Con la herramienta de asignación de tareas, puedes asignar formularios a tu equipo para que sean completados en el lugar y momento deseados. Además, puedes configurar recordatorios automáticos para que los usuarios abran sus actividades a tiempo.
Los recordatorios se pueden enviar por notificación en la app, por correo electrónico o por ambos canales. El aviso puede incluir información como el nombre del formulario, la fecha, la hora y el lugar de la tarea.
💡 ¿Recordatorio o envío programado?
Si quieres... | Usa... |
Que el usuario reciba la tarea con anticipación, antes de su inicio | Programar envío de la tarea |
Que el usuario reciba un aviso antes de que venza la tarea | Recordatorios |
Para conocer cómo funciona el envío anticipado, consulta: Programación de tareas asignadas
⏰ ¿Cuándo llegan los recordatorios?
Los recordatorios se envían antes del vencimiento de la tarea, no antes de su inicio. El vencimiento es la fecha y hora de inicio más la duración de la tarea.
Ejemplo: una tarea inicia a las 15:00 y dura 4 horas, así que vence a las 19:00.
Recordatorio configurado | Se envía a las |
1 hora | 18:00 |
30 min | 18:30 |
15 min | 18:45 |
📌 ¿Cómo configurar los recordatorios?
Los recordatorios se configuran al asignar una tarea desde la Plataforma Web:
Ingresa a la Plataforma Web de DataScope.
Ve a Asignar Tareas.
Selecciona Nueva Tarea.
Completa Información de la tarea y Fecha y frecuencia. La Fecha de inicio y la Duración de la tarea en horas determinan el vencimiento.
En la sección Recordatorios, elige ¿Cuánto antes del vencimiento quieres recibir un recordatorio?: 15 min, 30 min, 1 hora, 1 día, 3 días o 1 semana. Puedes seleccionar más de una opción.
En Canal de notificación, elige Notificación en app, Correo electrónico o ambos.
Selecciona Crear.
📌 Al crear una tarea nueva, la sección Recordatorios muestra preseleccionados 1 hora y los dos canales. Puedes cambiarlos según lo que necesites.
La sección Recordatorios también está disponible cuando asignas una tarea a un grupo de usuarios.
📲 ¿Qué canales existen?
Notificación en app: un aviso que se envía directamente al dispositivo móvil del usuario que debe completar la tarea.
Correo electrónico: un aviso que se envía al correo electrónico del usuario asignado a la tarea.
Puedes activar uno o ambos canales.
📥 ¿Y si creo las tareas desde un Excel?
La plantilla de importación masiva no incluye columnas de recordatorios.
Para conocer las columnas de la plantilla, consulta: ¿Cómo importar tareas de forma masiva?
❓ ¿No llegan los recordatorios?
Si un usuario no recibe un recordatorio, revisa lo siguiente:
Configuración: que la tarea tenga al menos una opción de tiempo y un canal seleccionados en Recordatorios.
Hora de envío: recuerda que el aviso llega antes del vencimiento, que es el inicio más la duración, y no antes del inicio.
Notificación en app: que el usuario tenga la app instalada y actualizada, haya iniciado sesión y tenga permitidas las notificaciones de DataScope en su dispositivo.
Correo electrónico: que la dirección de correo del usuario sea correcta y que revise Spam o Correo no deseado. Consulta: ¿Qué hacer si no recibo los correos de DataScope?
Si ya revisaste todo y el recordatorio no llega, contacta al equipo de Soporte e indica:
El ID de la tarea y el usuario al que fue asignada.
La fecha y hora de inicio, y la duración de la tarea.
Qué recordatorios configuraste y por qué canal esperabas recibirlos.
La fecha y hora aproximadas en que esperabas el aviso.
❓ Preguntas frecuentes
¿Cuándo llegan los recordatorios? Antes del vencimiento de la tarea, que es el inicio más la duración. No llegan antes del inicio.
¿Puedo elegir más de un recordatorio? Sí. Puedes seleccionar varias opciones de tiempo, por ejemplo 1 hora y 15 min antes del vencimiento.
¿Puedo recibir el recordatorio por app y por correo? Sí. Activa los dos canales en Canal de notificación.
¿Cómo aviso al usuario antes de que empiece la tarea? Con Programar envío de la tarea, que define con cuánta anticipación recibe la tarea. Los recordatorios avisan antes del vencimiento.
¿Puedo configurar recordatorios desde el Excel de importación? La plantilla no incluye columnas de recordatorios.
¿Puedo configurar recordatorios en una tarea asignada a un grupo? Sí. La sección Recordatorios también está disponible al asignar tareas a grupos de usuarios.