Las tareas permiten asignar formularios a uno o varios usuarios para que los completen en una fecha, un horario y, si corresponde, un lugar determinados.
Puedes asignar una tarea a usuarios específicos o a grupos de usuarios, y puedes configurarla para que se repita automáticamente.
💡 ¿Qué opción necesito?
Si necesitas... | Usa... |
Asignar una tarea puntual a una o varias personas | Nueva Tarea |
Que una tarea se repita (diaria, semanal, mensual, anual o personalizada) | Frecuencia de la tarea, dentro de Fecha y frecuencia |
Crear muchas tareas a la vez desde un Excel | Importación masiva |
Que solo una persona del grupo responda por todos | Participación > Solo una respuesta por grupo |
Dar más tiempo o una nueva fecha a una tarea | Editar la tarea desde la columna Acciones |
Saber cuántas tareas están completas, pendientes o vencidas | Tarjetas de estado en Asignar Tareas |
Llevar tus tareas a una planilla | Exportar o Google Sheets |
📌 ¿Cómo crear una tarea?
Ingresa a la Plataforma Web de DataScope.
Ve a Asignar Tareas.
Selecciona Nueva Tarea.
Completa las cuatro secciones del formulario: Información de la tarea, Fecha y frecuencia, Participación y Recordatorios.
Selecciona Crear.
El botón Crear se habilita cuando completas los campos obligatorios, que aparecen marcados con un asterisco (*).
👥 Información de la tarea
Usuarios (obligatorio): Selecciona Agregar usuarios y elige a quién quieres asignar la tarea. Puedes seleccionar:
Usuarios: uno o varios usuarios específicos.
Grupos de usuarios: uno o varios grupos previamente creados. Si vas a asignar la tarea a un grupo, consulta también: ¿Cómo asignar una tarea a un grupo de usuarios?
Formularios (obligatorio): Selecciona Seleccionar formularios y elige uno o más formularios que el usuario deberá completar como parte de la tarea.
Lugar: De manera opcional, puedes seleccionar el Lugar donde debe realizarse la tarea.
Activo: También puedes vincular un Activo de tu cuenta a la tarea. Por defecto aparece Sin activo. Cuando el usuario ingrese al formulario desde la tarea, las preguntas que utilicen la lista de activos se completarán automáticamente con la información del activo asignado, tanto en la app como en la web.
Descripción: Puedes agregar una descripción para entregar al usuario información adicional sobre la actividad. Esta descripción estará disponible antes de que comience a responder el formulario. Consulta: ¿Cómo visualizar la descripción y la lista de verificación de una tarea asignada?
Tareas a realizar: Puedes agregar actividades adicionales mediante un checklist. Estas actividades son independientes del formulario. Para agregar otra actividad, selecciona Agregar tarea o presiona Enter.
Por ejemplo:
Traer muestras desde las instalaciones del cliente.
Revisar herramientas antes de comenzar.
Entregar documentación al supervisor.
📅 Fecha y frecuencia
En esta sección defines cuándo se realiza la tarea, cuánto tiempo estará disponible y si se repite.
Fecha de inicio (obligatorio): día y hora en que comienza la tarea. Ambos datos se seleccionan en el mismo campo.
Duración de la tarea en horas (obligatorio): plazo disponible para completarla.
Permitir responder después de la fecha límite: casilla que define si el usuario podrá responder una vez vencido el plazo.
Frecuencia de la tarea
Por defecto, la tarea se realiza Solo una vez. Si necesitas que se repita, DataScope puede generar las tareas automáticamente en sus fechas, al estilo de los eventos recurrentes de un calendario. Defines la frecuencia una sola vez.
En el menú Frecuencia de la tarea puedes elegir:
Solo una vez.
Diaria.
Semanal: eliges los días de la semana.
Mensual: eliges el día del mes.
Anual.
Personalizado: en Repetir cada defines un número y una unidad de tiempo (días, semanas, meses o años).
En Finalización defines cuándo termina la repetición:
Nunca.
Fecha: la repetición termina en la fecha que selecciones.
Después de: la repetición termina después de la cantidad de repeticiones que indiques.
Antes de guardar, un recuadro te muestra un resumen, por ejemplo "Se generará una tarea cada 1 día de 12:00 a 16:00", y las próximas tareas que se generarán con sus fechas.
📌 Importante: antes se podían seleccionar varios días de calendario para repetir una tarea. Ahora la repetición se configura con la frecuencia.
Programar envío de la tarea
Define con cuánta anticipación recibirá el usuario la tarea. Puedes elegir entre:
Enviar ahora
Inicio de la tarea
1 día antes
3 días antes
1 semana antes
15 días antes
1 mes antes
Las opciones disponibles dependen de la fecha de inicio de la tarea: no puedes elegir una opción cuya fecha de envío ya habría pasado. Por ejemplo, si la tarea es para el mismo día, no puedes seleccionar días de anticipación.
📌 Importante: una tarea que se repite no se puede enviar toda con Enviar ahora. En ese caso, la opción aparece deshabilitada y debes elegir con cuántos días de anticipación se avisa cada tarea. Para conocer más detalles, consulta: Programación de tareas asignadas
👤 Participación
Obligatoria: (Todos los usuarios o grupos deben responder la tarea): Estas tareas deben ser respondidas y completadas por todos los usuarios dentro del plazo establecido. No se ofrece la opción de rechazar la tarea, por lo que cada usuario está obligado a cumplir con los requisitos antes de la fecha límite.
Voluntaria: (Todos los usuarios o grupos pueden aceptar/rechazar la tarea): Estas tareas permiten a los usuarios elegir si desean aceptarlas o rechazarlas. Al recibir una tarea voluntaria, los usuarios pueden decidir si quieren comprometerse a completarla. Si aceptan la tarea, deben cumplir con ella dentro del plazo indicado. Si la rechazan, no tienen ninguna obligación de realizarla.
Solo una respuesta por grupo: (Disponible únicamente para tareas asignadas a grupos) La primera persona del grupo que acepte la tarea será quien la complete en representación del grupo. Una vez enviada la respuesta, la tarea se marcará como completada para todos los integrantes del grupo.
🔔 Recordatorios
Los recordatorios se envían automáticamente según la fecha de vencimiento de la tarea. Puedes elegir cuánto tiempo antes del vencimiento quieres que el usuario reciba un recordatorio:
15 min
30 min
1 hora
1 día
3 días
1 semana
Puedes seleccionar más de una opción. Luego eliges el canal de notificación:
Notificación en app.
Correo electrónico.
Puedes activar uno o ambos canales. El recordatorio puede incluir información como la fecha, la hora y el lugar de la tarea.
📅 Invitación de calendario
El correo de asignación de una tarea incluye automáticamente una invitación de calendario en formato .ics. Según el cliente de correo utilizado:
Gmail: puede mostrar el evento directamente en el correo.
Outlook: puede incluir el archivo de calendario como adjunto.
El evento incluye el nombre del formulario, la fecha y hora de inicio y la duración estimada de la tarea.
⏰ ¿Qué ocurre cuando vence el plazo de una tarea?
Esto depende de la casilla Permitir responder después de la fecha límite:
Si no está activada: cuando la tarea supera el plazo, pasa a estado Incompleta y el usuario ya no puede responderla.
Si está activada: el usuario puede responder aunque hayan pasado la fecha y la duración configuradas.
Si necesitas dar más tiempo a una tarea vencida, edita la tarea y cambia su fecha u hora. Consulta: ¿Cómo reasignar una tarea?
✏️ Editar o eliminar tareas con frecuencia
Esta sección aplica solo a las tareas que creaste con una frecuencia distinta de Solo una vez. En las tareas de una sola vez no aparece esta elección.
¿Cómo reconocerlas en el listado?
En Asignar Tareas, estas tareas muestran un ícono de repetición junto al nombre del formulario. Al pasar el cursor sobre el ícono, un recuadro te indica cada cuánto se genera la tarea y cuáles son las próximas fechas. Por ejemplo: "Se generará una tarea cada 1 día de 12:00 a 16:00". Si definiste una fecha de término, el recuadro la muestra, por ejemplo "Hasta el 15 oct, 2026".
Cada tarea generada aparece en el listado con su propio ID y su propio estado, por ejemplo Programada.
¿Qué ocurre al eliminar o editar?
Al eliminar una tarea con frecuencia, DataScope te pregunta ¿Qué tareas quieres eliminar? y eliges entre:
Solo esta tarea (aparece seleccionada por defecto).
Esta y las próximas tareas.
Luego confirmas con Eliminar o cancelas con Cancelar. Al editar una tarea con frecuencia, también eliges si el cambio aplica a esa tarea o a esa y las próximas.
Ten en cuenta que:
Las tareas que ya fueron respondidas o que ya pasaron no se modifican ni se eliminan.
Eliminar Esta y las próximas tareas detiene la serie: no se crean tareas nuevas.
📥 Importar varias tareas de forma masiva
Si necesitas crear una gran cantidad de tareas, puedes importarlas desde un archivo Excel.
En Asignar Tareas, selecciona el ícono de subir archivo y luego Importar ahora.
Descarga la plantilla con Descargar ejemplo, y completa los campos marcados con asterisco (*).
Sube tu archivo arrastrándolo o buscándolo en tu computador. Puede tardar unos minutos en procesarse.
El panel de importación muestra los requisitos del archivo. Entre los principales:
Evita valores repetidos en la columna ID.
Completa la columna Nombre Formulario.
Si es una tarea individual, completa Email Usuario.
Si es una tarea grupal, completa Nombre del grupo y Tipo de asignación.
Completa las columnas Fecha/Hora Inicio y Margen de horas.
Si la tarea se repite, puedes completar las columnas de frecuencia, que son opcionales.
En una tarea que se repite, si dejas vacía la columna Programar Envío (días antes), la tarea se importa con Inicio de la tarea.
Para conocer el detalle de cada columna, consulta: ¿Cómo importar tareas de forma masiva?
Historial de importación
Cada vez que importas tareas, DataScope genera un registro detallado con el resultado de cada fila del archivo. Para verlo, selecciona el ícono de subir archivo y luego Ver historial.
Allí puedes identificar qué tareas se crearon correctamente, cuáles se actualizaron y cuáles fallaron, con el motivo del error en cada caso.
Para las filas con error, el historial muestra la opción Corregir y reintentar, que te permite editar los datos de esa fila y volver a enviarla sin repetir toda la importación.
Ejemplos de errores comunes:
ID en uso (tarea en progreso o completada): el ID de tarea ya corresponde a una tarea activa o finalizada y no puede reutilizarse.
Cambios detectados: la fila actualizó una tarea existente. El registro indica cuántos campos cambiaron.
📊 Exportar tareas y conectarlas con Google Sheets
Exportar
El botón Exportar descarga un archivo Excel (.xlsx) con las tareas cuya fecha de ejecución esté dentro del rango de fechas aplicado en el filtro Fecha. Antes de exportar, puedes cambiar el nombre del archivo.
Google Sheets
El botón Google Sheets te permite conectar tus tareas asignadas con una hoja de cálculo de Google. Para garantizar una integración adecuada, privada y segura, comparte tu documento con permisos de editor únicamente a datascope-sheets@datascope-io.iam.gserviceaccount.com. Puedes copiar esta dirección desde la pantalla de integración.
🔎 ¿Cómo monitorear las tareas asignadas?
Desde Asignar Tareas puedes consultar el estado de todas las tareas.
- Resumen por estado
En la parte superior verás tarjetas con la cantidad de tareas en cada estado:
Programadas: la tarea fue creada y quedó agendada para una fecha futura.
Asignadas: la tarea ya fue enviada al usuario responsable.
Aceptadas: exclusivo de tareas voluntarias. Ocurre cuando el usuario acepta la tarea.
Completas: la tarea se marca como completa cuando el usuario responde el formulario asignado.
Incompletas: la tarea superó el plazo permitido para completarse y ya no puede ser enviada.
Rechazadas: exclusivo de tareas voluntarias. Ocurre cuando el usuario rechaza la tarea.
-Búsqueda y filtros
Puedes usar la barra de búsqueda para encontrar tareas por el nombre del formulario, y combinar estos filtros:
Fecha: rango de ejecución de la tarea.
Lugar
Formulario
Estado
Usuarios
ID tarea
Activos
Origen: Individual (tareas asignadas a usuarios), Planificación (tareas generadas desde una planificación) o Grupal (tareas asignadas a grupos).
Por defecto, Asignar Tareas muestra un rango de 15 días. Si no encuentras una tarea, revisa primero el rango del filtro Fecha y amplíalo si es necesario.
Qué muestra la tabla
La tabla incluye el ID de la tarea, los usuarios y grupos asignados, el formulario, el lugar, la fecha de inicio con su duración, el estado y cuántos usuarios han respondido (por ejemplo, 1/1 respondieron). En la columna Acciones puedes editar la tarea.
Cronograma
Junto a Tareas encontrarás la pestaña Cronograma, un calendario para hacer seguimiento gráfico de las tareas asignadas por usuario.
Con doble clic en una tarea abres sus detalles. Desde el ícono de vista previa llegas a la respuesta del usuario, y en Historial ves la fecha y hora en que fue asignada.
Con Shift y la rueda del mouse te desplazas de izquierda a derecha.
Con Alt y la rueda del mouse acercas o alejas el cronograma.
✅ ¿Cómo completar una tarea?
Los usuarios pueden completar las tareas asignadas desde la aplicación de DataScope y también desde la Plataforma Web.
Para conocer el paso a paso en la aplicación, consulta: ¿Cómo completar una tarea en DataScope?
En la app, el buscador de Tareas asignadas encuentra tareas por nombre del formulario, nombre del lugar, descripción o ID de la tarea. El ID se debe escribir completo. La búsqueda no distingue mayúsculas ni acentos y funciona con y sin conexión.
❓ Preguntas frecuentes
¿Cómo asigno una tarea recurrente? Al crear la tarea, en Fecha y frecuencia elige la Frecuencia de la tarea (diaria, semanal, mensual, anual o personalizado) y cuándo termina la repetición.
¿Puedo enviar de inmediato una tarea que se repite? No. En las tareas que se repiten debes elegir con cuántos días de anticipación se avisa cada una.
¿Qué pasa con las tareas ya respondidas si edito o elimino una serie? No se modifican. Los cambios solo aplican a tareas que aún no se han realizado ni han pasado.
No veo una tarea en Asignar Tareas, ¿por qué? Por defecto, el listado muestra un rango de 15 días. Amplía el rango del filtro Fecha y revisa que no tengas otros filtros aplicados, como Estado, Usuarios u Origen.
¿Cómo detengo una tarea que se repite? Elimina la tarea eligiendo Esta y las próximas tareas. Se detiene la serie y no se crean tareas nuevas.
El usuario no puede responder una tarea vencida, ¿qué hago? Edita la tarea y cambia la fecha u hora, o activa la casilla Permitir responder después de la fecha límite al crear nuevas tareas.