Puedes restringir el acceso de un usuario a determinados formularios desde la configuración de sus permisos. De esta forma, el usuario solo podrá ver y acceder a los formularios que tenga asignados.
🔐 ¿Cómo restringir el acceso a formularios?
Para configurar los formularios a los que un usuario puede acceder:
En la Plataforma Web, accede a Ajustes y ayuda > Usuarios.
Busca al usuario al que quieres modificar los permisos y selecciona Configurar > Editar.
En la sección Formularios, selecciona los formularios a los que este usuario tendrá acceso.
Guarda los cambios.
📌 Ten en cuenta
Si el campo Formularios se mantiene vacío, el usuario no tendrá restricciones de formularios y podrá acceder a todos los formularios de la cuenta.
Sin embargo, existe una excepción: si los formularios ya fueron asignados o creados dentro de un grupo, es posible que no puedas agregar formularios individualmente desde esta sección.
En ese caso, la administración del acceso debe realizarse mediante la configuración del grupo correspondiente.
👥 ¿Qué ocurre si el usuario pertenece a un grupo?
Cuando un usuario tiene permisos asociados a un grupo, algunas configuraciones de formularios pueden estar determinadas por ese grupo.
Si al intentar agregar formularios aparece el mensaje:
“No puedes agregar formularios porque asignaste o creaste en un grupo previamente”
significa que debes revisar la configuración del grupo al que pertenece el usuario.
Esto permite mantener los permisos de formularios centralizados y evitar que una configuración individual entre en conflicto con la configuración del grupo.
➕ ¿Qué pasa cuando se crea un nuevo formulario?
Si un usuario tiene restricciones de acceso a formularios y crea un formulario nuevo, el formulario no se agregará automáticamente a sus permisos.
Para que pueda acceder al nuevo formulario, un usuario que tenga permisos para administrar usuarios y formularios deberá agregarlo manualmente a sus permisos desde Ajustes y ayuda > Usuarios.
🔄 ¿Los cambios de permisos no aparecen en la aplicación?
Si modificaste los permisos de un usuario, pero los cambios todavía no se reflejan en la aplicación móvil, pídele que:
Cierre su sesión en la aplicación.
Vuelva a iniciar sesión.
Revise nuevamente sus formularios.
Esto permite que la aplicación actualice los permisos asociados a su usuario.
👤 ¿Puedo configurar estos permisos al crear un usuario?
Sí. También puedes definir los formularios a los que tendrá acceso un usuario durante su creación.
Consulta el artículo ¿Cómo crear y configurar usuarios en DataScope? para conocer el proceso completo.