Puedes crear tareas asignadas a grupos completos de usuarios. Todos los miembros del grupo reciben la tarea y, según el tipo de participación que elijas, uno o varios de ellos deberán completarla.
¿Qué necesitas tener listo?
Tener al menos un grupo de usuarios creado en DataScope.
Tener al menos un formulario disponible para asignar.
📌 Cómo crear una tarea grupal
En el menú lateral izquierdo, ingresa al módulo Tareas Asignadas.
Haz clic en + Nueva tarea.
➡️ En la sección de: Información de la tarea
En el campo Usuarios, haz clic en + Agregar usuarios.
En el panel que se abre, selecciona Grupos de usuarios.
Busca el grupo por nombre o scrollea la lista. Marca el checkbox del grupo o los grupos que quieres asignar. Cada grupo muestra la cantidad de miembros.
Haz clic en Cerrar para confirmar la selección. Los grupos aparecen como etiquetas en el campo Usuarios.
En Formularios, haz clic en + Seleccionar formularios y elige el formulario que deben completar.
Completa los campos opcionales: Lugar, Activo, Descripción, Tareas a realizar.
➡️ En la sección de: Fecha y hora
Define la fecha y hora de la tarea y en Programar envío de la tarea, elige cuándo se notifica a los responsables: Enviar ahora, Al inicio de la tarea, 1 día antes, 3 días antes, 1 semana antes, 15 días antes o 1 mes antes.
➡️ En la sección de: Tipos de participación
Elige como responder los miembros del grupo:
Obligatoria: todos los usuarios del grupo deben responder la tarea.
Voluntaria: cada usuario puede aceptar o rechazar la tarea.
Solo una respuesta por grupo: la primera persona que acepte la tarea la completará para todo el grupo. Es útil cuando solo necesitas una respuesta sin importar quién la haga.
Selecciona el tipo de participación y haz clic en Crear.
📌 ¿Qué pasa después de crear la tarea grupal?
Todos los miembros del grupo reciben un correo y una notificación en la app con el asunto "Tienes una nueva tarea grupal", indicando quién la asignó, la fecha de inicio, vencimiento y el lugar.
En el correo aparece el botón Ir a la tarea para que puedan acceder directamente.
En el listado de tareas asignadas puedes ver el detalle de la tarea grupal, incluyendo el estado de avance de cada miembro y su panel de estadísticas.
📌 Importación, exportación e integración con Google Sheets
Si usas importación o exportación masiva de tareas asignadas (o planificaciones de tareas), ten en cuenta que ahora hay dos columnas nuevas en las plantillas:
Tipo de asignación: indica "grupal" o "individual"
Nombre del grupo: complétalo solo si el tipo de asignación es "grupal" con el nombre del grupo correspondiente.
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