📌 O que são os Ativos?
O módulo de Ativos da DataScope permite registrar, monitorar e gerenciar de forma centralizada seus ativos físicos (equipamentos, ferramentas, veículos, instalações, entre outros).
Com essa funcionalidade, você pode concentrar todas as informações dos seus ativos e seu histórico de uso em um único lugar, obtendo um controle mais eficiente, rastreável e atualizado em tempo real.
📌 O que você pode fazer com os Ativos?
Centralizar informações: cada ativo possui um histórico único onde ficam registrados seus usos, inspeções, manutenções e falhas.
Monitorar disponibilidade e utilização: através de um ou mais medidores vinculados ao tipo de ativo.
Controlar acesso: definir quais usuários ou grupos podem visualizar e gerenciar cada ativo.
Organizar por localização: atribuir e alterar o local onde o ativo está localizado.
Reduzir trabalho manual: toda a gestão fica centralizada na DataScope, eliminando a dependência de arquivos externos, como planilhas Excel.
Importação e exportação: gerencie grandes volumes de informações utilizando:
Importação em massa por Excel para cadastrar múltiplos ativos.
Exportação para Excel para gerar relatórios completos.
Ações em massa: aplique determinadas ações em lote para facilitar a gestão de grandes quantidades de ativos.
Integração com Google Sheets: exporte e sincronize informações dos seus ativos diretamente com o Google Sheets.
Ativar ou desativar ativos: conforme as necessidades da sua operação.
📌 Como criar Ativos
Existem duas formas de criação:
Cadastro manual
Realizado diretamente na interface da DataScope, ideal para registrar ativos individuais ou fazer ajustes pontuais.
Cadastro em massa
Por meio de uma planilha Excel, permitindo registrar vários ativos de uma só vez, especialmente útil na configuração inicial.
Campos principais de um Ativo
Ao registrar um ativo, você poderá preencher os seguintes campos:
Tipo de ativo*: define a categoria à qual o ativo pertence (por exemplo: máquinas, veículos, ferramentas, equipamentos elétricos etc.). O tipo determina os campos personalizados e os medidores disponíveis.
Nome*: identificação principal do ativo. É o nome exibido na plataforma.
Identificador*: pode ser a placa, número de série ou um código interno.
Local: localização onde o ativo se encontra. Permite organizá-lo dentro da sua estrutura operacional e facilita sua gestão. É possível vinculá-lo aos Novos Locais e alterá-lo a qualquer momento.
Usuários e/ou grupos autorizados: define quem pode operar, inspecionar ou realizar manutenção no ativo. É necessário atribuir pelo menos um usuário ou grupo para que o ativo fique acessível no sistema. Caso nenhum seja selecionado, ninguém poderá visualizá-lo ou gerenciá-lo.
Descrição (opcional): informações adicionais sobre o ativo.
Campos personalizados: dependendo do Tipo de Ativo selecionado, poderão aparecer campos adicionais previamente configurados.
🔴 Importante: os campos marcados com asterisco vermelho (*) são obrigatórios para salvar o ativo.
📌 Tipos de Ativo
Todos os ativos devem pertencer a um Tipo de Ativo.
Os tipos permitem organizar e classificar ativos de acordo com sua natureza (por exemplo: máquinas pesadas, veículos, ferramentas, equipamentos elétricos etc.).
Cada tipo de ativo inclui:
Nome e descrição
Ícone identificador
Campos personalizados
Medidores associados
Possibilidade de edição a qualquer momento
Campos personalizados por tipo
Cada tipo pode conter campos personalizados que aparecerão automaticamente ao criar um ativo daquele tipo.
Exemplos:
Marca
Modelo
Capacidade
Imagem
Número interno de inventário
Data
Número
Arquivos
Outros dados relevantes para sua operação
Dessa forma, cada tipo de ativo pode ser adaptado às necessidades específicas da sua empresa.
Armazenamento de arquivos por ativo
Cada ativo pode armazenar até 30 arquivos anexos, com limite total de 100 MB por ativo.
Além disso, o envio de arquivos possui validações de segurança para garantir a integridade e a proteção das informações.
Organizar e administrar campos personalizados
Você pode personalizar os campos conforme as informações que deseja registrar para cada tipo de ativo.
Reordenar campos
É possível alterar a ordem dos campos personalizados arrastando-os para a posição desejada.
A ordem definida será utilizada em:
Ficha do ativo
Formulários que utilizam aquele tipo de ativo
Modelo de importação de ativos via Excel
Observação: novos campos personalizados são adicionados automaticamente ao final da lista, mas podem ser reorganizados a qualquer momento.
Reutilizar o nome de um campo
Se você excluir um campo personalizado ao editar um tipo de ativo, poderá reutilizar imediatamente o mesmo nome para criar outro campo, sem precisar salvar as alterações e editar novamente.
Se existirem dois campos ativos com o mesmo nome, DataScope exibirá um aviso para que seja definido um nome único.
📌 Medidores
Os medidores permitem registrar valores acumulados ou variáveis associadas ao uso de um ativo (por exemplo: horas de uso, ciclos, consumo etc.).
Gerenciamento de Medidores
Na seção Medidores, você pode:
Criar novos medidores
Definir sua unidade de medida (horas, amperes, litros, metros etc.)
Renomeá-los
Duplicá-los
Desativá-los
Quando um medidor é desativado, ele deixa de estar disponível para novos vínculos, mas mantém todo o histórico de registros.
Medidores nos Tipos de Ativo
Os medidores são vinculados aos ativos por meio dos Tipos de Ativo.
Isso permite:
Associar múltiplos medidores a um mesmo tipo.
Definir vários medidores para atualização em um mesmo ativo através dos formulários.
Desvincular medidores quando necessário (eles permanecerão inativos, mas conservarão seu histórico).
Manter uma estrutura organizada conforme a categoria do ativo.
Exemplo prático
Se você possui um tipo de ativo chamado Máquinas Pesadas, poderia vincular:
Horímetro (horas)
Contador de ciclos
Medidor de combustível (litros)
Cada ativo criado nesse tipo herdará esses medidores e poderá registrar seus respectivos valores.
Exemplo de uso do horímetro
Imagine o seguinte ativo:
Nome: Escavadeira Caterpillar 320
Identificador único: CAT320-5678
Usuários autorizados: Equipe de Manutenção
Descrição: Máquina pesada utilizada em obras de movimentação de terra.
Medidor (Horímetro): 2.450 horas de uso
Sempre que um formulário de inspeção ou manutenção for preenchido, será possível atualizar o horímetro com as novas horas de uso da escavadeira. Assim, o sistema manterá um controle acumulado e atualizado em tempo real sobre o desgaste da máquina.
📌 Ativos em Formulários
Nos formulários, você pode:
Restringir a lista de ativos disponíveis para um formulário específico.
Definir vários medidores para atualização de um mesmo ativo.
Registrar medições e alterações de local através dos Webforms.
Isso permite adaptar cada formulário ao contexto operacional e garantir que os operadores visualizem apenas os ativos relevantes para suas atividades.
📌 Ativos em Tickets
Também é possível associar um ativo diretamente ao criar ou editar um Ticket, permitindo relacionar incidentes, falhas ou ocorrências ao ativo correspondente de forma centralizada e rastreável.
Seletor de ativos nos Tickets
Ao criar ou editar um Ticket, você encontrará um novo seletor de ativos que:
Permite selecionar apenas um ativo por Ticket.
Inclui busca por nome ou código do ativo.
Exibe resultados organizados por tipo de ativo.
O comportamento varia conforme o tipo de Ticket:
Se o Ticket não possuir tipo definido, serão exibidos todos os ativos aos quais o usuário tem acesso.
Se o Ticket possuir um tipo, serão exibidos apenas os ativos configurados para aquele tipo de Ticket.
Configuração nos Tipos de Ticket
Ao criar ou editar um Tipo de Ticket, é possível definir:
Quais tipos de ativos estão associados ao tipo de Ticket.
Quais ativos específicos estarão disponíveis para seleção.
Essa configuração determina quais opções aparecerão no seletor de ativos ao criar um Ticket.
Exportações com dados do ativo
Os dados do ativo associado aparecem nas exportações:
PDF: exibe o ativo associado ao Ticket.
Google Sheets / Excel: adiciona as colunas Ativo e ID do Ativo (código).
📌 Atualização e rastreabilidade
Os ativos podem ser atualizados de duas formas:
Automaticamente, através de formulários vinculados ao ativo.
Manualmente, editando diretamente suas informações na plataforma.
Cada alteração fica registrada no histórico do ativo, incluindo atualizações dos medidores. Isso garante total rastreabilidade e facilita auditorias e controles internos.
Alteração de local de um ativo
É possível alterar o local de um ativo:
Através de formulários móveis.
Pela configuração do ativo na plataforma web.
Cada alteração ficará registrada em seu histórico.
⚠️ Observação: ativos e medidores podem ser excluídos, mas todas as ações permanecerão registradas para fins de auditoria.
ℹ️ Importante
👉 Se você estiver utilizando o plano gratuito, poderá gerenciar até 5 ativos ativos. Caso ultrapasse esse limite, a funcionalidade ficará bloqueada até a contratação de um plano pago.
👉 Com o módulo de Ativos do DataScope, sua empresa obtém maior controle operacional, reduz erros e melhora a eficiência na gestão dos seus recursos físicos.