Los estados te permiten clasificar las respuestas de tus formularios y facilitar su seguimiento desde la Plataforma Web.
Por ejemplo, puedes utilizar estados como:
En revisión
Aprobado
Rechazado
Pendiente
Puedes crear nuevos estados, modificar los existentes o eliminarlos según las necesidades de tu organización.
⚙️ ¿Cómo configurar los estados?
Ingresa a la Plataforma Web de DataScope.
Ve a Inicio.
Selecciona Estados.
Desde esta sección puedes administrar los estados disponibles para las respuestas de tu cuenta.
➕ Crear un nuevo estado
Escribe el nombre del nuevo estado en el campo de texto.
Selecciona el botón +.
Configura el estado según corresponda.
✏️ Modificar un estado
Busca el estado que quieres modificar.
Selecciona el ícono de lápiz.
Modifica el nombre o color del estado.
Guarda los cambios.
🗑️ Eliminar un estado
Busca el estado que quieres eliminar.
Selecciona el ícono de basurero.
Confirma la eliminación.
📌 Importante: antes de eliminar un estado, verifica si existen respuestas que lo estén utilizando, ya que el cambio puede afectar la forma en que clasificas y gestionas esas respuestas.
🔄 ¿Cómo asignar un estado a una respuesta?
Una vez configurados los estados, puedes asignarlos a las respuestas desde Inicio, según los permisos de tu usuario.
Los estados permiten identificar rápidamente el estado de cada respuesta y facilitar su seguimiento.
📱 Cuando cambias el estado de una respuesta, el usuario que la completó recibe una notificación en su dispositivo móvil informándole del cambio. Esa notificación queda disponible después en Mi Historial > Completados, dentro de la aplicación.
🔎 ¿Se puede saber quién modificó un estado?
Sí. DataScope registra los cambios realizados sobre los estados.
Para consultarlo:
Ve a Inicio.
Busca la respuesta que quieres revisar.
Haz clic en Configurar.
Selecciona Registro de Cambios.
Ahí podrás consultar información como:
El usuario que realizó el cambio.
La fecha del cambio.
La hora en que se realizó.
Esto permite mantener la trazabilidad de las modificaciones realizadas sobre las respuestas.
🔗 Automatiza workflows a partir de cambios de estado
También puedes crear flujos de trabajo (workflows) que se disparen automáticamente cuando el estado de una respuesta cambia, utilizando una integración con Zapier.
Esto te permite, por ejemplo, notificar a un equipo o enviar un correo de confirmación automáticamente cada vez que una respuesta cambie a un estado en particular.
Puedes acceder a esta integración a través de este enlace de Zapier.
📌 Recuerda
Los estados son personalizables y puedes utilizarlos para adaptar DataScope al flujo de trabajo de tu organización.
Si no encuentras la opción Estados o no puedes modificarla, verifica que tu usuario tenga los permisos necesarios.