Se você tem muitos formulários na sua conta da DataScope, pode organizá-los em pastas para encontrá-los e administrá-los com mais facilidade.
Você pode criar pastas por área, processo, equipe ou qualquer outra categoria que ajude a manter seus formulários organizados. Por exemplo:
Comercial
Manutenção
Operações
Recursos Humanos
Inspeções
Você pode criar as pastas diretamente pela DataScope ou fazer isso em massa por meio de um arquivo Excel.
Importante: para criar e administrar pastas você precisa ter a permissão Editar Formulários.
📁 Criar uma pasta manualmente
Para criar uma pasta pela DataScope:
Acesse Formulários.
Clique em Criar + e selecione Pasta.
Selecione Pela DataScope.
Digite o nome da pasta.
Selecione um ou vários formulários que deseja incluir.
Clique em Criar.
Pronto! A pasta vai aparecer na seção Formulários com os formulários selecionados.
📦 Criar pastas em massa com Excel
Se você precisar organizar uma grande quantidade de formulários, pode usar um arquivo Excel para atribuí-los a pastas em massa.
1. Baixe o modelo
Acesse: Formulários > Criar + > Pasta > Importar Excel
Depois clique em Baixar modelo para obter o modelo.
2. Preencha o arquivo
O modelo deve conter as informações necessárias para identificar cada formulário e a pasta onde você quer organizá-lo:
ID: ID do formulário. Você encontra em Configurar > Configurar Formulário dentro do formulário.
*Neste exemplo, o Form ID é 491502.
Name: nome exato do formulário, como aparece na seção Formulários.
Folder: nome da pasta onde você quer incluir o formulário.
💡 Se a pasta indicada no arquivo não existir, a DataScope vai criá-la automaticamente.
⚠️ Não altere a estrutura do modelo Excel. Se não quiser mudar a localização de um formulário, simplesmente exclua a linha dele do arquivo.
3. Importe o arquivo
Salve o arquivo no formato .XLSX (Pasta de Trabalho do Excel).
Volte para Formulários > Criar + > Pasta > Importar Excel.
Selecione o arquivo.
Clique em Importar.
Confira as pastas criadas ou atualizadas na seção Formulários.
Você pode repetir esse processo sempre que precisar organizar novos formulários. Não é necessário incluir no arquivo os formulários que já estão organizados corretamente.
⚙️ O que posso fazer com uma pasta?
Clique nos três pontos ou em Configurar ao lado do nome de uma pasta para acessar suas opções. Você pode:
Renomear a pasta.
Excluir a pasta.
Observação: excluir uma pasta não exclui os formulários que ela contém. Os formulários continuam existindo na sua conta e você pode organizá-los novamente em outra pasta.
🔐 Pastas e permissões de grupos de usuários
Se você tem grupos de usuários, tenha em mente que as pastas podem afetar automaticamente as permissões de formulários desses grupos.
Quando um grupo tem acesso a todos os formulários de uma pasta, a DataScope entende que esse grupo tem acesso à pasta completa, não apenas aos formulários que existiam naquele momento. Isso tem consequências automáticas ao mover formulários:
Se você mover um novo formulário para essa pasta, o grupo recebe acesso a esse formulário automaticamente.
Se você retirar um formulário dessa pasta, o grupo perde o acesso a esse formulário automaticamente.
Isso só se aplica quando o grupo tem acesso a todos os formulários da pasta. Se o grupo tiver acesso apenas a alguns deles, mover um novo formulário para a pasta não dá acesso automático — é preciso adicioná-lo manualmente nas configurações do grupo.
Para que esse comportamento fique explícito no momento de agir sobre uma pasta:
Ao mover um formulário para dentro ou para fora de uma pasta, um aviso mostra quais grupos (até 5) e quais usuários (até 3) vão ganhar ou perder acesso automaticamente.
"Remover da pasta" pede confirmação, já que é a ação que especificamente remove permissões.
Ao excluir uma pasta, o aviso esclarece que as permissões dos grupos não mudam — os formulários que estavam nela mantêm os acessos que tinham.
👉 Mais detalhes sobre como funcionam as permissões de grupo em geral: Como criar grupos de usuários na DataScope?
🔄 Ações em massa
Você também pode selecionar vários formulários ao mesmo tempo para realizar ações em massa, como:
Mover formulários.
Excluir formulários.
Remover formulários da pasta.
Ativar/Desativar formulários.
Isso é especialmente útil quando você precisa reorganizar uma grande quantidade de formulários.
🔤 Ordenar pastas
Ao lado do título "Pastas", um controle de ordenação permite alternar entre:
Sem ordem (ordem de criação)
A-Z: ordem alfabética crescente
Z-A: ordem alfabética decrescente
A ordenação considera corretamente números, maiúsculas e acentos — por exemplo, "2. Inspeção" aparece antes de "10. Encerramento de obra".
A ordenação das pastas é independente da ordem dos formulários dentro de cada uma, e pode ser usada junto com a busca.
💡 Exemplo de organização
Se sua empresa usa a DataScope para diferentes processos, você pode criar uma estrutura como:
📁 Manutenção
Inspeção de equipamentos
Checklist de manutenção
Ordem de serviço
📁 Segurança
Inspeção de segurança
Relato de incidentes
Checklist de EPI
📁 Operações
Checklist de abertura
Checklist de fechamento
Controle operacional
Dessa forma, seus formulários ficam agrupados de acordo com o processo ao qual pertencem e ficam mais fáceis de localizar e administrar.