📌 ¿Qué son los Activos?
El módulo de Activos en DataScope te permite registrar, monitorear y gestionar de forma centralizada tus activos físicos (equipos, herramientas, vehículos, instalaciones, entre otros).
Con esta funcionalidad podrás concentrar la información de tus activos y su uso en un solo lugar, logrando un control más eficiente, trazable y actualizado en tiempo real.
📌 ¿Qué puedes hacer con los Activos?
Centralizar información: cada activo cuenta con un historial único donde se registran sus usos, inspecciones, mantenimientos y fallas.
Monitorear disponibilidad y uso: mediante uno o varios medidores vinculados al tipo de activo.
Controlar acceso: definir qué usuarios o grupos pueden ver y gestionar cada activo.
Organizar por ubicación: asignar y cambiar el lugar donde se encuentra el activo.
Reducir trabajo manual: toda la gestión queda en DataScope, evitando depender de archivos externos (como Excel).
Importación y exportación: puedes gestionar grandes volúmenes de información utilizando:
Importación masiva en Excel para cargar múltiples activos.
Exportación en Excel para obtener reportes completos.
Acciones masivas: el módulo permite aplicar ciertas acciones en lote, facilitando la gestión de grandes cantidades de activos.
Integración con Google Sheets: exporta y sincroniza información de tus activos directamente con Google Sheets.
Activar o desactivar activos: puedes activar o desactivar activos según las necesidades de tu operación.
📌 Cómo crear Activos
Existen dos formas de creación:
Carga manual
Desde la interfaz de DataScope, ideal para registrar activos individuales o realizar ajustes puntuales.Carga masiva
A través de una plantilla en Excel que te permite registrar varios activos de una sola vez, especialmente útil en la configuración inicial.
Campos principales de un Activo
Al momento de registrar un activo, podrás completar los siguientes campos:
Tipo de activo*: Define la categoría a la que pertenecerá el activo (por ejemplo: maquinaria, vehículo, herramienta, equipo eléctrico, etc.). El tipo determina los campos personalizados y los medidores que estarán disponibles.
Nombre*: identificación principal del activo. Es el nombre con el que lo visualizarás en la plataforma.
Identificador*: puede ser patente, número de serie o un código interno.
Lugar: ubicación donde se encuentra el activo. Esto permite organizarlo dentro de tu estructura operativa y facilitar su gestión. Es posible vincularlo a Lugares Nuevos y cambiarlo en cualquier momento.
Usuarios y/o grupos autorizados: define quiénes pueden operar, inspeccionar o mantener el activo. Es necesario asignar al menos un usuario o grupo para que el activo tenga acceso dentro del sistema. Si no se selecciona ninguno, nadie podrá visualizarlo ni gestionarlo.
Descripción (opcional): detalles adicionales del activo.
Campos personalizados: Dependiendo del Tipo de activo seleccionado, podrán aparecer campos adicionales configurados previamente para ese tipo.
🔴 Importante: Los campos marcados con asterisco rojo (*) son obligatorios y deben completarse para poder guardar el activo.
📌 Tipos de Activo
Todos los activos deben pertenecer a un Tipo de activo.
Los tipos permiten organizar y clasificar activos según su naturaleza (por ejemplo: maquinaria pesada, vehículos, herramientas, equipos eléctricos, etc.).
Cada tipo de activo incluye:
Nombre y descripción
Ícono identificador
Campos personalizados
Medidores asociados
Posibilidad de edición en cualquier momento
Campos personalizados por tipo
Cada tipo puede tener campos personalizados que aparecerán automáticamente al momento de crear un activo de ese tipo.
Estos pueden ser, por ejemplo:
Marca
Modelo
Capacidad
Imagen
Número interno de inventario
Fecha
Número
Archivos, que pueden tener fecha de vencimiento
Otros datos relevantes para tu operación
De esta manera, cada tipo de activo puede adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa.
Almacenamiento de archivos por activo
Cada activo puede almacenar hasta 30 archivos adjuntos, con un límite total de 100 MB por activo. Además, la carga de archivos incorpora validaciones de seguridad para garantizar la integridad y protección de la información.
Vencimiento de documentos
Los campos de archivo pueden tener fecha de vencimiento, para llevar control
de documentos que se renuevan: permisos, certificaciones, seguros, revisiones
técnicas y similares. DataScope avisa antes de que venzan.
Configurar el vencimiento
Al configurar un campo de archivo dentro de un tipo de activo puedes activar el vencimiento y definir con cuánta anticipación quieres recibir el aviso: 90, 60, 30, 15, 7 días o el mismo día del vencimiento.
Un campo de archivo con vencimiento admite un solo archivo, porque la fecha corresponde a ese documento en particular. Los campos de archivo sin vencimiento mantienen su comportamiento habitual y aceptan varios archivos. La plataforma muestra este aviso en la configuración antes de que actives la opción.
Estados de un documento
En la ficha del activo, cada documento muestra su fecha de vencimiento y su estado:
- Al día
- Por vencer
- Vencido
- Sin fecha
En la parte superior de la ficha hay un resumen que lleva directo al documento que requiere atención.
En el listado de activos, cada activo muestra un indicador con el estado de sus documentos.
Avisos por correo
Se envían dos correos distintos:
Aviso puntual: sale a diario a las 09:10 (hora de Chile) cuando un documento alcanza alguna de las anticipaciones configuradas. Cada documento genera este aviso una sola vez.
Resumen semanal: se envía los miércoles a las 09:20 (hora de Chile) con todos los documentos por vencer o vencidos. Solo se envía cuando hay dos documentos o más.
Los avisos los reciben las personas con acceso al activo. Si un activo no tiene usuarios ni grupos asignados, el resumen semanal se informa a los administradores de la cuenta: asignar un responsable al activo es lo que permite que los avisos lleguen a quien corresponde.
Organizar y administrar los campos personalizados
Puedes personalizar los campos según la información que necesites registrar para ese tipo de activo.
Reordenar los campos
Puedes cambiar el orden de los campos personalizados arrastrándolos y soltándolos en la posición deseada.
El orden que definas se utilizará en:
La ficha del activo.
Los formularios donde se seleccione ese tipo de activo.
La plantilla de importación de activos desde Excel.
Nota: Los nuevos campos personalizados se agregan automáticamente al final de la lista, pero puedes reorganizarlos en cualquier momento.
Reutilizar el nombre de un campo
Si eliminas un campo personalizado mientras editas un tipo de activo, puedes volver a utilizar inmediatamente ese mismo nombre para crear otro campo, sin necesidad de guardar los cambios y volver a editar.
Si existen dos campos activos con el mismo nombre, DataScope mostrará una advertencia para que asignes un nombre único.
📌 El listado de Activos
Desde el listado de Activos puedes revisar todos los activos de tu cuenta y ubicar uno en particular usando los filtros de Lugar o Campos personalizados.
- Por Lugar: considera la jerarquía completa, por lo que al seleccionar un
lugar también se incluyen sus sublugares.
- Por campo personalizado del tipo de activo: los campos disponibles dependen del tipo, según la configuración de cada uno.
Puedes ordenar por Identificador, Nombre o Lugar. El orden se aplica sobre
todos los activos que cumplen con los filtros, no solo sobre los que se ven
en la página actual.
📌 Medidores
Los medidores permiten registrar valores acumulativos o variables asociadas al uso de un activo (por ejemplo: horas de uso, ciclos, consumo, etc.).
Gestión de Medidores
Desde la sección Medidores puedes:
Crear nuevos medidores
Definir su unidad de medida (ej: horas, amperios, litros, metros, etc.)
Renombrarlos
Duplicarlos
Desactivarlos
Cuando un medidor se desactiva, deja de estar disponible para nuevos vínculos, pero mantiene todo su historial de registros.
El historial de lecturas de cada medidor se consulta desde el detalle del
activo, en la pestaña Medidores.
Medidores en los Tipos de Activo
Los medidores se vinculan a los activos a través de los Tipos de activo.
Esto permite:
Asociar múltiples medidores a un mismo tipo.
Definir múltiples medidores a actualizar para un mismo activo desde formularios.
Desvincular medidores cuando sea necesario (quedarán inactivos, pero conservarán su historial).
Mantener una estructura organizada según la categoría del activo.
Ejemplo práctico
Si tienes un tipo de activo llamado Maquinaria pesada, podrías vincular:
Horómetro (horas)
Contador de ciclos
Medidor de combustible (litros)
Cada activo creado bajo ese tipo heredará estos medidores y podrá registrar sus valores correspondientes.
Ejemplo de uso del medidor (horómetro)
Imagina que registras un activo:
Nombre: Excavadora Caterpillar 320
Identificador único: CAT320-5678
Usuarios autorizados: Equipo de Mantenimiento
Descripción: Maquinaria pesada utilizada en obras de movimiento de tierra.
Medidor (Horómetro): 2.450 horas de uso
Cada vez que completes un formulario de inspección o mantenimiento, podrás actualizar el horómetro con las nuevas horas de uso de la excavadora. Así, el sistema llevará un control acumulado y actualizado en tiempo real del desgaste de esa máquina.
Historial de mediciones
En el detalle de un activo, pestaña Medidores > Mediciones, encontrarás un gráfico de historial sobre la tabla de lecturas. Muestra la evolución de las lecturas en el período seleccionado, lo que permite identificar tendencias, saltos bruscos o correcciones sin revisar la tabla lectura por lectura.
Acumulado y Uso
El selector Acumulado / Uso cambia lo que muestra el gráfico:
- Acumulado: el valor con el que cerró cada período.
- Uso: la diferencia respecto del período anterior.
Período y granularidad
El filtro de fecha es común para el gráfico y la tabla, por lo que ambos muestran siempre el mismo rango. La granularidad de las barras o puntos (día, semana o mes) se ajusta automáticamente según el largo del rango seleccionado.
Navegar entre el gráfico y la tabla
Al hacer clic en un punto o barra del gráfico, ese período se aplica como filtro y la tabla se posiciona en la lectura correspondiente.
Lecturas corregidas
Las lecturas que fueron editadas se marcan con un punto naranjo en el gráfico. El detalle de la corrección aparece en el tooltip del punto.
📌 Importar y exportar activos
Puedes gestionar grandes volúmenes de activos mediante importación y exportación en Excel, desde la plataforma web.
Desde la vista general de activos
Al exportar o descargar la plantilla de importación desde el listado general, puedes seleccionar uno o varios tipos de activo.
Desde un tipo de activo
Si estás dentro de un tipo de activo (por ejemplo, Vehículos):
La exportación viene enfocada a ese tipo, sin necesidad de volver a seleccionarlo.
La plantilla de importación se descarga solo con la hoja de ese tipo, en lugar de una hoja por cada tipo de la cuenta.
Qué incluye el archivo exportado
La exportación en Excel incluye los datos básicos de cada activo y también las columnas de los campos personalizados de su tipo.
El orden de esas columnas sigue el orden definido en el tipo de activo, que puedes modificar desde Organizar y administrar los campos personalizados.
Cuando un campo de archivo tiene vencimiento activado, la exportación incluye
su fecha de vencimiento y su estado como columnas junto al documento. No se
generan hojas adicionales.
Encabezados en Google Sheets
En la sincronización de activos con Google Sheets, los encabezados (nombre, descripción, ubicación, estado) se muestran con su nombre legible, en el idioma configurado en la cuenta.
Las fechas y estados de vencimiento de los documentos también llegan como
columnas junto al documento correspondiente.
📌 Activos en Formularios
Desde el Formularios puedes:
Acotar la lista de activos disponibles para un formulario específico.
Definir múltiples medidores a actualizar para un mismo activo dentro del formulario.
Registrar mediciones y cambios de lugar desde Webforms.
Esto permite adaptar cada formulario al contexto operativo y asegurar que los operadores solo vean los activos relevantes para su tarea.
📌 Activos en Tickets
También es posible asociar un activo directamente al crear o editar un Ticket, lo que permite vincular incidencias, fallas o hallazgos con el activo correspondiente de forma trazable y centralizada.
Selector de activo en Tickets
Al crear o editar un Ticket, encontrarás un nuevo selector de activo con las siguientes características:
Permite seleccionar un solo activo por ticket.
Incluye búsqueda por nombre o código del activo.
Los resultados se muestran ordenados por tipo de activo.
El comportamiento del selector varía según el tipo de ticket:
Si el ticket no tiene tipo, se pueden seleccionar todos los activos para los cuales el usuario tiene permiso.
Si el ticket tiene un tipo, solo se mostrarán los activos configurados para ese tipo en la sección de Tipos de ticket.
Configuración en Tipos de Ticket
Al crear o editar un Tipo de ticket, ahora es posible definir:
Qué tipos de activos están asociados a ese tipo de ticket.
Qué activos específicos estarán disponibles para seleccionar.
Esta configuración determina qué opciones aparecerán en el selector de activos al momento de crear un ticket de ese tipo.
Exportaciones con datos del activo
Los campos del activo asociado aparecen en las exportaciones:
PDF: se muestra el activo asociado al ticket (si no tiene activo, el campo no se incluye).
Google Sheets / Excel: se agregan las columnas Activo e ID del activo (código).
📌 Actualización y trazabilidad
Los activos se pueden actualizar de dos maneras:
Automáticamente, desde formularios que contengan campos vinculados al activo.
Manualmente, editando la información directamente en la plataforma.
Cada modificación queda registrada en el historial del activo, incluyendo las actualizaciones del o los medidores. Esto permite tener siempre una trazabilidad completa y facilitar auditorías o controles internos.
Cambio de lugar de un activo
Es posible cambiar el lugar de un activo:
Desde formularios móviles.
Desde la configuración del activo en la plataforma web.
Cada cambio queda registrado en su historial.
⚠️ Nota: los activos y sus medidores pueden eliminarse, pero todas las acciones quedarán registradas para fines de auditoría.
ℹ️ Importante
👉 Ten en cuenta que, si estás en el plan gratuito, la cantidad de activos que podrás gestionar estará restringida, permitiéndote tener hasta 5 activos habilitados. En caso de que crees más de 4, la funcionalidad quedará bloqueada hasta que realices el pago correspondiente.
👉 Con el módulo de Activos en DataScope, tu empresa obtiene un mayor control operativo, reduce errores y mejora la eficiencia en la gestión de sus recursos físicos.