📌 ¿Qué son los Activos?
El módulo de Activos en DataScope te permite registrar, monitorear y gestionar de forma centralizada tus activos físicos (equipos, herramientas, vehículos, instalaciones, entre otros).
Con esta funcionalidad podrás concentrar la información de tus activos y su uso en un solo lugar, logrando un control más eficiente, trazable y actualizado en tiempo real.
📌 ¿Qué puedes hacer con los Activos?
Centralizar información: cada activo cuenta con un historial único donde se registran sus usos, inspecciones, mantenimientos y fallas.
Monitorear disponibilidad y uso: mediante uno o varios medidores vinculados al tipo de activo.
Controlar acceso: definir qué usuarios o grupos pueden ver y gestionar cada activo.
Organizar por ubicación: asignar y cambiar el lugar donde se encuentra el activo.
Reducir trabajo manual: toda la gestión queda en DataScope, evitando depender de archivos externos (como Excel).
Importación y exportación: puedes gestionar grandes volúmenes de información utilizando:
Importación masiva en Excel para cargar múltiples activos.
Exportación en Excel para obtener reportes completos.
Acciones masivas: el módulo permite aplicar ciertas acciones en lote, facilitando la gestión de grandes cantidades de activos.
📌 Cómo crear Activos
Existen dos formas de creación:
Carga manual
Desde la interfaz de DataScope, ideal para registrar activos individuales o realizar ajustes puntuales.Carga masiva
A través de una plantilla en Excel que te permite registrar varios activos de una sola vez, especialmente útil en la configuración inicial.
Campos principales de un Activo
Al momento de registrar un activo, podrás completar los siguientes campos:
Tipo de activo*: Define la categoría a la que pertenecerá el activo (por ejemplo: maquinaria, vehículo, herramienta, equipo eléctrico, etc.). El tipo determina los campos personalizados y los medidores que estarán disponibles.
Nombre*: identificación principal del activo. Es el nombre con el que lo visualizarás en la plataforma.
Identificador*: puede ser patente, número de serie o un código interno.
Lugar: Ubicación donde se encuentra el activo. Esto permite organizarlo dentro de tu estructura operativa y facilitar su gestión.
Usuarios y/o grupos autorizados: define quiénes pueden operar, inspeccionar o mantener el activo. Es necesario asignar al menos un usuario o grupo para que el activo tenga acceso dentro del sistema. Si no se selecciona ninguno, nadie podrá visualizarlo ni gestionarlo.
Descripción (opcional): detalles adicionales del activo.
Campos personalizados: Dependiendo del Tipo de activo seleccionado, podrán aparecer campos adicionales configurados previamente para ese tipo.
🔴 Importante: Los campos marcados con asterisco rojo (*) son obligatorios y deben completarse para poder guardar el activo.
📌 Tipos de Activo
Todos los activos deben pertenecer a un Tipo de activo.
Los tipos permiten organizar y clasificar activos según su naturaleza (por ejemplo: maquinaria pesada, vehículos, herramientas, equipos eléctricos, etc.).
Cada tipo de activo incluye:
Nombre y descripción
Ícono identificador
Campos personalizados
Medidores asociados
Posibilidad de edición en cualquier momento
Campos personalizados por tipo
Cada tipo puede tener campos personalizados que aparecerán automáticamente al momento de crear un activo de ese tipo.
Estos pueden ser, por ejemplo:
Marca
Modelo
Capacidad
Imagen
Número interno de inventario
Fecha
Número
Archivos
Otros datos relevantes para tu operación
De esta manera, cada tipo de activo puede adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa.
📌 Medidores
Los medidores permiten registrar valores acumulativos o variables asociadas al uso de un activo (por ejemplo: horas de uso, ciclos, consumo, etc.).
Gestión de Medidores
Desde la sección Medidores puedes:
Crear nuevos medidores
Definir su unidad de medida (ej: horas, amperios, litros, metros, etc.)
Renombrarlos
Duplicarlos
Desactivarlos
Cuando un medidor se desactiva, deja de estar disponible para nuevos vínculos, pero mantiene todo su historial de registros.
Medidores en los Tipos de Activo
Los medidores se vinculan a los activos a través de los Tipos de activo.
Esto permite:
Asociar múltiples medidores a un mismo tipo.
Desvincular medidores cuando sea necesario (quedarán inactivos, pero conservarán su historial).
Mantener una estructura organizada según la categoría del activo.
Ejemplo práctico
Si tienes un tipo de activo llamado Maquinaria pesada, podrías vincular:
Horómetro (horas)
Contador de ciclos
Medidor de combustible (litros)
Cada activo creado bajo ese tipo heredará estos medidores y podrá registrar sus valores correspondientes.
Ejemplo de uso del medidor (horómetro)
Imagina que registras un activo:
Nombre: Excavadora Caterpillar 320
Identificador único: CAT320-5678
Usuarios autorizados: Equipo de Mantenimiento
Descripción: Maquinaria pesada utilizada en obras de movimiento de tierra.
Medidor (Horómetro): 2.450 horas de uso
Cada vez que completes un formulario de inspección o mantenimiento, podrás actualizar el horómetro con las nuevas horas de uso de la excavadora. Así, el sistema llevará un control acumulado y actualizado en tiempo real del desgaste de esa máquina.
📌 Actualización y trazabilidad
Los activos se pueden actualizar de dos maneras:
Automáticamente, desde formularios que contengan campos vinculados al activo.
Manualmente, editando la información directamente en la plataforma.
Cada modificación queda registrada en el historial del activo, incluyendo las actualizaciones del o los medidores. Esto permite tener siempre una trazabilidad completa y facilitar auditorías o controles internos.
Cambio de lugar de un activo
Es posible cambiar el lugar de un activo:
Desde formularios móviles.
Desde la configuración del activo en la plataforma web.
Cada cambio queda registrado en su historial.
⚠️ Nota: los activos y sus medidores pueden eliminarse, pero todas las acciones quedarán registradas para fines de auditoría.
ℹ️ Importante
Esta es una versión beta del módulo de Activos y estará disponible de forma gratuita hasta el lanzamiento de la siguiente versión. A partir de esa actualización se aplicará la nueva estructura de precios correspondiente.
👉 Ten en cuenta que, si estás en el plan gratuito, la cantidad de activos que podrás gestionar estará restringida, permitiéndote tener hasta 4 activos habilitados. En caso de que crees más de 4, la funcionalidad quedará bloqueada hasta que realices el pago correspondiente.
👉 Próximamente, en la siguiente versión del módulo, podrás disfrutar de nuevas funcionalidades como:
Conexión con tickets.
👉 Con el módulo de Activos en DataScope, tu empresa obtiene un mayor control operativo, reduce errores y mejora la eficiencia en la gestión de sus recursos físicos.