A sequencialidade de assinaturas é uma funcionalidade chave na DataScope que permite estabelecer um fluxo de aprovação ordenado para a assinatura de documentos. Essa ferramenta garante que cada assinante complete sua parte antes que o próximo possa assinar, assegurando controle e rastreabilidade no processo.
📌 Como funciona a sequencialidade de assinaturas?
Definição da ordem de assinaturas: Ao configurar um formulário com assinatura digital, é possível atribuir diferentes assinantes em uma ordem específica.
Notificações progressivas: Cada assinante recebe uma notificação quando for sua vez de assinar, evitando que várias pessoas assinem fora de ordem.
Verificação e rastreabilidade: Uma vez que todos os assinantes tenham completado sua parte, o documento é validado e fica disponível para download ou gerenciamento.
📌 Como configurar os assinantes?
Acesse a configuração de assinaturas:
Vá para a seção "Formulários" no menu principal.
Selecione o formulário que deseja configurar.
Clique na aba "Configurar Assinatura Eletrônica".
Defina as opções de assinatura:
Assinatura obrigatória: Todos os usuários configurados devem responder à solicitação, seja assinando ou rejeitando.
Configure os assinantes:
Selecione o responsável pela solicitação. (É a pessoa designada como "solicitante da assinatura", com permissão para editar e supervisionar o fluxo. Só poderá assinar se for adicionada como assinante ou se preencher um formulário que exija assinatura de quem responde.)
Escolha os assinantes:
Usuários ou grupos internos na DataScope.
Assinantes externos (fornecedores, clientes, etc.), que receberão um convite por e-mail.
Estabeleça a ordem das assinaturas:
Arraste e posicione os assinantes na sequência desejada para garantir o fluxo correto de aprovações.
Os campos marcados com um asterisco vermelho (∗) são obrigatórios e devem ser preenchidos para continuar com a configuração.
➡️ Envio para um grupo de assinantes ao mesmo tempo
Você pode configurar a sequência de assinaturas para que uma mesma solicitação seja enviada simultaneamente a várias pessoas (grupo), e que o processo continue apenas quando todos tiverem assinado.
Isto permito, por exemplo, que um grupo de supervisores assine em paralelo antes de passar para o próximo nível de aprovação.
Como funciona?
Ao configurar a sequência, adicione vários e-mails no mesmo passo ou grupo.
Todos os membros do grupo receberão o pedido ao mesmo tempo.
O processo só avança para o próximo assinante (ou grupo) depois que todos assinarem.
Essa funcionalidade é útil para aprovações em que várias pessoas precisam validar simultaneamente um documento antes que o processo continue.
📌 Benefícios da sequencialidade de assinaturas
Maior controle do fluxo de aprovação
Evita omissões ou assinaturas fora de ordem
Melhora a transparência e a segurança
Automatização com notificações automáticas
📌 Diferenças em relação a outras plataformas
Configuração nativa e simples: Não requer integrações extras.
Automação do fluxo de assinatura: Notificações e acompanhamento sem necessidade de ações manuais.
Mais controle e segurança: Registro detalhado de cada assinatura no processo.
Essa funcionalidade é especialmente útil em fluxos de trabalho que exigem múltiplas aprovações, como contratos, auditorias e certificações.