La firma dinámica permite definir automáticamente quién debe firmar un documento según las respuestas del formulario, ofreciendo mayor flexibilidad en los flujos de aprobación sin necesidad de preconfigurar usuarios fijos.
De esta forma, los firmantes se asignan de manera automática en función de los datos ingresados al completar el formulario.
🔍 ¿Qué es una firma dinámica?
Los firmantes dinámicos son personas designadas automáticamente a partir de las respuestas del formulario.
Esta configuración resulta especialmente útil en procesos donde los responsables pueden variar, como en casos de turnos, asignaciones temporales o aprobaciones por diferentes áreas.
Por ejemplo, si tu formulario incluye una pregunta como:
“¿Quién debe aprobar este documento?”
El sistema tomará la respuesta (correo o valor seleccionado) y enviará la solicitud de firma a esa persona una vez que el formulario sea enviado.
⚙️ Cómo configurar firmantes dinámicos
Acceso a la configuración de firmas
Ve a la sección Formularios en el menú principal.
Abre el formulario que deseas configurar.
Haz clic en la pestaña Configurar Firma.
Opciones de configuración general
Firma obligatoria: Todos los usuarios configurados deben responder, ya sea firmando o rechazando la solicitud.
Firma opcional: Solo uno de los firmantes configurados debe firmar el documento.
Configuración de firmantes
Selecciona el responsable de la solicitud.
Haz clic en Agregar firmantes.
Elige la opción Firmante dinámico.
Selecciona las preguntas del formulario que determinarán a los firmantes.
Pueden ser preguntas tipo Selección lista de datos (listas de lugares o personalizadas).
O preguntas tipo Texto con validación de correo electrónico.
Haz clic en Guardar cambios.
⚠️ Importante:
Las preguntas con listas personalizadas, el correo a enviar será el registrado en el Atributo 1.
🔄 Tipos de flujo de firma
Después de definir los firmantes, puedes elegir el tipo de flujo:
Firma simultánea: la solicitud se envía al mismo tiempo a todos los firmantes.
Secuencia de firmas: la solicitud se envía en el orden que establezcas (cada firmante recibe la solicitud una vez que el anterior haya completado su firma).
💡 Nota: Si configuras la firma como opcional, la opción de secuencia no estará disponible.
🧩 Funcionamiento
Una vez configurada la firma dinámica, el flujo de firma se genera automáticamente cada vez que se envía una respuesta del formulario.
Dependiendo de la configuración, las solicitudes de firma pueden ser simultáneas (todos los firmantes reciben la solicitud al mismo tiempo) o secuenciales (una vez que firma el primero, se envía al siguiente).
💡 Ventajas de la firma dinámica
Continuidad operativa: Los flujos de firma se mantienen activos incluso si cambian los responsables.
Evita bloqueos: Las ausencias o reemplazos no detienen la aprobación de documentos.
Asignación automática: Los firmantes se determinan en función de la información real del formulario.
Reducción de errores: Se minimiza el riesgo de seleccionar firmantes incorrectos.
⚠️ Consideraciones importantes
Cada documento firmado consume 1 acción.
Si en el formulario se usa el correo de un usuario registrado en DataScope, debe ser el mismo correo configurado en su firma para que pueda iniciar sesión y firmar correctamente.
Si se utiliza un correo diferente o no registrado, la solicitud se enviará como firmante externo.
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