Los Grupos de usuarios te permiten organizar a varios usuarios que necesitan tener acceso a los mismos formularios.
Al agregar un usuario a un grupo, este obtiene automáticamente los permisos de formularios configurados para ese grupo. Esto facilita la administración cuando tienes equipos con funciones o necesidades de acceso similares.
Por ejemplo, puedes crear un grupo para Supervisores, otro para Técnicos y otro para Administradores, y configurar los formularios que cada grupo puede utilizar.
📌 ¿Cómo crear un grupo de usuarios?
Para crear un nuevo grupo, tienes dos opciones: crearlo directamente desde DataScope, o hacerlo de forma masiva importando un archivo Excel.
Opción 1: Desde DataScope
Ingresa a Ajustes y ayuda > Usuarios.
Haz clic en Grupo de Usuarios > Crear Grupo +
Selecciona Desde DataScope.
Ingresa el nombre que quieres asignarle al grupo.
Selecciona los usuarios que conformarán el grupo.
Selecciona los formularios que tendrá el grupo.
Haz clic en Crear.
Opción 2: Desde Excel (importación masiva)
Si necesitas crear varios grupos a la vez, o asignar muchos usuarios a distintos grupos en una sola operación, puedes hacerlo importando un archivo Excel:
Ingresa a Ajustes y ayuda > Usuarios.
Haz clic en Grupo de Usuarios > Crear Grupo +
Selecciona Importar Excel.
Descarga el archivo de ejemplo, viene prellenado con los usuarios actuales de tu cuenta, con las columnas ID, Email y Group.
Completa la columna Group con el nombre del grupo al que quieres asignar a cada usuario. Si escribes el nombre de un grupo que no existe, se crea automáticamente. Si dejas la celda en blanco, ese usuario no queda asignado a ningún grupo. Puedes asignar distintos grupos a distintos usuarios en el mismo archivo.
Sube el archivo completado de vuelta en DataScope.
Esta importación solo asigna usuarios a los grupos, los formularios a los que tendrá acceso cada grupo debes configurarlos después, directamente desde DataScope.
Una vez creado, el grupo aparecerá en la lista de grupos de usuarios de tu cuenta.
¿Qué puedes hacer con un grupo?
Desde la configuración del grupo puedes:
Cambiar su nombre.
Modificar los permisos de formularios, agregando o quitando los formularios a los que tendrán acceso sus integrantes.
Eliminar el grupo.
🔤 ¿Cómo ordenar los grupos de usuarios?
Junto al título "Grupos de Usuarios" hay un control de orden que permite ordenar la lista alfabéticamente — útil en cuentas con muchos grupos, para ubicar uno sin recorrer toda la lista.
El control tiene tres estados, que rotan con cada clic:
Ordena de la A a la Z.
Ordena de la Z a la A.
Devuelve la lista al orden de creación.
El orden reconoce los números (por lo que "2. Turno tarde" queda antes de "10. Contratistas", sin necesidad de escribirlos como 01, 02, 03), no distingue mayúsculas ni acentos, y la ñ se ordena entre la n y la o. También se aplica sobre los resultados del buscador, por lo que puedes filtrar y ordenar al mismo tiempo. La pantalla siempre se abre en el orden de creación; el orden alfabético solo se aplica al usar el control.
👥 ¿Cómo agregar usuarios a un grupo?
Puedes agregar usuarios individualmente o varios al mismo tiempo.
Agregar un usuario individualmente
Ingresa a Ajustes y ayuda > Usuarios.
Busca el usuario que quieres agregar.
En la columna Acciones, selecciona Agregar a grupo o Editar.
Selecciona el grupo al que quieres agregarlo.
Guarda los cambios.
También puedes seleccionar un grupo cuando estás creando un nuevo usuario.
Agregar o eliminar varios usuarios
Si necesitas actualizar varios usuarios al mismo tiempo, puedes utilizar las Acciones masivas desde la lista de usuarios, para agregar o eliminar varios usuarios de un grupo sin tener que hacerlo uno por uno.
🔐 ¿Cómo funcionan los permisos de un grupo?
Los grupos permiten administrar los permisos de formularios de varios usuarios desde un mismo lugar.
Por ejemplo, si configuras un grupo para que tenga acceso a los formularios "Inspección de seguridad" y "Checklist de mantenimiento", todos los usuarios que pertenezcan a ese grupo tendrán acceso a esos formularios. Si posteriormente agregas otro formulario al grupo, los usuarios que pertenecen a él también obtendrán acceso a ese formulario.
Importante: un usuario puede pertenecer a uno o varios grupos, o a ninguno.
📁 Permisos de grupos y carpetas de formularios
Cuando un grupo tiene acceso a todos los formularios de una carpeta, DataScope entiende que ese grupo tiene acceso a la carpeta completa, no solo a los formularios que había en ese momento. Esto tiene consecuencias automáticas:
Si después mueves un nuevo formulario a esa carpeta, el grupo recibe acceso a ese formulario automáticamente.
Si sacas un formulario de esa carpeta, el grupo pierde el acceso a ese formulario automáticamente.
Esto solo aplica cuando el grupo tiene acceso a todos los formularios de la carpeta. Si el grupo solo tiene acceso a algunos de ellos, agregar un formulario nuevo a la carpeta no le da acceso automático, hay que agregarlo manualmente.
Para que este comportamiento tomar en consideración:
Al mover un formulario hacia o desde una carpeta, un aviso muestra qué grupos (hasta 5) y qué usuarios (hasta 3) van a ganar o perder acceso automáticamente.
La opción "Remover de carpeta" pide confirmación, ya que es la acción que específicamente quita permisos.
En la pantalla de permisos de un grupo, si marcas todos los formularios de una carpeta, el aviso de que estás dando acceso a la carpeta completa aparece en el momento, mientras configuras los permisos, no después de guardar.
Eliminar una carpeta no cambia los permisos de los grupos: los formularios que estaban en ella mantienen los accesos que tenían.
⚠️ Usuarios con grupos y permisos individuales
Cuando un usuario pertenece a uno o más grupos, sus permisos de formularios se gestionan a través de esos grupos, y no puede tener además formularios asignados de forma individual al mismo tiempo.
Si necesitas asignarle permisos de formularios de manera individual, puedes hacerlo sin agregarlo a un grupo.
Por eso, antes de agregar un usuario a un grupo, considera cómo quieres administrar sus permisos de formularios.
💡 ¿Cuándo conviene utilizar grupos?
Los grupos son especialmente útiles cuando varios usuarios necesitan acceder a los mismos formularios. Por ejemplo, una empresa con equipos por área podría organizar:
Supervisores: formularios de supervisión y auditoría.
Técnicos: formularios de mantenimiento e inspección.
Operadores: formularios de operación diaria.
En lugar de configurar los permisos de cada usuario individualmente, puedes crear un grupo para cada equipo y administrar sus accesos desde allí.
📋 Grupos de usuarios y Tareas
Los grupos también pueden utilizarse al crear Tareas Asignadas. Al crear una tarea, puedes seleccionar uno o varios grupos de usuarios para asignarla a todos sus integrantes, aprovechando los grupos no solo para administrar accesos a formularios, sino también para organizar el trabajo de tu equipo.