Puedes crear tareas asignadas a grupos completos de usuarios. Todos los integrantes del grupo reciben la tarea y, según el tipo de participación que elijas, uno o varios de ellos deberán completarla.
💡 ¿Qué opción necesito?
Si necesitas... | Usa... |
Que todos los integrantes del grupo respondan | Participación: Obligatoria |
Que cada integrante decida si acepta o rechaza | Participación: Voluntaria |
Que responda una sola persona por todo el grupo | Participación: Solo una respuesta por grupo |
Que la tarea se repita | Asígnala a usuarios, no a un grupo: las tareas de grupo no se pueden repetir |
Crear muchas tareas grupales desde un Excel | Importación masiva, con Tipo de asignación: grupal |
Encontrar las tareas grupales en el listado | Filtro Origen: Grupal |
✅ ¿Qué necesitas tener listo?
Al menos un grupo de usuarios creado en DataScope.
Al menos un formulario disponible para asignar.
📌 ¿Cómo crear una tarea grupal?
Ingresa a la Plataforma Web de DataScope.
Ve a Asignar Tareas.
Selecciona Nueva Tarea.
Completa las cuatro secciones del formulario: Información de la tarea, Fecha y frecuencia, Participación y Recordatorios.
Selecciona Crear.
Información de la tarea
En el campo Usuarios, selecciona Agregar usuarios.
En el panel que se abre, selecciona Grupos de usuarios.
Busca el grupo por nombre o desplázate por la lista. Marca el grupo o los grupos que quieres asignar. Cada grupo muestra la cantidad de integrantes.
Selecciona Cerrar para confirmar. Los grupos aparecen como etiquetas en el campo Usuarios, y puedes quitar uno con la x de su etiqueta.
En Formularios, selecciona Seleccionar formularios y elige el formulario que deben completar.
Completa los campos opcionales: Lugar, Activo, Descripción y Tareas a realizar.
Para conocer el detalle de cada campo, consulta: ¿Cómo asignar una tarea a un usuario en DataScope?
Fecha y frecuencia
Fecha de inicio (obligatorio): día y hora en que comienza la tarea.
Duración de la tarea en horas (obligatorio): plazo disponible para completarla.
Permitir responder después de la fecha límite: casilla que define si se podrá responder una vez vencido el plazo.
📌 Importante: una tarea asignada a un grupo no puede repetirse. En Frecuencia de la tarea queda seleccionada la opción Solo una vez y no se puede cambiar. Si necesitas que la tarea se repita, quita el grupo y asígnala a usuarios.
Programar envío de la tarea
Define con cuánta anticipación recibirán la tarea los integrantes del grupo. Puedes elegir entre Enviar ahora, Inicio de la tarea, 1 día antes, 3 días antes, 1 semana antes, 15 días antes o 1 mes antes.
Las opciones disponibles dependen de la fecha de inicio: no puedes elegir una opción cuya fecha de envío ya habría pasado. Para conocer más detalles, consulta: Programación de tareas asignadas
Participación
Elige cómo deben responder los integrantes del grupo:
Obligatoria: todos los usuarios deben responder la tarea. No tienen la opción de rechazarla.
Voluntaria: todos los usuarios pueden aceptar o rechazar la tarea. Si la aceptan, deben completarla dentro del plazo establecido.
Solo una respuesta por grupo: la primera persona que acepte la tarea la completará para todo el grupo. Una vez enviada la respuesta, la tarea se marca como completada para todos los integrantes. Es útil cuando solo necesitas una respuesta, sin importar quién la haga.
Recordatorios
Los recordatorios se envían automáticamente según la fecha de vencimiento de la tarea. Puedes elegir cuánto tiempo antes quieres que se envíen (15 min, 30 min, 1 hora, 1 día, 3 días o 1 semana, y puedes seleccionar más de una opción) y el canal: Notificación en app, Correo electrónico o ambos.
📬 ¿Qué pasa después de crear la tarea grupal?
Todos los integrantes del grupo reciben un correo y una notificación en la app con el asunto "Tienes una nueva tarea grupal", que indica quién la asignó, la fecha de inicio, el vencimiento y el lugar.
El correo incluye el botón Ir a la tarea, para que puedan acceder directamente.
En el listado de Asignar Tareas puedes ver el detalle de la tarea grupal, incluyendo el estado de avance de cada integrante y su panel de estadísticas.
Para encontrar las tareas grupales en el listado, usa el filtro Origen y selecciona Grupal.
📥 Importación masiva de tareas grupales
Si usas la importación masiva de tareas (o de planificaciones), la plantilla incluye estas columnas para las tareas grupales:
Tipo de asignación: escribe grupal (o individual, que es el valor por defecto).
Nombre del grupo: complétalo cuando el tipo de asignación sea grupal. El grupo debe existir y tener usuarios activos.
Obligatorio: usa 1 para que solo una persona del grupo responda.
Como las tareas grupales no se pueden repetir, deja vacías las columnas de frecuencia en esas filas.
Para conocer todas las columnas de la plantilla, consulta: ¿Cómo importar tareas de forma masiva?
❓ Preguntas frecuentes
¿Puedo asignar a un grupo una tarea que se repite? No. Las tareas asignadas a un grupo no pueden repetirse. Para repetirla, asígnala a usuarios en lugar de a un grupo.
No puedo seleccionar una frecuencia, ¿por qué? Porque la tarea está asignada a un grupo. Quita el grupo para configurar una frecuencia.
¿Qué diferencia hay entre Voluntaria y Solo una respuesta por grupo? En Voluntaria, cada usuario decide si acepta o rechaza la tarea y, si acepta, la completa. En Solo una respuesta por grupo, la primera persona que acepta la completa para todo el grupo.
¿Cómo encuentro las tareas grupales en el listado? En Asignar Tareas, usa el filtro Origen y selecciona Grupal.
¿Puedo asignar tareas a un grupo desde el Excel? Sí. En Tipo de asignación escribe grupal y completa Nombre del grupo. El grupo debe existir y tener usuarios activos.