alternam a cada clique:
Ordena de A a Z.
Ordena de Z a A.
Retorna a lista para a ordem de criação.
A ordenação reconhece números (fazendo com que "2. Turno da tarde" fique antes de "10. Terceirizados", sem precisar escrevê-los como 01, 02, 03), não diferencia maiúsculas nem acentos, e o ñ é ordenado entre o n e o o. Também é aplicada sobre os resultados da busca, então você pode filtrar e ordenar ao mesmo tempo. A tela sempre abre na ordem de criação; a ordem alfabética só é aplicada ao usar o controle.
👥 Como adicionar usuários a um grupo?
Você pode adicionar usuários individualmente ou vários ao mesmo tempo.
Adicionar um usuário individualmente
Acesse Ajustes e ajuda > Usuários.
Procure o usuário que deseja adicionar.
Na coluna Ações, selecione Adicionar ao grupo ou Editar.
Selecione o grupo ao qual deseja adicioná-lo.
Salve as alterações.
Você também pode selecionar um grupo ao criar um novo usuário.
Adicionar ou remover vários usuários
Se precisar atualizar vários usuários ao mesmo tempo, você pode usar as Ações em massa a partir da lista de usuários, para adicionar ou remover vários usuários de um grupo sem precisar fazer um por um.
🔐 Como funcionam as permissões de um grupo?
Os grupos permitem administrar as permissões de formulários de vários usuários a partir de um mesmo lugar.
Por exemplo, se você configurar um grupo para ter acesso aos formulários "Inspeção de segurança" e "Checklist de manutenção", todos os usuários que pertencerem a esse grupo terão acesso a esses formulários. Se depois você adicionar outro formulário ao grupo, os usuários que pertencem a ele também obterão acesso a esse formulário.
Importante: um usuário pode pertencer a um ou vários grupos, ou a nenhum.
📁 Permissões de grupos e pastas de formulários
Quando um grupo tem acesso a todos os formulários de uma pasta, a DataScope entende que esse grupo tem acesso à pasta completa, não apenas aos formulários que existiam naquele momento. Isso tem consequências automáticas:
Se depois você mover um novo formulário para essa pasta, o grupo recebe acesso a esse formulário automaticamente.
Se você retirar um formulário dessa pasta, o grupo perde o acesso a esse formulário automaticamente.
Isso só se aplica quando o grupo tem acesso a todos os formulários da pasta. Se o grupo tiver acesso apenas a alguns deles, adicionar um novo formulário à pasta não dá acesso automático, é preciso adicioná-lo manualmente.
Tenha em mente o seguinte sobre esse comportamento:
Ao mover um formulário para dentro ou para fora de uma pasta, um aviso mostra quais grupos (até 5) e quais usuários (até 3) vão ganhar ou perder acesso automaticamente.
A opção "Remover da pasta" agora pede confirmação, já que é a ação que especificamente remove permissões.
Na tela de permissões de um grupo, se você marcar todos os formulários de uma pasta, o aviso de que está concedendo acesso à pasta completa aparece na hora, enquanto você configura as permissões, não depois de salvar.
Excluir uma pasta não altera as permissões dos grupos: os formulários que estavam nela mantêm os acessos que tinham.
⚠️ Usuários com grupos e permissões individuais
Quando um usuário pertence a um ou mais grupos, suas permissões de formulários são gerenciadas por meio desses grupos, e ele não pode ter formulários atribuídos individualmente ao mesmo tempo.
Se você precisar atribuir permissões de formulários de forma individual, pode fazer isso sem adicionar o usuário a um grupo.
Por isso, antes de adicionar um usuário a um grupo, pense em como você quer administrar as permissões de formulários dele.
💡 Quando vale a pena usar grupos?
Os grupos são especialmente úteis quando vários usuários precisam acessar os mesmos formulários. Por exemplo, uma empresa com equipes por área poderia organizar:
Supervisores: formulários de supervisão e auditoria.
Técnicos: formulários de manutenção e inspeção.
Operadores: formulários de operação diária.
Em vez de configurar as permissões de cada usuário individualmente, você pode criar um grupo para cada equipe e administrar seus acessos a partir dali.
📋 Grupos de usuários e Tarefas
Os grupos também podem ser usados ao criar Tarefas Atribuídas. Ao criar uma tarefa, você pode selecionar um ou vários grupos de usuários para atribuí-la a todos os seus integrantes, aproveitando os grupos não só para administrar acessos a formulários, mas também para organizar o trabalho da sua equipe.