La firma electrónica no solo agiliza el proceso de firma, sino que también permite la verificación de la identidad de todo el personal de manera eficiente.
Con la firma electrónica podrás:
Verificar la firma de todo el personal y asegurar su identidad.
Contar con la validación de la Dirección del Trabajo de Chile, logrando auditorías y certificaciones rápidas y seguras.
Cumplir con las regulaciones y normativas gubernamentales y de la industria.
Tener un respaldo de datos en caso de perdida de los formularios físicos.
Contar con recordatorios para firmar documentos a tiempo.
📌 Pasos para Configurar la Firma Electrónica:
Activación de la Firma Electrónica:
Inicia el proceso activando la firma electrónica para la empresa, usuarios firmantes y formularios específicos.
Ingresa a la plataforma web y navega a Ajustes > Ajustes de la Cuenta > Firma Electrónica para completar los datos de tu empresa y representante legal.
Habilita a los usuarios que necesitan tanto hacer la solicitud como firmar documentos desde Ajustes > Usuarios > Editar.
⚠️ IMPORTANTE: los correos electrónicos proporcionados deben ser personales, ya que la Dirección del Trabajo los utiliza como único medio para verificar la identidad de los usuarios. En el caso de que ya estén empleando el correo personal para la cuenta, tienen la opción de añadir una dirección diferente durante el proceso de registro, ya que si ambas son idénticas, el sistema no funcionará adecuadamente.
Activación en Formularios:
Activa la firma electrónica en los formularios deseados desde la sección de Formularios.
Esta activación la puedes hacer uno a uno o de forma masiva.
Verificación de Firma Electrónica:
Una vez activada, es necesario verificar la firma. Puedes hacerlo desde la aplicación móvil, ingresando Configuración > Verificar firma electrónica.
Lee y revisa el Anexo del contrato, y al aceptar, se enviará un código al correo del usuario para validarlo.
⚠️ ¿Qué ocurre si envío la solicitud y la firma no ha sido verificada?
Si la solicitud se realiza y aún no se ha verificado la firma, el sistema enviará automáticamente una solicitud pidiéndoles que sigan los pasos de verificación.
Solicitud de la Firma Electrónica:
Una vez verificada la firma, puedes empezar a solicitar firmas en tus formularios. Desde la aplicación móvil, ve a Respuestas Equipo (si es un formulario respondido por otro usuario) o Mi Historial > Completados (si es un formulario completado por tu propio usuario). Selecciona el formulario y ve al botón Solicitar Firma.
Aparecerán tres opciones:
Solo yo: si solo la persona a firmar es la solicitante.
Otros: si son otros usuarios los responsables de la firma.
Otros y yo: tanto el solicitante como otros usuarios pueden firmar.
Es importante destacar que en este proceso estarán presentes tanto el usuario que realiza la solicitud de la firma como el usuario al cual se le realiza la solicitud.
Las solicitudes también pueden realizar por Grupos de Usuarios, esto facilitará la selección de tu equipo.
Gestión de Solicitudes:
Al enviar la solicitud, el usuario recibirá un correo electrónico invitándolo a firmar un formulario. Para ver las solicitudes, puede ir a Configuración > Firmas > Solicitudes desde la app y hacer clic en cada uno de los formularios para firmar. Es necesario haber realizado la verificación para llevar a cabo la solicitud.
Una vez firmada la solicitud, tanto el solicitante como el solicitado podrán ver y descargar el documento, así como compartirlo por correo electrónico.
El solicitante también podrá realizar varias acciones a la solicitud:
Editar solicitud: si requiere agregar otros usuarios o quitar alguno de la lista.
Cancelar solicitud: anular por completo la solicitud.
📌 Preconfiguración de Firmantes en Formularios
La preconfiguración de firmantes permite definir de manera anticipada quiénes deben firmar los documentos generados por un formulario, sin depender de la persona que lo completó. Esto optimiza los flujos de aprobación y firma, evitando errores y retrasos.
➡️ ¿Cómo configurar los firmantes?
Acceso a la configuración de firmas
Ve a la sección Formularios en el menú principal.
Selecciona el formulario que deseas configurar.
Haz clic en la pestaña Configurar Firma.
Opciones de configuración general
Firma obligatoria: Todos los usuarios configurados deben responder, ya sea firmando o rechazando la solicitud.
Firma opcional: Solo uno de los firmantes configurados debe firmar el documento.
Configuración de firmantes
Selecciona el responsable de la solicitud.
Escoge los firmantes:
Usuarios o grupos de usuarios existentes en tu cuenta: Puedes seleccionar directamente a los usuarios que ya forman parte de tu equipo en DataScope.
Firmantes externos: También puedes agregar proveedores, clientes u otros colaboradores que no sean usuarios de DataScope. Estos firmantes externos recibirán una invitación y podrán firmar o incluso rechazar la solicitud, dependiendo de la configuración inicial del formulario.
(Opcional) Marca la casilla "El autor del formulario también debe firmar".
Una vez que el formulario sea completado, las solicitudes de firma se generarán automáticamente según la configuración.
Firmar un formulario desde la app | Rechazar la firma desde la app: Podrán aceptar o rechazar la solicitud de firma. | Historial del flujo de firmas: Desde la app puedes visualizar todo el proceso de la firma para mayor transparencia y seguimiento. |
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➡️ Firmantes externos
La funcionalidad de Firmantes Externos te permite incluir a personas fuera de tu organización, como proveedores o clientes, en el proceso de firma de documentos directamente desde DataScope. Esta opción elimina la necesidad de usar herramientas externas y centraliza todo el flujo de firma en una sola plataforma.
¿Cómo agregar firmantes externos?
Durante la configuración de firmantes en el formulario, al agregar los usuario, podrás ingresar el correo electrónico en Usuarios externos.
Completa la configuración del formulario.
Una vez que el formulario sea completado, los firmantes externos recibirán una invitación por correo para revisar y firmar el documento.
¿Qué pueden hacer los firmantes externos?
Visualizar el documento: Acceden al formulario enviado y revisan los detalles.
Firmar o rechazar: Según la configuración inicial, podrán aceptar o rechazar la solicitud de firma.
Proceso de firma para usuarios externos
Una vez reciban su invitación, deberán firmar el formulario completando los siguientes campos:
Los firmantes externos también tendrán la opción de aceptar o rechazar las solicitudes de firma, de acuerdo con la configuración inicial del formulario.
¿Cómo saber si el formulario tiene un preconfiguración de firmas?
Al finalizar el formulario, aparecerá un mensaje como se muestra a continuación:
➡️ Beneficios principales de la preconfiguración
Ahorro de tiempo: No es necesario que la persona que completó el formulario inicie el proceso de firma.
Reducción de errores: Menos riesgo de asignar firmantes incorrectos.
Mayor flexibilidad: Opciones de firma opcional u obligatoria.
Rechazo de firma: Permite señalar que el proceso no está correcto, asegurando mayor precisión en los documentos finales.
Protip:
Desde la app podrás ver si tienes firmas pendientes por el indicador que se muestra en el menú:
📌 Indicadores de estado de firmas
En DataScope, los íconos de estado te permiten visualizar rápidamente el progreso de las solicitudes de firma en tus formularios:
Lápiz verde
: Documento firmado completamente.Lápiz rojo
: Solicitud de firma obligatoria hecha, pero faltan firmas.Lápiz azul 🔵: Solicitud de firma opcional hecha, pero falta una firma.
Sin lápiz: No se generó ninguna solicitud de firma.
Estos indicadores se muestran automáticamente en la plataforma web, permitiéndote monitorear fácilmente el estado de cada solicitud.
Nota: Cuando el ícono cambia a verde, el formulario está completamente firmado y listo para ser procesado. Si permanece en rojo o azul, aún faltan acciones de los firmantes.
📌 Panel de Firma Web - Gestión Centralizada y Firma Masiva
El Panel de Firma Web permite a los usuarios firmar documentos directamente desde la plataforma y gestionar todas las firmas solicitadas y completadas en un solo lugar. Facilitando la administración del proceso de firmas y permitiendo firmar varios documentos a la vez.
Funcionalidades Clave:
Firma Directa desde la Web: Los usuarios pueden firmar documentos sin necesidad de un enlace por correo, todo desde su cuenta en la web.
Gestión Centralizada de Firmas: Controla y monitorea el estado de todas las firmas, tanto solicitadas como completadas, desde un panel único.
Firma Masiva: Firma varios documentos de manera simultánea, ideal para usuarios con grandes volúmenes de solicitudes de firmas.
¿Cómo Utilizar el Panel de Firma Web?
Acceso al Panel: Desde el menú principal de tu cuenta en DataScope, selecciona la opción de Firmas.
Firma de Documentos: Puedes seleccionar uno o más documentos para firmar. Utiliza la opción de firma masiva para procesar múltiples documentos a la vez.
Gestión de Solicitudes: Visualiza todas tus solicitudes de firma en un solo lugar y revisa cuáles están pendientes o completadas.
Desde Mi Firmas > Finalizadas: Tienes la opción de compartir el PDF del documento firmado a los correos electrónicos que necesites, además de descargarlo para visualizarlo.
Desde Solicitudes Enviadas > En Curso: Puedes ver quiénes son los usuarios que ya firmaron y quiénes aún faltan por firmar. También tienes la opción de eliminar una solicitud en esta etapa.
Desde Solicitudes Enviadas > Finalizadas: Aquí puedes revisar el detalle completo de las firmas y, al igual que en las solicitudes completadas, compartir el PDF del documento firmado a los correos electrónicos que necesites.
Notas Importantes:
Solo es posible usar esta funcionalidad con internet.
Una vez firmado el documento, no será posible efectuar modificaciones sobre el formulario.
Es necesario que el usuario tenga permisos de “Editar formularios” para solicitar firmas a los formularios.
📌 Firma electrónica internacional
También está disponible para los países: Perú 🇵🇪 y Mexico 🇲🇽, el procedimiento es el mismo, solo cambia los datos fiscales de cada país.
Perú | México |
RUC | RFC |
Importante: Este módulo se ofrece como un complemento opcional a tu plan actual y tiene un costo adicional.
Contacta a nuestros especialistas o al Chat para más información.
📌 Integración de Firmas con Google Sheets
Sigue estos pasos para integrar la recolección de firmas electrónicas con Google Sheets en DataScope:
Inicia sesión en DataScope y ve a la pestaña de Integraciones.
Haz clic en Google Spreadsheet y selecciona Nueva Firma.
Copia y pega el enlace de la hoja de cálculo de Google Sheets donde deseas almacenar los datos de las firmas.
Si aún no tienes una hoja de cálculo creada, puedes hacerlo accediendo a Google Sheets.
En la hoja de cálculo de Google Sheets, haz clic en Compartir > Agregar personas y grupos.
Agrega la dirección:
datascope-sheets@datascope-io.iam.gserviceaccount.comy configúrala con permisos de Editor.Guarda la configuración.
Una vez configurado, comenzarás a recibir los siguientes datos de las firmas en tu Google Sheets:
ID solicitud
Fecha de la firma
Usuario que firmó
Correo electrónico
Nombre del formulario
ID del formulario
Ubicación
Formulario firmado
Estado de la firma
Motivo de Rechazo (si aplica)
