La firma electrónica no solo agiliza el proceso de firma, sino que también permite la verificación de la identidad de todo el personal de manera eficiente.
Con la firma electrónica podrás:
Verificar la firma de todo el personal y asegurar su identidad.
Contar con la validación de la Dirección del Trabajo de Chile, logrando auditorías y certificaciones rápidas y seguras.
Cumplir con las regulaciones y normativas gubernamentales y de la industria.
Tener un respaldo de datos en caso de perdida de los formularios físicos.
Contar con recordatorios para firmar documentos a tiempo.
Pasos para Configurar la Firma Electrónica:
Activación de la Firma Electrónica:
Inicia el proceso activando la firma electrónica para la empresa, usuarios firmantes y formularios específicos.
Ingresa a la plataforma web y navega a Ajustes > Ajustes de la Cuenta > Firma Electrónica para completar los datos de tu empresa y representante legal.
Habilita a los usuarios que necesitan tanto hacer la solicitud como firmar documentos desde Ajustes > Usuarios > Editar.
⚠️ IMPORTANTE: los correos electrónicos proporcionados deben ser personales, ya que la Dirección del Trabajo los utiliza como único medio para verificar la identidad de los usuarios. En el caso de que ya estén empleando el correo personal para la cuenta, tienen la opción de añadir una dirección diferente durante el proceso de registro, ya que si ambas son idénticas, el sistema no funcionará adecuadamente.
Activación en Formularios:
Activa la firma electrónica en los formularios deseados desde la sección de Formularios.
Esta activación la puedes hacer uno a uno o de forma masiva.
Verificación de Firma Electrónica:
Una vez activada, es necesario verificar la firma. Puedes hacerlo desde la aplicación móvil, ingresando Configuración > Verificar firma electrónica.
Lee y revisa el Anexo del contrato, y al aceptar, se enviará un código al correo del usuario para validarlo.
⚠️ ¿Qué ocurre si envío la solicitud y la firma no ha sido verificada?
Si la solicitud se realiza y aún no se ha verificado la firma, el sistema enviará automáticamente una solicitud pidiéndoles que sigan los pasos de verificación.
Solicitud de la Firma Electrónica:
Una vez verificada la firma, puedes empezar a solicitar firmas en tus formularios. Desde la aplicación móvil, ve a Respuestas Equipo (si es un formulario respondido por otro usuario) o Mi Historial > Completados (si es un formulario completado por tu propio usuario). Selecciona el formulario y ve al botón Solicitar Firma.
Aparecerán tres opciones:
Solo yo: si solo la persona a firmar es la solicitante.
Otros: si son otros usuarios los responsables de la firma.
Otros y yo: tanto el solicitante como otros usuarios pueden firmar.
Es importante destacar que en este proceso estarán presentes tanto el usuario que realiza la solicitud de la firma como el usuario al cual se le realiza la solicitud.
Gestión de Solicitudes:
Al enviar la solicitud, el usuario recibirá un correo electrónico invitándolo a firmar un formulario. Para ver las solicitudes, puede ir a Configuración > Firmas > Solicitudes y hacer clic en cada uno de los formularios para firmar. Es necesario haber realizado la verificación para llevar a cabo la solicitud.
Una vez firmada la solicitud, tanto el solicitante como el solicitado podrán ver y descargar el documento, así como compartirlo por correo electrónico.
El solicitante también podrá realizar varias acciones a la solicitud:
Editar solicitud: si requiere agregar otros usuarios o quitar alguno de la lista.
Cancelar solicitud: anular por completo la solicitud.
Notas Importantes:
Solo es posible usar esta funcionalidad con internet.
Una vez firmado el documento, no será posible efectuar modificaciones sobre el formulario.
Es necesario que el usuario tenga permisos de “Editar formularios” para solicitar firmas a los formularios
Firma electrónica internacional
También está disponible para los países: Perú 🇵🇪 y Mexico 🇲🇽, el procedimiento es el mismo, solo cambia los datos fiscales de cada país.
Perú | México |
RUC | RFC |
Importante: Este módulo se ofrece como un complemento opcional a tu plan actual y tiene un costo adicional.
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