La secuencialidad de firmas es una funcionalidad clave en DataScope que permite establecer un flujo de aprobación ordenado para la firma de documentos. Esta herramienta garantiza que cada firmante complete su parte antes de que el siguiente pueda firmar, asegurando control y trazabilidad en el proceso.
📌 ¿Cómo funciona la secuencialidad de firmas?
Definición del orden de firmas: Al configurar un formulario con firma digital, se pueden asignar distintos firmantes en un orden específico.
Notificaciones progresivas: Cada firmante recibe una notificación cuando es su turno de firmar, evitando que múltiples personas firmen en desorden.
Verificación y trazabilidad: Una vez que todos los firmantes han completado su parte, el documento queda validado y disponible para su descarga o gestión.
📌 ¿Cómo configurar los firmantes?
Accede a la configuración de firmas:
Dirígete a la sección Formularios en el menú principal.
Selecciona el formulario que deseas configurar.
Haz clic en la pestaña Configurar Firma.
Define las opciones de firma:
Firma obligatoria: Todos los firmantes deben responder, ya sea firmando o rechazando la solicitud.
Configura los firmantes:
Selecciona el responsable de la solicitud. (Es la persona designada como "solicitante de firma", lo que significa que tiene permisos de edición y supervisión del flujo de firma. Solo podrá firmar si se le agrega como firmante o si completa un formulario en el que la configuración requiere que quien responde también firme.)
Elige los firmantes:
Usuarios o grupos de usuarios internos en DataScope.
Firmantes externos (proveedores, clientes, etc.), quienes recibirán una invitación para firmar.
Establece el orden de firmas:
Arrastra y coloca los firmantes en la secuencia deseada para garantizar el flujo correcto de aprobaciones.
Los campos marcados con un asterisco rojo (∗) son obligatorios y deben completarse para avanzar en el proceso de la configuración de la firma.
➡️ Envío a grupo de firmantes en un mismo paso
Puedes configurar la secuencia de firmas para que una misma solicitud sea enviada simultáneamente a varias personas (grupo), y que el proceso continúe solo cuando todos hayan firmado.
Esto te permite, por ejemplo, que un grupo de supervisores firme en paralelo antes de pasar al siguiente nivel de aprobación.
¿Cómo funciona?
Al momento de configurar la secuencia, puedes agregar varios correos electrónicos en un mismo paso o grupo.
Todos los miembros del grupo recibirán la solicitud al mismo tiempo.
El proceso avanzará al siguiente firmante (o grupo de firmantes) solo cuando todos los del grupo hayan firmado.
Esta funcionalidad es útil para flujos de aprobación donde varias personas en simultáneo deben validar un documento antes de que continúe el proceso.
📌 Beneficios de la secuencialidad de firmas
Mayor control del flujo de aprobación
Evita omisiones o firmas fuera de secuencia
Mejora la transparencia y seguridad
Automatización del proceso con notificaciones
📌 Diferencias con otras plataformas
Configuración nativa y sencilla: No requiere integraciones adicionales.
Automatización del flujo de firma: Notificaciones y seguimiento sin intervención manual.
Mayor control y seguridad: Registro detallado de cada firma en el proceso.
Esta funcionalidad es especialmente útil en flujos de trabajo que requieren múltiples aprobaciones, como contratos, auditorías y certificaciones.