En DataScope puedes personalizar los permisos de cada usuario según las funciones que desempeña en tu organización. De esta forma, puedes controlar qué puede ver, crear, modificar o administrar cada usuario.
🔐 ¿Cómo configurar los permisos de un usuario?
Para configurar los permisos:
Accede a Ajustes y ayuda > Usuarios.
Busca el usuario que quieres configurar.
Haz clic en Configurar.
Selecciona Editar.
Modifica los permisos y restricciones según las necesidades del usuario.
Guarda los cambios.
Desde esta sección puedes configurar tanto permisos de acciones como accesos a formularios, lugares y grupos.
🧩 Roles preconfigurados
En vez de activar cada permiso uno por uno, puedes elegir uno de los siguientes roles preconfigurados. Si ninguno se ajusta exactamente a lo que necesitas, elige Customizado y activa manualmente los permisos que quieras (ver detalle de cada uno en la sección siguiente).
Permiso | Administrador | Supervisor | Operario editor | Operario |
Básico |
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Ver respuestas de formularios | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Chatear | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Responder formularios | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Ver formularios asignados | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Avanzado |
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Cambiar estado de formularios | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
Crear listas personalizadas | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
Modificar respuestas de formularios | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
Editar formularios | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Eliminar y recuperar respuestas de formularios | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
Acceso a gráficos | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
Asignar automáticamente nuevos lugares | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
Administración |
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Mostrar y crear nuevos usuarios | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Exportar datos | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
Administrar la configuración de la cuenta | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Administrar firmas | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Administrar tickets | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Administrar activos | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Administrar lugares | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
💡 Administrador tiene todos los permisos activados; es el único rol pensado para quienes configuran y administran la cuenta completa.
👤 Permisos de usuario
Los permisos determinan qué acciones puede realizar cada usuario dentro de DataScope.
Básicos
Ver respuestas de formularios: permite consultar las respuestas de otros usuarios desde la pestaña Respuestas de Equipo y desde la Plataforma Web.
Chatear: permite utilizar el chat entre usuarios.
Responder formularios: permite responder formularios sin que hayan sido asignados directamente al usuario.
Ver formularios asignados: permite visualizar los formularios que han sido asignados al usuario.
Avanzados
Cambiar estado de formularios: permite cambiar el estado de una respuesta.
Crear listas personalizadas: permite gestionar listas personalizadas y realizar determinadas modificaciones desde el Editor de Formularios.
Modificar respuestas de formularios: permite modificar respuestas que ya fueron enviadas.
Editar formularios: permite crear nuevos formularios y modificar formularios existentes.
Eliminar/Recuperar respuestas: permite eliminar respuestas y recuperar respuestas eliminadas.
Acceso a gráficos: permite acceder al módulo de gráficos desde la Plataforma Web.
Asignar automáticamente nuevos lugares: permite que se asignen automáticamente al usuario los nuevos lugares que se detecten.
Administración
Estos permisos permiten otorgar acceso a funciones administrativas:
Mostrar y crear nuevos usuarios: permite gestionar usuarios de la cuenta.
Exportar datos: permite exportar información en Excel.
Administrar la configuración de la cuenta: permite modificar configuraciones generales de la cuenta.
Administrar firmas: permite gestionar configuraciones relacionadas con firmas.
Administrar tickets: permite administrar el módulo de tickets.
Administrar activos: permite gestionar el módulo de Activos.
Administrar lugares: permite gestionar los lugares registrados en la cuenta.
📋 Restringir el acceso a determinados formularios
Además de los permisos generales, puedes definir qué formularios puede ver y responder cada usuario.
En Permisos a formularios, selecciona los formularios a los que el usuario tendrá acceso.
Si seleccionas formularios específicos, el usuario tendrá acceso únicamente a ellos.
Si este campo se mantiene vacío, no tendrá restricciones y podrá acceder a todos los formularios de la cuenta.
👉 Si necesitas configurar restricciones más específicas, consulta: ¿Puedo restringir el acceso de usuarios a ciertos formularios?
📍 Restringir el acceso por lugares
También puedes limitar los formularios que un usuario puede visualizar según el Lugar seleccionado en la respuesta.
Si no se configuran lugares específicos, el usuario podrá visualizar los formularios enviados independientemente del lugar seleccionado.
👥 Utilizar grupos de usuarios
Los Grupos de Usuarios permiten agrupar usuarios que necesitan configuraciones o permisos similares.
Un usuario puede:
Pertenecer a uno o más grupos.
Pertenecer a un solo grupo.
No pertenecer a ningún grupo.
Esto permite organizar los permisos de acuerdo con las necesidades de cada equipo o función.
📤 ¿Puedo exportar un listado de todos los usuarios con sus permisos?
Puedes exportar el listado de usuarios de tu cuenta (nombre, email, grupos, último acceso y fecha de creación) desde Ajustes y ayuda > Usuarios > Exportar.
Ten en cuenta que ese archivo no incluye el detalle de permisos individuales ni los formularios asignados a cada usuario. Para revisar esa información, debes hacerlo usuario por usuario desde Ajustes y ayuda > Usuarios > Configurar > Editar.
👉 Más detalles en ¿Cómo exportar los usuarios de mi cuenta?
🔄 ¿Los cambios de permisos no aparecen?
Si modificaste los permisos de un usuario y todavía no puede verlos, revisa primero que esté utilizando la cuenta correcta, especialmente si su correo electrónico está asociado a varias cuentas de DataScope.
Después:
En la aplicación móvil, el usuario debe cerrar sesión y volver a iniciar sesión.
En la Plataforma Web, actualiza la página o vuelve a iniciar sesión.
Comprueba nuevamente los permisos y las restricciones configuradas.
👉 Si el problema continúa, consulta: ¿Qué hacer si los cambios en los permisos de un usuario no se aplican?
🔒 Controlar quién puede editar formularios
Los usuarios que tienen permisos para editar formularios también pueden utilizar la opción Bloquear edición desde la Plataforma Web.
Cuando un formulario está bloqueado:
Solo el usuario que realizó el bloqueo puede continuar editándolo.
Otros usuarios con permisos de edición no podrán modificarlo mientras permanezca bloqueado.
El usuario que realizó el bloqueo es quien puede desbloquearlo.
Para bloquear un formulario:
Accede a Formularios.
Selecciona el formulario y haz clic en Configurar.
Activa Bloquear edición (o desactívala para habilitarla nuevamente).
Esta función garantiza mayor control y seguridad sobre los formularios, evitando cambios no deseados o simultáneos que puedan afectar la calidad de los datos.
Además, permite organizar mejor los flujos de trabajo, ya que cada formulario tendrá un responsable claro mientras esté en proceso de edición.