Cada vez que se completa un formulario en DataScope, puedes generar un documento PDF con la información registrada.
DataScope ofrece dos opciones para configurar estos documentos:
PDF Estándar: permite realizar ajustes básicos sobre la estructura predeterminada.
PDF Personalizado: permite diseñar el documento desde cero utilizando el Editor de PDF.
📄 PDF Estándar
El PDF Estándar utiliza una estructura predeterminada y permite realizar algunas personalizaciones, como agregar información de tu organización, un logo, contenido adicional y un mapa de geolocalización.
¿Qué información incluye?
El PDF Estándar puede mostrar:
Información de la organización, registrada en Ajustes y ayuda > Ajustes de Cuenta.
Logo de la organización.
Nombre del formulario.
Código del formulario.
Fecha y hora del envío.
Ubicación, si el formulario fue respondido desde un lugar configurado previamente.
Estado de la respuesta, si fue asignado desde la pestaña Inicio.
Información registrada en el formulario.
También puedes agregar contenido personalizado al inicio o al final del documento, mediante imagen o código HTML.
¿Cómo configurarlo?
Ve a Formularios.
Selecciona el formulario.
Ingresa a Configurar > Configurar PDF.
Realiza las modificaciones disponibles en PDF Estándar.
Guarda los cambios.
¿Qué puedo personalizar?
Puedes configurar elementos como:
Información de la organización.
Logo del formulario.
Contenido adicional mediante imagen o HTML.
Mapa de geolocalización.
Consulta también: ¿Cómo mostrar el mapa de geolocalización en el PDF Estándar?
📌 Importante: el PDF Estándar tiene una estructura predeterminada. No permite modificar libremente la posición de las preguntas, ocultar elementos específicos ni diseñar el documento desde cero.
Si necesitas este tipo de ajustes o un control más avanzado sobre el diseño, será necesario utilizar el PDF Personalizado, el cual se construye desde cero mediante el Editor de PDF.
🎨 PDF Personalizado
(Funcionalidad disponible en planes pagos)
Si necesitas modificar completamente el diseño del documento, puedes utilizar el PDF Personalizado.
Con esta opción puedes construir tu PDF utilizando el Editor de PDF y seleccionar los elementos que quieres incluir y cómo quieres organizarlos.
El PDF Personalizado permite utilizar componentes como:
Text: texto o datos.
Table: tablas.
Container: agrupación de componentes.
Barcode: código de barras.
QR Code: código QR.
Image: imágenes.
Header: encabezado.
Footer: pie de página.
Rectangle: rectángulos.
V. Line: línea vertical.
H. Line: línea horizontal.
Page number: número de página.
Symbol: símbolos.
Para agregar un componente, selecciónalo y arrástralo hasta la posición que quieras dentro del documento.
¿Cómo acceder al Editor de PDF?
Ve a Formularios.
Selecciona el formulario.
Ingresa a Configurar > Configurar PDF > PDF Personalizado.
Selecciona Abrir editor PDF.
Dentro del editor puedes agregar componentes, modificar sus propiedades y vincularlos con los datos registrados en el formulario.
🔗 ¿Cómo vincular información del formulario?
Para mostrar datos de una respuesta dentro de un componente:
Selecciona el componente.
Haz doble clic sobre él.
Selecciona Insert Data Field.
Busca la pregunta correspondiente.
Selecciona el campo que quieres mostrar.
Por ejemplo, puedes utilizar:
name: nombre de la pregunta.
value: respuesta registrada.
📌 Importante: para que los campos del formulario aparezcan en el Editor de PDF, primero debes haber generado al menos una respuesta completa del formulario. El editor utiliza los datos de la última respuesta enviada para mostrar los campos disponibles.
👀 ¿Cómo previsualizar el PDF?
Dentro del Editor de PDF:
Ve a View > Preview.
Revisa cómo se verá el documento.
Verifica que la información y los componentes estén ubicados correctamente.
La vista previa utiliza los datos de la última respuesta enviada.
Para guardar los cambios, utiliza File > Save.
🤖 Asistente PDF DataScope Pro (GPT)
Si necesitas ayuda paso a paso para diseñar o ajustar tu PDF, puedes apoyarte en el Asistente PDF DataScope Pro, un GPT especializado en el uso del Editor de PDF Personalizado de DataScope.
Este asistente puede ayudarte a:
Elegir el componente adecuado según tu necesidad.
Resolver dudas sobre diseño, estructura y visualización.
Guiarte en configuraciones más avanzadas del editor.
Recomendado si estás creando tu primer PDF personalizado o necesitas apoyo rápido sin salir de tu flujo de trabajo.
🔄 ¿Cómo activar un PDF Personalizado?
Después de terminar la configuración:
Ve a Formularios > Configurar > Configurar PDF.
Ingresa a PDF Personalizado.
Selecciona Activar plantilla.
📌 Nota: el PDF Personalizado está disponible en los planes pagos.
❓ Preguntas frecuentes
¿Puedo tener más de un PDF Personalizado activo en un mismo formulario?
No. Por formulario, solo puedes tener un modelo de PDF Personalizado activo a la vez. Si necesitas usar otro diseño, puedes actualizar la plantilla activa cuando lo necesites desde el Editor de PDF.
Si cambio la plantilla activa, ¿afecta a las respuestas que ya se completaron?
Sí. Al cambiar la plantilla, el cambio se aplica automáticamente a todos los formularios, incluidas las respuestas ya completadas. Es decir, cuando descargues o regeneres el PDF de una respuesta anterior, se generará con el diseño que tengas guardado actualmente en el Editor de PDF, no con el diseño que estaba activo cuando se completó originalmente.
🆚 ¿Cuál debo utilizar?
PDF Estándar | PDF Personalizado |
Utiliza una estructura predeterminada | Permite diseñar la estructura |
Configuración rápida | Requiere configurar el diseño |
Permite personalizaciones básicas | Permite mayor control sobre el documento |
Ideal para ajustes simples | Ideal para documentos con un diseño específico |
Si solo necesitas agregar tu logo, información de la organización o un mapa, el PDF Estándar puede ser suficiente.
Si necesitas controlar la estructura, posición y contenido del documento, utiliza el PDF Personalizado.
📚 ¿Necesitas profundizar más?
Si necesitas ayuda con funcionalidades más avanzadas del Editor de PDF, revisa:
Support Center de PDF Generator API (el motor sobre el que funciona nuestro Editor de PDF Personalizado)