Una planificación genera tareas de forma automática en cada ciclo, según la frecuencia que definas. Crearla toma 2 pasos: en el primero defines la configuración general, y en el segundo asignas los formularios y configuras sus tareas.
📌 El módulo Planificaciones está disponible en los planes Professional y Enterprise. El plan Professional permite hasta 5 planificaciones en uso a la vez.
💡 Antes de empezar
Necesitas | Detalle |
Un supervisor | Es obligatorio. Es quien supervisa la planificación |
Los formularios que se van a asignar | Cada formulario se convierte en una tarea en cada ciclo |
Los usuarios o grupos responsables | Los eliges al configurar cada tarea |
Una plantilla (opcional) | Predefine la configuración para no hacerla desde cero. Si no usas una, elige la opción sin personalizar |
Un activo (según el caso) | Es obligatorio si la plantilla lo requiere, y en las planificaciones por medidor |
Para conocer las plantillas, la vista de planificaciones y cómo gestionarlas, consulta: Planificación de tareas en DataScope
🛠️ Paso 1: Configuración general
Ingresa a la Plataforma Web de DataScope.
Ve a Planificaciones.
Selecciona Crear +, en la esquina superior derecha.
Se abre la pantalla Crear planificación, con el paso 1 de 2. Completa estos campos:
Campo | Qué ingresar |
Plantilla de planificación * | Elige una plantilla existente o Planificación estándar (Sin personalizar) para configurar todo libremente. El campo filtra las opciones mientras escribes, y la opción sin plantilla siempre está disponible. |
Nombre planificación * | El nombre que identifica la planificación. |
Supervisor * | Una o varias personas que supervisan la planificación. |
Fecha de inicio * | La fecha en que comienza el primer ciclo. |
Frecuencia de la planificación * | Cada cuánto se repite el ciclo: Diaria, Semanal, Cada 2 semanas, Mensual, Trimestral, Semestral o Personalizado. |
Finalización | Cuándo termina la repetición: Nunca, en una Fecha o Después de una cantidad de ciclos. |
Activo | El activo asociado, si corresponde. Por defecto aparece Sin activo. |
Lugar | El lugar asociado, si corresponde. |
Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.
Frecuencia personalizada
Si eliges Personalizado, en Repetir cada defines un número y una unidad de tiempo. Por ejemplo, cada 2 días.
Si usas una plantilla
La plantilla puede traer valores predefinidos, como un supervisor fijo, una frecuencia o un activo obligatorio. Si la plantilla no permite modificar la frecuencia, no podrás cambiarla en este paso.
Cuando termines, selecciona Siguiente. Si prefieres seguir más tarde, selecciona Guardar borrador.
📋 Paso 2: Formularios y tareas
En el paso 2, DataScope te indica Para crear esta planificación, asigna los siguientes formularios como tareas.
Agrega los formularios que se deben completar con + Agregar formularios. Si la plantilla ya incluye formularios, aparecen en la lista.
Por cada formulario, selecciona Crear tarea para configurar la tarea.
Cuando termines de configurarla, selecciona Crear.
Repite el proceso con cada formulario.
Para volver a la configuración general, usa Volver al paso anterior.
Configuración de cada tarea
Información general
Usuarios: los responsables de ejecutar la tarea. Pueden ser usuarios o grupos.
Formulario: se hereda del formulario que elegiste.
Lugar: dónde se realizará la tarea.
Activo: el activo, si corresponde.
Descripción y Tareas a realizar: instrucciones y actividades adicionales.
Fecha y hora
Día de ejecución en el ciclo: en qué día del ciclo se ejecuta la tarea, por ejemplo el día 1 de 7.
Hora de ejecución: la hora exacta en que la tarea estará disponible.
Duración de la tarea en horas: el tiempo disponible para completarla. El sistema muestra una previsualización del Ciclo 1 y de cuándo se reprograma en el Ciclo 2.
Permitir responder después de la fecha límite: si no la activas, la tarea queda como incompleta cuando vence.
Programar envío: con cuánta anticipación se notifica al responsable, por ejemplo al inicio, 1 día antes o 3 días antes.
Frecuencia por formulario
Cada formulario puede tener su propia frecuencia o quedar como Igual a la planificación. Por ejemplo, en una planificación mensual puede ir un formulario diario y otro cada 2 semanas. Por cada ciclo, DataScope muestra cuántas tareas se generarán y en qué fechas.
Participación
Obligatoria: todos los usuarios asignados deben responder.
Voluntaria: los usuarios pueden aceptar o rechazar la tarea.
Recordatorios
Configura notificaciones automáticas antes del vencimiento: 15 min, 30 min, 1 hora, 1 día, 3 días o 1 semana.
Si la plantilla tiene activada la opción Los mismos responsables para todas las tareas, defines los responsables una sola vez y se aplican a todas las tareas.
Activar la planificación
Cuando todos los formularios tengan su tarea configurada, selecciona Crear en el panel principal para activar la planificación.
✅ ¿Qué pasa después de crearla?
La planificación aparece en el listado con el estado Activa.
DataScope genera las tareas del primer ciclo, programadas para el día y la hora que definiste.
Los usuarios ven sus tareas en la app, en la sección Planificaciones de Pendientes. En la Plataforma Web aparecen en Asignar Tareas, con el filtro Origen: Planificación.
El siguiente ciclo se genera cuando se cumple la fecha de término del ciclo actual, y no cuando todas las tareas están completadas.
Si la guardaste como borrador
Una planificación guardada como borrador no genera tareas. Para encontrarla, en el listado usa el filtro Borradores. Los borradores no consumen el cupo de tu plan.
🔧 Planificaciones por medidor
Si la plantilla es por Medidor, la planificación genera tareas cuando el medidor de un activo llega a un valor definido. En ese caso necesitas un activo, y puedes indicar cuál fue la última mantención ejecutada.
Para conocer cómo funciona, consulta: Mantenimiento: planificaciones por medidor
❓ Preguntas frecuentes
¿Qué campos son obligatorios en el paso 1? La plantilla, el nombre, el supervisor, la fecha de inicio y la frecuencia.
¿Puedo crear una planificación sin plantilla? Sí. Elige Planificación estándar (Sin personalizar) y configura todos los campos libremente.
¿Puedo guardar la planificación y terminarla después? Sí. Usa Guardar borrador en cualquiera de los dos pasos. Podrás activarla más tarde desde el listado, con el filtro Borradores.
No puedo crear otra planificación, ¿por qué? El plan Professional permite hasta 5 planificaciones en uso a la vez (activas, atrasadas o pausadas). Los borradores y las archivadas no consumen cupo, así que puedes archivar las que ya no uses. El plan Enterprise no tiene límite.
Creé la planificación y no la veo en el listado, ¿qué reviso? Revisa los filtros del listado, en especial Estado y Fecha. Si la guardaste como borrador, aparece en Borradores.
¿Cuándo se generan las tareas? Las del primer ciclo se generan al activar la planificación. Las de los ciclos siguientes se generan cuando se cumple la fecha de término del ciclo anterior.
¿Puedo usar una frecuencia distinta para cada formulario? Sí. En el paso 2, cada formulario puede tener su propia frecuencia o quedar como Igual a la planificación.
¿Puedo crear varias planificaciones a la vez? Sí, desde un archivo Excel. Consulta: ¿Cómo importar y exportar planificaciones?