¿Qué es un flujo?
Un flujo parte cuando alguien responde un formulario y define el recorrido de esa respuesta entre personas. Puedes repartir las secciones del formulario, sumar otros formularios, pedir firmas, enviar correos y cerrar con un PDF. Cada participante recibe solo su parte, como una tarea normal, y los administradores ven en un tablero en qué etapa está cada respuesta.
Ejemplos de uso:
Solicitud con aprobación: una persona llena la solicitud, un supervisor completa su sección y una gerencia firma.
Servicio con checklist: el técnico registra el servicio, se le asigna un checklist de revisión del vehículo y al terminar se envía un correo con los datos clave.
Inspección con revisión: si un hallazgo es grave, una decisión envía el caso a otra sección.
Antes de empezar
Plan | Qué incluye |
Professional | Hasta 5 flujos, con un máximo de 2 pasos por flujo. El paso Dividir formulario en secciones no está incluido. |
Enterprise | Todos los pasos disponibles y sin límite en la cantidad de flujos. |
Usar Flujos no tiene un costo adicional. Cada formulario respondido y cada firma dentro de un flujo se contabilizan igual que fuera de él. Los correos automáticos y los cambios de estado no tienen costo.
Los flujos los crean y administran los administradores desde el módulo Flujos.
Solo puede haber un flujo activo por formulario.
Quien participa no necesita capacitación: recibe una tarea y la responde. Puedes sumar a todas las personas que necesites, ya que DataScope no cobra por usuario.
Cómo crear un flujo
En el menú lateral, entra a Flujos y haz clic en Crear Flujo.
Arriba a la izquierda, reemplaza Flujo sin título por el nombre de tu flujo. Debe ser único en tu cuenta. Todo flujo nuevo empieza con dos tarjetas: el inicio y el Cierre.
En la tarjeta Al responder un formulario, haz clic en el lápiz. En el panel Disparador, deja marcada la opción Al responder un formulario y haz clic en Seleccionar formulario.
Busca el formulario por nombre, márcalo y haz clic en Continuar. Luego, Guardar cambios.
Haz clic en + (Agregar un paso al flujo) entre dos tarjetas y elige el paso que necesitas. Puedes agregar tantos como permita tu plan.
Configura cada paso haciendo clic en su lápiz. Los pasos pendientes muestran la etiqueta Sin configurar.
Configura la tarjeta Cierre.
Haz clic en Publicar. El flujo pasa a Activo y verás Publicada: versión 1.
Si no terminas, usa Guardar borrador. El botón Publicar se habilita cuando el flujo tiene un formulario de inicio.
Pasos que puedes agregar
El menú + ofrece seis pasos: Asignar tarea, Enviar email, Agregar decisión, Solicitar firma, Cambiar estado del formulario y Dividir formulario en secciones.
Asignar tarea
Entrega un formulario a alguien como parte del flujo. Puede ser el mismo formulario de inicio u otro formulario de tu cuenta. Primero eliges el formulario y haces clic en Agregar. Luego, en Configurar formulario, defines:
Responsable fijo: Usuarios o grupos.
Asignación automática: Quien inició el flujo, La misma persona de un paso anterior o Según una respuesta del formulario (toma el responsable de una pregunta de texto o email).
Duración: 1 día, 3 días, 1 semana, 2 semanas o 1 mes. Por defecto usa la del flujo (3 días), y puedes cambiarla solo para esa tarea.
Enviar email
Envía un correo automático cuando el flujo llega a ese paso.
Nombre del paso: cómo se verá la tarjeta en el flujo.
Para: un correo o un destinatario dinámico.
Asunto y Cuerpo: escribe
/o usa el botón Variables para insertar respuestas de los formularios del flujo. Las variables aparecen agrupadas por formulario.
En Así se verá el correo ves una vista previa con datos de ejemplo. Las variables se reemplazan por los datos reales al enviarse.
Agregar decisión
Define qué camino sigue el flujo según una respuesta.
Condición: elige una variable en Seleccionar variable, un operador y escribe el valor. Solo aparecen las respuestas disponibles hasta ese punto del flujo. Con Agregar condición puedes sumar más.
Resultado: elige el destino para Si se cumple y para Si no se cumple. Si una rama queda en Sin destino, el flujo se detendrá ahí.
Solicitar firma
Pide la firma electrónica dentro del proceso.
Quiénes firman: usa Agregar firmantes para elegir usuarios o grupos. También puedes marcar que firme el responsable de la sección anterior, los responsables de las secciones anteriores o el autor de la respuesta.
Cómo firman: al mismo tiempo o siguiendo un orden. Esta opción aparece después de agregar firmantes.
Reglas de rechazo: si marcas Detener el flujo cuando una firma sea rechazada, el flujo se detiene. Si no, la sección vuelve al responsable anterior para corregir y, al reenviarla, se solicita la firma de nuevo.
Reglas de reapertura: con Permitir reabrir una firma ya completada, un administrador puede reabrirla. La firma anterior queda invalidada y se solicita nuevamente.
El formulario debe permitir firma electrónica y tu cuenta debe tenerla configurada.
Cambiar estado del formulario
Al llegar a este paso, la respuesta pasa al estado que elijas, siempre, sin depender de una condición. Selecciona el Formulario y el Estado.
Dividir formulario en secciones (plan Enterprise)
Reparte las secciones de un formulario entre distintos responsables. Al pasar el cursor por la opción, verás los formularios del flujo y cuántas secciones tiene cada uno.
Al elegir uno, cada sección se convierte en una tarjeta con su propio responsable y duración. La primera sección siempre la completa quien inicia el flujo, por eso aparece con un candado. En la tarjeta de inicio aparece Configurar secciones, para ajustarlas todas en un solo lugar. En el plan Professional esta opción aparece bloqueada.
Cierre
Es la última tarjeta y siempre existe.
Formato del PDF: Estándar (recomendado) o Personalizado (una plantilla PDF de ese formulario). Si el flujo tiene más de un formulario, se genera un PDF por respuesta.
Disponibilidad del PDF: puedes permitir descargar un PDF parcial antes de finalizar e incluir el historial resumido.
Correo del cierre: marca Enviar un correo al cerrar el flujo para enviar el PDF final adjunto.
Cómo participa cada persona
Quien completa una parte recibe una tarea, la abre como cualquier otra y solo puede editar su sección. Al hacer clic en Completar tarea, el flujo avanza solo.
Si asignas un formulario con flujo activo, la tarea cubre solo la primera sección. Es normal que se marque como completada después de esa sección: las siguientes se asignan solas.
Si el formulario se abre desde su enlace público, la persona solo responde la primera sección.
Seguimiento de las respuestas
En la lista de Flujos, haz clic en ⋯ en la columna Acciones y elige Ver seguimiento.
Los indicadores
Indicador | Qué muestra |
En curso | Respuestas avanzando en el flujo. |
Por vencer | Se vencen dentro de poco. |
Vencidas | Pasaron el plazo de su etapa. |
Frenadas | Necesitan que alguien intervenga. |
Puedes filtrar por A tiempo, Por vencer, Vencidas, Estado, Responsables y Fecha. Desde esta pantalla también puedes ir a Editar flujo.
El tablero
Debajo de los indicadores verás una columna por cada paso del flujo, en el mismo orden que en el constructor. Cada columna muestra cuántas respuestas hay en esa etapa. Si no hay ninguna, verás Sin respuestas en esta etapa. Los pasos automáticos indican Se envía automáticamente (correos) o Se cambia automáticamente (cambios de estado).
El recorrido de una respuesta
Haz clic en una respuesta para abrir el Recorrido de la respuesta. Arriba verás su folio, el formulario de inicio y en qué paso va (por ejemplo, Paso 5 de 5). En Etapas aparece cada paso con su estado (Completado, En curso, Omitido o Pendiente), quién lo completó y el enlace Ver respuesta. En los cambios de estado también se indica en qué estado quedó el formulario. Las etapas omitidas son las que una decisión del flujo saltó.
Acciones sobre una respuesta en curso
Empujar: volver a avisar al responsable de la etapa actual.
Reasignar: cambiar al responsable de la etapa actual. Debes indicar un motivo.
Reanudar (corregida): volver a evaluar una respuesta frenada después de corregir el problema.
Cancelar respuesta: detenerla definitivamente. Se conserva lo respondido, pero no se genera el PDF de cierre. No se puede deshacer.
Editar, desactivar y archivar un flujo
La lista de flujos muestra el nombre, la Configuración (por ejemplo, "2 formularios · 2 secciones del formulario"), el Estado y las Acciones. Puedes filtrar por Todos, Activos, Inactivos, Borradores y Archivados.
Editar: al guardar cambios en un flujo activo se crea una nueva versión. Las respuestas en curso terminan con la versión con la que empezaron y los cambios aplican a las nuevas.
Desactivar: el flujo deja de ejecutarse para nuevas respuestas. Puedes volver a activarlo.
Archivar: lo saca de uso. No es posible mientras haya respuestas en curso.
Eliminar: solo para borradores.
Si cambias o eliminas en el formulario una pregunta que el flujo usa, verás la marca Requiere atención. Corrige el paso afectado; mientras tanto, la versión publicada sigue funcionando.
Si el problema persiste
Lo que ves | Qué hacer |
Publicar no se habilita | Elige el formulario de inicio en la tarjeta Al responder un formulario. |
Un paso muestra Sin configurar | Abre el paso con el lápiz y completa los datos faltantes. |
Hay pasos incompletos al publicar | Revisa las tarjetas marcadas: suele faltar un responsable, firmantes, destinatario o asunto, o el destino de una decisión. |
Ya existe un flujo con ese nombre | Usa un nombre distinto. |
Este formulario ya tiene un flujo activo | Confirma la activación (el actual se desactiva) o desactiva el otro antes. |
Aviso de límite de pasos | En Professional, cada flujo admite hasta 2 pasos. Quita pasos o mejora tu plan a Enterprise. |
No puedes crear más flujos | En Professional puedes tener hasta 5 flujos. Revisa los que no usas o mejora tu plan a Enterprise. |
Dividir formulario en secciones aparece bloqueado | Esta opción es parte del plan Enterprise. |
Una respuesta aparece como Frenada | Abre su recorrido para ver el motivo, corrige y usa Reanudar (corregida). |
Si necesitas más ayuda, escríbenos por el chat de soporte.