O que é um fluxo?
Um fluxo começa quando alguém responde um formulário e define o caminho dessa resposta entre as pessoas. Você pode distribuir as seções do formulário, adicionar outros formulários, solicitar assinaturas, enviar e-mails e encerrar com um PDF. Cada participante recebe apenas a sua parte, como uma tarefa normal, e os administradores veem em um painel em que etapa está cada resposta.
Exemplos de uso:
Solicitação com aprovação: uma pessoa preenche a solicitação, um supervisor completa a sua seção e a gerência assina.
Serviço com checklist: o técnico registra o serviço, recebe um checklist de inspeção do veículo e, ao terminar, um e-mail com os dados principais é enviado.
Inspeção com revisão: se uma constatação for grave, uma decisão envia o caso para outra seção.
Antes de começar
Plano | O que inclui |
Professional | Até 5 fluxos, com no máximo 2 etapas por fluxo. A etapa Dividir formulário em seções não está incluída. |
Enterprise | Todas as etapas disponíveis e sem limite na quantidade de fluxos. |
Usar Fluxos não tem custo adicional. Cada formulário respondido e cada assinatura dentro de um fluxo são contabilizados da mesma forma que fora dele. Os e-mails automáticos e as mudanças de status não têm custo.
Os fluxos são criados e gerenciados pelos administradores no módulo Fluxos.
Só pode haver um fluxo ativo por formulário.
Quem participa não precisa de treinamento: recebe uma tarefa e a responde. Você pode incluir todas as pessoas que precisar, já que o DataScope não cobra por usuário.
Como criar um fluxo
No menu lateral, acesse Fluxos e clique em Criar Fluxo.
No canto superior esquerdo, substitua Fluxo sem título pelo nome do seu fluxo. Ele deve ser único na sua conta. Todo fluxo novo começa com dois cartões: o início e o Encerramento.
No cartão Ao responder um formulário, clique no lápis. No painel Gatilho, deixe marcada a opção Ao responder um formulário e clique em Selecionar formulário.
Pesquise o formulário pelo nome, marque-o e clique em Continuar. Depois, clique em Salvar alterações.
Clique em + (Adicionar uma etapa ao fluxo) entre dois cartões e escolha a etapa de que precisa. Você pode adicionar quantas o seu plano permitir.
Configure cada etapa clicando no lápis. As etapas pendentes mostram a etiqueta Sem configurar.
Configure o cartão Encerramento.
Clique em Publicar. O fluxo passa para Ativo e você verá Publicada: versão 1.
Se não terminar, use Salvar rascunho. O botão Publicar é habilitado quando o fluxo tem um formulário de início.
Etapas que você pode adicionar
O menu + oferece seis etapas: Atribuir tarefa, Enviar e-mail, Adicionar decisão, Solicitar assinatura, Alterar status do formulário e Dividir formulário em seções.
Atribuir tarefa
Entrega um formulário a alguém como parte do fluxo. Pode ser o mesmo formulário de início ou outro formulário da sua conta. Primeiro, escolha o formulário e clique em Adicionar. Depois, em Configurar formulário, defina:
Responsável fixo: Usuários ou grupos.
Atribuição automática:
Quem iniciou o fluxo.
A mesma pessoa de uma etapa anterior.
De acordo com uma resposta do formulário: em Selecionar etapa, escolha um formulário anterior do fluxo. A tarefa é atribuída a quem for indicado em uma pergunta de lista de dados desse formulário. Assim, quem conclui uma tarefa pode escolher quem será responsável pela próxima. A pergunta de lista de dados não pode estar dentro de uma tabela.
Duração: 1 dia, 3 dias, 1 semana, 2 semanas ou 1 mês. Por padrão, usa a duração do fluxo (3 dias), e você pode alterá-la apenas para essa tarefa.
Enviar e-mail
Envia um e-mail automático quando o fluxo chega a essa etapa.
Nome da etapa: como o cartão aparecerá no fluxo.
Para: um e-mail ou um destinatário dinâmico.
Assunto e Corpo: digite
/ou use o botão Variáveis para inserir respostas dos formulários do fluxo. As variáveis aparecem agrupadas por formulário.Anexar PDF: marque os formulários do fluxo cujo PDF de resposta você quer anexar ao e-mail.
Em Assim ficará o e-mail, você vê uma pré-visualização com dados de exemplo. As variáveis são substituídas pelos dados reais no envio.
Adicionar decisão
Define qual caminho o fluxo segue de acordo com uma resposta.
Condição: escolha uma variável em Selecionar variável, um operador e escreva o valor. Você pode usar como variável qualquer tipo de pergunta dos formulários do fluxo. Aparecem apenas as respostas disponíveis até esse ponto do fluxo. Com Adicionar condição, você pode incluir mais condições.
Resultado: escolha o destino para Se for cumprida e para Se não for cumprida. Se um caminho ficar Sem destino, o fluxo vai parar ali.
Solicitar assinatura
Solicita a assinatura eletrônica dentro do processo.
Formulário a assinar: aparecem apenas os formulários com assinatura eletrônica habilitada que são respondidos antes desta etapa.
Quem assina: com Adicionar signatários, você pode incluir usuários, e-mails externos ou signatários dinâmicos de acordo com uma resposta do formulário. Você também pode marcar que assine o responsável pela seção anterior, os responsáveis pelas seções anteriores ou o autor da resposta.
Como assinam: arraste os signatários entre as colunas para que assinem ao mesmo tempo ou seguindo uma ordem.
Regras de rejeição: se você marcar Interromper o fluxo quando uma assinatura for rejeitada, o fluxo é interrompido. Caso contrário, a seção volta ao responsável anterior para correção e, ao reenviá-la, a assinatura é solicitada novamente.
Regras de reabertura: com Permitir reabrir uma assinatura já concluída, um administrador pode reabri-la. A assinatura anterior fica invalidada e é solicitada novamente.
Sua conta deve ter a assinatura eletrônica configurada.
Alterar status do formulário
Ao chegar a essa etapa, a resposta passa para o status que você escolher, sempre, sem depender de uma condição. Selecione o Formulário e o Status.
Dividir formulário em seções (plano Enterprise)
Distribui as seções de um formulário entre diferentes responsáveis. Ao passar o cursor pela opção, você verá os formulários do fluxo e quantas seções cada um tem.
Ao escolher um formulário, cada seção se transforma em um cartão com seu próprio responsável e duração. A primeira seção é sempre preenchida por quem inicia o fluxo, por isso aparece com um cadeado. No cartão de início aparece Configurar seções, para ajustar todas em um só lugar. No plano Professional, essa opção aparece bloqueada.
Encerramento
É o último cartão e sempre existe.
Formato do PDF: Padrão (recomendado) ou Personalizado (um modelo de PDF desse formulário). Se o fluxo tiver mais de um formulário, é gerado um PDF por resposta.
Disponibilidade do PDF: você pode permitir o download de um PDF parcial antes de finalizar e incluir o histórico resumido.
E-mail de encerramento: marque Enviar um e-mail ao encerrar o fluxo para enviar o PDF final em anexo.
Como cada pessoa participa
Quem preenche uma parte recebe uma tarefa, abre-a como qualquer outra e só pode editar a sua seção. Ao clicar em Concluir tarefa, o fluxo avança sozinho.
Se você atribuir um formulário com fluxo ativo, a tarefa cobre apenas a primeira seção. É normal que ela seja marcada como concluída depois dessa seção: as seguintes são atribuídas automaticamente.
Se o formulário for aberto pelo link público, a pessoa responde apenas a primeira seção.
Acompanhamento das respostas
Na lista de Fluxos, clique em ⋯ na coluna Ações e escolha Ver acompanhamento.
Os indicadores
Indicador | O que mostra |
Em andamento | Respostas avançando no fluxo. |
A vencer | Vencem em pouco tempo. |
Vencidas | Passaram do prazo da sua etapa. |
Paradas | Precisam que alguém intervenha. |
Você pode filtrar por No prazo, A vencer, Vencidas, Status, Responsáveis e Data. Nessa tela, você também pode acessar Editar fluxo.
O painel
Abaixo dos indicadores, você verá uma coluna para cada etapa do fluxo, na mesma ordem do construtor. Cada coluna mostra quantas respostas há nessa etapa. Se não houver nenhuma, você verá Sem respostas nesta etapa. As etapas automáticas indicam Enviado automaticamente (e-mails) ou Alterado automaticamente (mudanças de status).
O percurso de uma resposta
Clique em uma resposta para abrir o Percurso da resposta. Na parte superior, você verá seu número, o formulário de início e em que etapa ela está (por exemplo, Etapa 5 de 5). Em Etapas, aparece cada etapa com seu status (Concluída, Em andamento, Omitida ou Pendente), quem a concluiu e o link Ver resposta. Nas mudanças de status, também é indicado em que status o formulário ficou. As etapas omitidas são aquelas que uma decisão do fluxo pulou.
Ações sobre uma resposta em andamento
Lembrar: avisar novamente o responsável pela etapa atual.
Reatribuir: trocar o responsável pela etapa atual. Você deve informar um motivo.
Retomar (corrigida): avaliar novamente uma resposta parada depois de corrigir o problema.
Cancelar resposta: interrompê-la definitivamente. O que foi respondido é mantido, mas o PDF de encerramento não é gerado. Não pode ser desfeito.
Editar, desativar e arquivar um fluxo
A lista de fluxos mostra o nome, a Configuração (por exemplo, “2 formulários · 2 seções do formulário”), o Status e as Ações. Você pode filtrar por Todos, Ativos, Inativos, Rascunhos e Arquivados.
Editar: ao salvar alterações em um fluxo ativo, é criada uma nova versão. As respostas em andamento terminam com a versão com que começaram, e as alterações se aplicam às novas.
Desativar: o fluxo deixa de ser executado para novas respostas. Você pode ativá-lo novamente.
Arquivar: tira o fluxo de uso. Não é possível enquanto houver respostas em andamento.
Excluir: apenas para rascunhos.
Se você alterar ou excluir no formulário uma pergunta que o fluxo usa, verá a marca Requer atenção. Corrija a etapa afetada; enquanto isso, a versão publicada continua funcionando.
Se o problema persistir
O que você vê | O que fazer |
Publicar não é habilitado | Escolha o formulário de início no cartão Ao responder um formulário. |
Uma etapa mostra Sem configurar | Abra a etapa com o lápis e complete os dados que faltam. |
Há etapas incompletas ao publicar | Revise os cartões marcados: geralmente falta um responsável, signatários, destinatário ou assunto, ou o destino de uma decisão. |
Já existe um fluxo com esse nome | Use um nome diferente. |
Este formulário já tem um fluxo ativo | Confirme a ativação (o atual é desativado) ou desative o outro antes. |
Aviso de limite de etapas | No Professional, cada fluxo admite até 2 etapas. Remova etapas ou mude para o plano Enterprise. |
Não é possível criar mais fluxos | No Professional, você pode ter até 5 fluxos. Revise os que não usa ou mude para o plano Enterprise. |
Dividir formulário em seções aparece bloqueado | Essa opção faz parte do plano Enterprise. |
Uma resposta aparece como Parada | Abra o percurso para ver o motivo, corrija e use Retomar (corrigida). |
Se precisar de mais ajuda, escreva para nós pelo chat de suporte.